経費精算システムで「承認」を効率化しよう

経費精算における承認とは

一般的な経費精算のプロセスのひとつに「承認」業務があります。通常社員が経費申請を行うと、申請された経費は上司が内容を確認し、問題がなければ経理部門へ届けられます。承認業務を行うのは、主に申請者の上長にあたる上司です。各部署の部長などが、部署全体の申請書をまとめて承認する場合もあります。

このとき申請内容に誤りや不正がないかを見直し、経費精算を正確に行うことが、承認業務の目的です。企業の経営活動のための費用である経費は、正当な用途のもとで用いられなければなりません。経費申請に誤りや不正が発覚すると、税務署からペナルティを課される場合もあるため、承認は重要な業務だといえます。

一般的な経費申請フロー

一般的な経費申請の手続きが完了するまでには、どのようなプロセスがあるかをご紹介します。多くの業務コストがかかっている経費申請フローを見直して、業務効率の向上を目指しましょう。

1.社員による申請書作成・提出

まずは社員が経費の用途や金額などを記入した申請書を作成します。そして、作成した申請書の承認を受けるために、上司などの承認者へと提出します。書類による手続きの場合、申請書の提出後に申請者が手続きの進捗を把握することは、基本的にできません。支払い処理が行われるまで申請者は待機します。

2.上司による承認

申請書を受け取った上司が、内容を確認したうえで承認を行います。万が一、申請内容に不備があるなどの理由から承認を受けられない場合は、申請書の差し戻しが生じ、再提出が必要となります。承認者が複数いる場合は、承認を受けるまでに時間がかかってしまうこともあります。

3.承認完了・経費確定

関係者からの承認がすべて完了すると、正式に経費として認められます。その後、経理部門での支払い処理へと移ります。

4.支払い処理

経理部門が経費申請を行った社員に、経費を支払います。一般的には、給与日や月末などの定められた日に、従業員の口座に振込が行われます。これで経費精算の処理は完了です。

承認で発生する問題

一般的な経費申請フローにおける問題点としてまず挙げられるのが、業務コストの多さです。社員からの申請の件数が多くなればなるほど、承認者が確認する手間は増えます。特に多数の部下を抱える上長の負担が増えやすく、承認を受けられるまでに多くの時間がかかることも少なくありません。

経費申請を行った社員は、手続きがどこまで進んでいるかわからず、ストレスにつながることもあるでしょう。さらには承認者である上司が出張や外出などで不在の場合、その間は承認の処理が停滞してしまいます。承認者が複数いる場合には、それぞれの承認者の都合が影響し、手続きが遅延してしまう可能性があります。

このように承認者の負担が重なると、承認者が申請内容の確認にかけられる時間が限られるようになります。承認が形骸化してしまうと、確認漏れによる不正などが生じるおそれもあるでしょう。本来であれば経費精算を正確に行うための承認業務ですが、これらの問題が発生している場合は、効率化が必要といえます。

経費精算システムで承認の問題を解決

経費申請における承認業務の問題は、経費精算システムを導入することで、解決が期待できるかもしれません。たとえば、経費精算システムのなかにはマルチデバイスに対応し、社外でも申請データを確認できるものがあります。そのようなシステムを利用すれば、移動中などの空き時間を有効活用して、承認業務に充てられるようになります。

書類による経費申請と比べて、パソコンやスマホでの承認が可能になれば、全体的な作業効率の向上につながります。また会社の運用ルールに応じて申請時に自動的にアラートを出すことができるので、不正な経費申請を防止することもできます。経費精算フローにおいて「承認業務」に課題がある場合は、経費精算システムで解決を目指しましょう。

経費精算システムの導入により、承認業務の効率を高められる可能性があります。承認業務の工数により上司のリソースが圧迫されている、経費申請の不正が頻発しているなどの課題を抱えている企業様は、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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