導入事例

澤口氏

私たち管理本部では、登録スタッフの社会保険や給与支払いの手続きなどを担当しています。経費精算としては、本社従業員の交通費精算などが主な業務内容です。本社従業員は「コーディネーター業務」という業務があり、登録スタッフの派遣先に赴いて、契約内容に沿った就業時間になっているか、福利厚生を受けられているかなどを確認します。また、派遣先の企業様に人材の募集がないかなども伺っています。

コーディネーター業務などで発生する交通費は、各従業員がExcelに入力して申請するのが従来の業務フローでした。Excelのフォーマットには、科目・件名・金額などを手入力するのですが、従業員の入力ミスによって差し戻しが多く発生していたのです。また、誤ってフォーマットの計算式を削除してしまい、正確な金額が入力されていないケースもありました。

こうした入力ミスへの対処に加え、社内では2022年の秋頃から電子帳簿保存法の改正に向けた準備や、インボイス制度への対応などが議論に上がっていました。複数ある課題の解決に向けて、いくつかのサービスを検討するなか、東京ビッグサイト（東京国際展示場）に出展していたSBIビジネス・ソリューションズのブースで「経費BANK」の存在を知ったのが、最初のきっかけです。

その後、合計3社のサービスを比較検討した結果、「経費BANK」の導入を決定しました。

澤口氏

決め手となったのは、コストパフォーマンスの高さと契約内容の柔軟性です。「経費BANK」は10ID単位での契約が可能で、当社の使い方にぴったり合っていました。

佐藤氏

他社のサービスも操作性や機能が充実していたのですが、各機能を利用するのにオプション料金がかかる方式でした。標準機能でどこまで使えるのかわからず、料金体系も不透明で、なかなか導入に踏み切れなかったのです。

澤口氏

「経費BANK」の場合は料金がわかりやすく、非常にリーズナブルでした。また、「経費BANK」はIT導入補助金の対象ツールだったため、補助金を活用することで導入コストを大幅に抑えられました。

あとは、SBIグループが提供しているサービスであるという点も、導入の後押しになったと思います。

澤口氏

導入前には、自社の用途に合わせた使い方や、各種法要件にもとづいてどのように運用すればいいのかなど、さまざまな観点で営業担当の方に相談させていただきました。

トライアル期間を経て、2023年7月に本社従業員を対象として運用を開始したのですが、最初のうちはなかなか操作方法が分からず、導入後も電話などで何度もサポート窓口へ問い合わせさせていただいたのを覚えています。

営業担当やサポート担当の方が当社の希望に寄り添って親身にサポートしてくださり、実用的かつ効果的な提案をしていただけました。

澤口氏

はい。特に「領収書AI-OCR」の活用で、利用した店舗の名称や、金額・消費税率の入力ミスはほぼ発生しなくなりました。管理本部では、従業員が入力する経費の勘定科目のみを確認すれば良いので、作業の負担は大きく軽減されたと思います。

また、「領収書AI-OCR」で適格請求書発行事業者の登録番号を読み取り、国税庁のデータベースと自動突合できる機能も、手作業の負担が減り大変助かっています。

交通費精算では、経路や運賃をチェックするために1件ずつ検索していましたが、「ICカード連携」と「駅すぱあと」を使用することで、その手間がなくなりました。
ちなみに、登録スタッフの交通費については、基本的に派遣先にて精算されるのですが、当社でも伝票として残す必要があります。通常は「経費BANK」の申請フォームに1件ずつ登録する必要があるのですが、CSVファイルのフォーマットを調整していただき、一括でデータを取り込めるようになりました。おかげで、大幅に工数を削減できています。

澤口氏

「領収書AI-OCR」を活用することで、書類から自動的に文字や金額を読み取って入力できるので、手作業によるミスが軽減されるというのは大きな利点です。会計ソフトとの連携もしやすいため、経理業務の効率も向上しました。

リーズナブルな価格設定に加え、非常に丁寧なサポート体制を提供されている点も、はじめてシステム導入する企業には非常に魅力的だと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。