グローバル展開する企業をはじめとして、多くの外国人社員が在籍している職場では、スタッフが日本語での経費精算業務に負担を感じている可能性があります。言語の問題から経費精算に時間がかかってしまうケースも少なくありません。

そんなとき、外国語対応の経費精算システムを導入すれば、外国人社員も安全かつスムーズに経費申請できるようになります。今回は、外国語対応の経費精算システムについてお伝えします。経費精算業務を効率する手段の一環として、ぜひご一読ください。

外国人にとっては母国語の経費精算システムが使いやすい

国内での利用を前提として作られた経費精算システムは、基本的に日本語での操作を行います。しかし、外国人を雇用している企業においては、社員の利便性を考慮して、外国語対応の経費精算システムを導入するのが好ましいでしょう。

普段は日本人と仕事をしている外国人社員も、より直感的に利用しやすいのは母国語に対応したシステムだといえます。特に経費申請の手続きは金銭に関わるため、入力した内容にミスがないように誰でも操作がしやすい仕組みが必要です。

また多忙な業務時間のなかで経費申請の手続きを行う場合、操作のために必要な言語の理解がしにくいと、外国人社員のストレスにつながる可能性があります。社員の母国語に対応し、問題なく操作できるシステムを導入できると理想的です。

経費精算システムのなかには多言語対応しているものも

経費精算システムのなかには、外国人社員のニーズに応えて、多言語対応しているものもあります。特に多いのは英語に対応したシステムです。外国人社員が在籍している企業では広く導入されています。

話者人口の多い英語に対応するだけでも、より多くの外国人社員の利便性を向上させることが期待できます。英語を母国語とする話者だけでなく、第二言語とする話者のユーザビリティも高まるため、あらゆる地域の出身者に対応しやすくなるでしょう。

多言語対応の経費精算システムは、外国人社員の割合が多い企業だけでなく、社員の海外出張が多い企業にも適しています。システムが外国語の領収書の読み取りや外貨の取り扱いに対応していれば、業務負担の削減につながる可能性もあります。必要に応じて導入を検討してみましょう。

たとえばクラウド型の経費精算システム「経費BankⅡ」は、英語表示にも対応しています。管理者がユーザー登録時に利用言語を初期設定できるだけでなく、ユーザーが個別に利用言語を選んで登録することも可能です。外国人社員が在籍する企業でも利用できる経費精算システムをお探しなら、ぜひご検討ください。

外国語対応経費精算システムを選ぶポイント

外国人社員の利便性を向上するために、外国語対応の経費精算システムを導入するなら、どのような観点から比較検討すればよいのでしょうか。ここでは、システムの選び方で重視するべきポイントをご紹介します。

まずはシステムの画面上で外国語表示をしたときの使いやすさを確認しましょう。このとき、日本語表示の画面とレイアウトが変わる場合があるため、実際に外国語表示をした状態で、使い勝手を確かめてみることが大切です。また外国語表示へ切り替えをする操作手順についても、あらかじめご確認ください。

外国語対応している経費精算システムであっても、一部の画面では外国語表示ができない場合があります。そのため、システム導入前のトライアル期間で、実際に外国人社員に利用してもらい、操作のしやすさについて評価させると良いでしょう。ユーザーとなる社員が直感的に使いやすいシステムを選ぶことをおすすめします。

さらには、外国語対応する際に料金がかかるかどうかも重視したいポイントといえます。経費精算システムによっては外国語対応する人数によって料金が発生するものもあれば、標準機能で搭載されているものもあります。

番外編:経費精算で役立つ英語

経費精算業務で使う頻度の多い言葉は、英語ではどのように表現されるのでしょうか? 最後に、覚えておくと便利な英語表現をご紹介します。

■交通費(Travel expenses)…社員の通勤のほか、営業活動での外出などで発生する費用のことです。経費精算で申請する機会が特に多いといえます。

■出張日当(Daily allowance)…社員の出張にともない、一般的に定額で支給される手当を指します。

■仮払金(Advance payment)…具体的な経費が発生する前に、仮に社員に手渡した金額のことです。一般的には、出張前の社員へ一定の金額を手渡し、後日に経費精算を行うことがよくあります。

■出張経費(Traveling expenses for business)…社員の出張にともない発生する、交通費や宿泊費などの経費を指します。

■立替経費(Reimbursed expenses)…本来は会社が負担するべき経費を、社員が一時的に立て替えて支払った場合に発生します。

外国人社員の経費精算業務の効率化につながる、外国語対応の経費精算システムについてお伝えしました。言語の違いにより、経理部門と外国人社員のコミュニケーションに問題が生じるケースが少なくありません。外国語対応の経費精算システムを導入することで、経費精算の業務コスト削減が期待できるほか、外国人社員の安心につながります。外国人社員が在籍している場合、ぜひ導入を検討してみてください。