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電子帳簿保存法

DENSHI-HOZON

電子帳簿保存法対応オプションとは

近年、業務効率化やコスト削減といった観点から、文書の電子化を進める企業が増えています。

経理・財務部門においては、「領収書」や「請求書」など精算支払業務における証憑類の電子化に注目が集まっています。実際に、国税庁によると平成29年度6月末時点で1000件を超える企業で、スキャナ保存承認申請が行われたと発表されました。

経費精算クラウド「経費BankⅡ」では、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引」のデータ保存に対応したオプションサービスをご用意しております。

領収書や請求書といった、国税関係書類をスキャナで読み込んで電子化し、「スキャナ保存」制度の要件を満たした管理運用を行うことができるので、原本となる紙の書類を廃棄することが可能になります。

また、電子帳簿保存法第10条「電子取引」のデータ保存に対応していますので、法令要件を確保した書類データの保存が可能です。

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、1998年に企業の国税関係帳簿書類の保存負担の軽減等を図るために創設された法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

税法上で紙での保存が義務付けられている国税関係帳簿書類について、「特例」として、紙の書面に代えて、電磁的記録(電子データ)での保存を認める法律です。

法律で定められた保存要件を満たせば、今まで紙で保存しなくてはならなかった書類を電子的に保存することができるようになり、企業は紙の管理コストの削減や業務プロセスの効率化を実現することが可能になります。

電子帳簿保存法対応オプション 3つのポイント

タイムスタンプ機能

スキャナで読み取った領収書や請求書の電子データを「経費BankⅡ」上にアップロードすることで自動的にタイムスタンプを付与し、経費精算の申請時にタイムスタンプが付与されたデータを添付することができます。また、タイムスタンプ数は無制限ですので、件数や撮り直しなど気にせずご利用いただけます。

スマートフォンの読取りに対応

平成28年度改正により、スマートフォンでの読取りが認められました。経費BankⅡは、スマートフォンによる読取り時の要件に対応し、画素数などの必要情報を取得・保存することができます。

検索・一括検証機能

日付、金額、取引先名などの項目から、経費BankⅡにアップロードした電子データを検索することができますので、お探しの証憑類をすぐに抽出、表示することができます。また、タイムスタンプの一括検証機能もご用意し、任意の期間を指定して、スキャンした領収書や請求書のデータが改ざんされていないかの検証を一括で行うことができます。

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導入後のイメージ

領収書の画像データを経費BankⅡにアップロードするだけで、自動でタイムスタンプが付与されます。アップロードした領収書の画像は精算書に添付ができるので、承認者や経理担当者の確認作業や保管までWeb上で完結します。領収書の原本は定期検査後に破棄していただくことができます。

電子帳簿保存法対応オプション よくある質問

法律について詳しい従業員がいないのですが、導入は出来ますでしょうか
サービスのご説明はもちろん、法律に詳しいスタッフが丁寧に対応いたします。また導入後の運用フローについてもお客様のご情報・現状に合わせてご提案させていただきます。
国税庁への申請はサポートしていただけますでしょうか
電子データでの保存に代えたい日の3ヶ月前までに申請が必要となります。経費BankⅡをご利用いただくお客様には、申請時に必要な書類(承認申請書)の記載例をはじめ、適正事務処理要件を満たすための各種規程のひな形をご提供いたしますので、お気軽にご相談ください。
稼働までのスケジュールはどのような流れでしょうか、また稼働後のサポートはございますでしょうか
導入時には、専任担当による相談窓口をご用意させていただきます。導入経験豊富なスタッフが対応させていただきますので、システム設定のほか運用フローのご提案など幅広い導入支援を受けることが可能です。
稼働したあとも、メール・お電話のサポートデスクがございますので、お気軽にご連絡ください。

経費BankⅡにおける電子帳簿保存法の要件対応

入力期間の制限 対象の国税関係書類に合わせて入力方式をお選びいただきます。
経費BankⅡでは速やか方式・業務サイクル後速やか方式・適時入力方式の保存が可能です。
※特に速やか(3日以内)の運用にも対応しています。
タイムスタンプの付与 経費BankⅡではセイコーソリューションズ株式会社のタイムスタンプを採用しています。
読取情報の保存 スキャンした証憑書類データを経費BankⅡへアップロードする際、解像度及び階調の情報を取得します。
※スマートフォン読取りで必要な画素数も保存します。
ヴァージョン管理 訂正削除履歴を保存します。また、訂正又は削除する前の画像を閲覧する機能をご用意しております。
入力者等情報の確認 システムでユーザー情報を記録しています。経費BankⅡに登録されたユーザーIDにより管理されます。
帳簿との相互関連性の確保 仕訳データに該当の伝票No.を出力します。スキャンし電子化したデータにも伝票情報を記録し、相互に確認することができます。
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け システムマニュアルをご提供します。
検索機能の確保 受領日や取引金額、取引先名など、登録した記録項目を指定したり、組み合わせたりして検索することが可能です。
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