導入事例

株式会社エイテクス様

従業員数の増加と、電帳法・インボイス制度への対応に向けて導入。ワークフローシステム「承認TIME」と合わせた活用で、業務を効率化できました。

株式会社エイテクス

2017年に設立されたエイテクスは、電気設備工事・エンジニアリング事業と医療介護運営を主な事業としている。商業施設やビル、病院などの生命線となる高圧・特別高圧配電盤について、設計・施工・試験調整・定期点検を一貫して請け負えることを大きな強みとする。また、エネルギーと同様に人々の生活を支える医療介護においても、訪問看護を主体としたサービスを提供している。

社名：株式会社エイテクス

代表者：代表取締役社長　鍛冶畑雅弘

社員数：30名

設立：2017年10月

本社：埼玉県川口市芝新町4-6 YSタワー3F

事業内容

電気設備及びコンサル事業、エンジニアリング事業、医療介護施設運営

導入前の課題と導入に至る経緯

会社の成長とともにDX需要が増加していった

電気設備工事・エンジニアリングと医療介護という、人々の生活を根幹から支える事業を展開している株式会社エイテクス。電気・エネルギー領域では、設計から施工、点検を一手に引き受けることができる高い技術力を持つ。医療介護領域では、訪問介護サービスを通じて利用者一人ひとりの生活に寄り添い続けている。

同社では、紙の申請書や日報を利用して経費精算を行っていたが、従業員数の増加とインボイス制度等への対応から、バックオフィス業務のデジタル化を検討。経費精算システム「経費BANK」とワークフローシステム「承認TIME」を採用することで、大幅な業務効率化に成功した。

導入の背景や決め手、導入後の効果などについて、総務部総務グループの久本氏と柴田氏に話を伺った。

導入前の
課題

紙やExcelを使った経費精算を行っていたが、従業員数が増えるにつれて業務の負担も徐々に増加していった。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度への対応を見据えてバックオフィスのDX化を推進したかった。

導入後の
効果

紙からデジタルへの移行により、総務部の業務効率が大きく改善された。
遠方に出張している従業員や現場で忙しく働く従業員が、自身のタイミングで領収書の精算を申請できるようになった。

「経費BANK」導入前は、経費精算業務においてどのような課題がありましたか？

久本氏

当社では交通費のほか、各現場で必要となった工具や安全靴といった備品購入費の精算が発生します。現場で購入した備品は、従業員が領収書を提出し、総務部で内容を確認して精算するというのが主な流れです。他にも出張時の宿泊費や、まれではありますが協力会社の技術見学を兼ねて、海外研修を実施する際の費用が発生します。

柴田氏

いずれの業務も紙やExcelなどを用いて精算していました。1ヶ月に処理する領収書の枚数は、従業員1名につき10〜20枚ほどですが、自動車でETCカードを利用すれば50枚前後にまで増える場合があります。

従業員が10名程度だった頃はそれで問題なかったのですが、従業員数が増加するにつれ、保管する書類の量が膨大になっていきました。加えて、2023年10月よりスタートしたインボイス制度と2024年4月からの電子帳簿保存法の改正に伴い、バックオフィスのDX化を検討しはじめました。

久本氏

経費精算システムを検討しはじめたタイミングで、顧問税理士よりおすすめのサービスとして「経費BANK」を紹介されたのです。2023年の夏頃にSBIビジネス・ソリューションズへ問い合わせをして、同年11月に利用を開始しました。

導入の流れ

案件別に費用を管理したいというニーズに合致した

「経費BANK」導入の決め手は何でしたか？

久本氏

信頼している税理士からの紹介であったというのが第一にありました。また、電子帳簿保存法に対応した機能が充実しているのも、導入を決めた要因のひとつです。そして非常に便利だと感じたのは、「集計表の出力機能」が搭載されていた点でした。

エイテクスでは通常、担当する施設などの現場単位で案件を管理しています。そこで発生した交通費や備品代、人工（にんく）を集計し、プロジェクトごとの利益などをチェックしていました。紙ベースではこうした集計が非常に煩雑だったのですが、「経費BANK」はかかった費用を集計して整理・出力できたため、当社の経理業務にもマッチすると考えたのです。

総務部総務グループ主任　久本氏

システムの導入にあたり、苦労などはありましたか？

柴田氏

ほぼゼロからのDX化だったため、導入後の約3週間は、紙からデジタルへ移行するために多くの準備を費やしました。当社に合った勘定科目の入力や設定など、システム自体に慣れていくのにも時間がかかったと思います。

従来のオペレーションでは、従業員は経理担当者に領収書を提出すればよかったのですが、システム導入後は領収書をAI-OCRで読み込む必要があります。こうした作業の中で従業員から質問が出てくることもあり、その場合は総務部で都度問い合わせに対応しています。

久本氏

また「経費BANK」と合わせて、社内承認のワークフローシステムとして「承認TIME」*も導入しました。すでに別のシステムを使用していたのですが、同じ企業が提供するサービスで統一したかったのと、両システムのセット価格が安価だったというのが主な理由です。

＊「承認TIME」：SBIビジネス・ソリューションズが提供するクラウド型ワークフローシステム。

導入の効果と今後の展望

総務と現場、双方の作業効率が大幅に向上した

「経費BANK」導入によって課題は解決しましたか？　

柴田氏

総務部の業務負担は大幅に削減されました。また、経費を申請する従業員の利便性も向上していると思います。

当社は該当月の末日に経費精算の処理を行います。従来、従業員はそのタイミングに合わせて領収書等を提出する必要がありました。出張で遠方にいる従業員の場合、郵送で必要書類を送付しなければならなかったのです。

現在は「領収書AI-OCR」で領収書を読み込み、必要事項を入力するだけで申請は完了します。結果、従業員は「今月末は忙しくなるから、今のうちに領収書を読み込んで申請しよう」など、自分の稼働状況に合わせて申請ができるようになりました。遠方に出張する従業員は、なおのこと便利になったと思います。

総務部総務グループ　柴田氏

先ほどお伝えした集計機能にも、大変助けられています。「経費BANK」は申請時にプロジェクト番号を付与できます。案件ごとに異なる番号を付与することで、現場ごとの費用が可視化できるようになりました。プロジェクト別の収支管理を実現したことが、会社の意思決定や方向性の検討にも一役買っています。

また、法令対応の面では電子帳簿保存法に対応できていますし、高精度なAI-OCRによって適格請求書発行事業者の登録番号を読み取ってチェックできるため、インボイス制度対応にも役立っています。

久本氏

自動車の燃料費精算の機能など、現在使用していない便利な機能もまだまだたくさんあるので、今後もっと活用の幅を広げていきたいですね。また、当社は人件費や宿泊時の手当などを計算する際、従業員の「日報」を参照しています。この情報をうまくOCRなどで読み込ませ、スムーズな経費処理ができるようになれば、さらに業務効率が改善されるなと感じているところです。

同時に導入したワークフローシステム「承認TIME」についても、システム移行による現場や役員陣の混乱はなく、快適に利用しています。当社で承認が必要なのは、有給休暇申請と伺書申請（稟議）の主に2種類です。事前に承認ルートを設定できるおかげで、いずれの書類の申請もストレスなく行えています。

最後に、「経費BANK」導入を検討中の企業様に向けて、おすすめポイントやメッセージをお願いします。

柴田氏

当社のように、現場やプロジェクトの数が多く案件別に経費を集計したいという会社は、「経費BANK」と非常に相性がいいと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。