導入事例

田中氏

当社の経費精算は、申請者がExcelに入力・印刷して、領収書原本とともに本社に郵送してもらう方式でした。本社では、受け取った書類を確認・領収書と突合した後、会計ソフトに手入力するという感じで、紙を起点にすべて手作業で経費精算業務を行っていました。月500件超の交通費精算を1～2名で処理するのですが、申請フォーマットが統一されていなかったため、Excelや手書きの申請書が混在する中、記載内容の確認や領収書との突合に多くの時間がかかり、現場から悲鳴が上がる状態でした。

山田氏

上長の承認も紙への押印だったため、出張時などは承認作業が遅延してしまいます。同じ書類が何度も回るといった物理的な非効率も多く発生し、手作業による入力ミスや時間のロスが多かったため、デジタル化による業務改革の必要性を感じていました。これらの課題を改善するために、本社側の確認や処理の負担を減らし、かつ申請者もミスなく短時間で申請できるような、当社のニーズに合う経費精算システムを探しました。

田中氏

経理のメリットとしては、領収書に記載されているインボイス登録番号や、税率なども自動で「経費BANK」に反映されるので、そういった細かい確認や手作業でのミスが軽減できて助かっています。電子帳簿保存法に則った電子保存も追加費用なしでできるので、業務改革と同時に法対応も実現できました。

田中氏

はい、各プロセスで大きく効率化できました。まず交通費精算にあたっては、ICカードリーダーを全拠点に設置したことにより、これまで申請者が各自で調べて手入力していた経路や金額が自動で「経費BANK」に取り込まれるようになったので、交通費精算がほぼ自動化できました。ICカードリーダーにSuicaをかざすだけで、ミスなく一気に申請できるので、紙やExcelへの入力から解放され、申請フローを省力化できて助かっています。
「領収書AI-OCR」機能は、スマホで撮影した領収書をそのまま「経費BANK」に取り込んで申請できるので、ほぼ手入力なしで申請可能になり、確認する経理と申請者双方で大幅な業務の圧縮が実現しました。

また、会計処理についても「経費BANK」からCSVデータで会計ソフトに連携できるため、1つずつ仕訳を手入力する必要がなくなり、一括登録できるようになりました。会計未経験者でも問題なく使えるので、とても便利に感じています。

山田氏

承認作業も、クラウド上でいつでもどこからでもできるようになったので、上司の出張や不在時でも滞ることがなくなり、格段に承認スピードが上がりました。「紙ありき」の時と比べると、申請・承認・確認・仕訳登録まで、一連の経費精算業務において煩雑さが解消され、経理DXを実現できたと感じています。まだ使い始めたばかりですが、全員が使いこなせば作業量は1/5以下になると思いますし、現場からも「慣れればメリットしかない」という声が届いています。

田中氏

最初、競合サービスを含め4社で比較検討をしたのですが、十分な機能を備えつつ圧倒的なコストパフォーマンスの良さを感じたのが「経費BANK」でした。少人数からリーズナブルに始められる点や、電子帳簿保存法対応が標準搭載で追加費用がかからないことも良心的だと思います。

また、アナログからクラウドツール利用へと移行し、複雑な経費精算プロセスをデジタル化するにあたり、サポート体制が非常に良いことも決め手になりました。導入時など、わからないことがあるとすぐに答えてくれ、ほぼリアルタイムで課題を解決してくれるレスポンスの速さと丁寧さは、安心感につながり満足しています。「価格・サポート・業務効率化」の三拍子がそろった「経費BANK」は、現場も経理も「もう元には戻れない」便利さを提供してくれるので、おすすめです。

※掲載している情報は取材当時のものです。