導入事例

藤原氏

「経費BANK」導入前は、各社員がExcelの経費申請フォーマットに必要事項を入力・印刷し、上長の承認印をもらったものと証憑をセットにして経理に提出するという流れでした。

交通費精算の場合、自身の定期区間分を除いて申請してもらっていたのですが、きちんと控除されていないケースも多く、経理側で経路の妥当性確認に加えて、社員の定期代を一覧にまとめたExcelと突き合わせながら定期区間の控除確認も行っており、チェック作業に多くの時間を費やしていました。

また、申請書と証憑を一つ一つ目視で確認しながら、手入力で会計ソフトへ仕訳登録を行っていたため、かなりの時間と労力がかかるうえ二重入力の効率の悪さも感じていました。

藤原氏

当社は、本社・成瀬事業所・テクニカハウスの3拠点に加えて、全国各地に複数の営業所を構えています。経理部門は本社にしかないため「経費BANK」を導入するまでは、成瀬事業所分は事業所の総務担当者が、全国の営業所分はテクニカハウスの総務担当者がそれぞれとりまとめて経理の事務作業を分担して行っていました。

毎月の経費精算は紙ベースで物理的なやり取りの上、一件ずつ確認しながら手作業で処理をしていましたので、非常に多くの時間と労力がかかっていました。また成瀬事業所とテクニカハウスの総務担当者は、経理の事務作業を行っている間、自分たちの本来の業務がストップしてしまうため、何とかその状況を解消したいと考えていました。

池田氏

申請者と経理担当者双方にとって、直感的に操作することができるシステムであったことが最大の決め手となりました。

他の経費精算システムとも比較しましたが、「経費BANK」はシステムの専門知識がない経理部門のメンバーだけで設定・管理・運用が簡単に行えるうえ、当社用にカスタマイズできる使い勝手の良さは大きなポイントでした。

また、リーズナブルな価格にもかかわらず、私たちが必要とする機能が揃っているだけでなく、電帳法についても他社はオプション料がかかる価格設定が多い中、追加費用を一切とらずに、基本料金だけで対応できるのはすごく良心的だと思いました。

最終的にシステム選定をするにあたっては、「経費BANK」を含めて何社かトライアル用のデモ環境を用意してもらい、色々な部署・世代の社員に触ってもらったのですが、「経費BANK」が社内で一番人気だったことが決定打となり、導入を決めました。

若手社員からは「個人的には今どきのシステムを使ってみたい気持ちもあるが、会社として導入するなら『経費BANK』は紙に近い画面構成なので馴染みがあり、誰でも使いやすいと思う」という声や、ベテラン社員からも「『経費BANK』が一番シンプルで見やすくわかりやすい」などの声がありました。

池田氏

部署によって経費精算内容が少しずつ違うため、例えば営業部は交通費精算を中心に、国際部であれば海外出張精算をメインにした説明にするなど、本稼働前に説明会を13回に分けて実施しました。また、社内のイントラネットに操作マニュアルを公開するとともに説明会の動画もアップするなど、出来る限りスムーズに移行できるよう努めました。

その結果、遠方から輸送中だったり、紙の申請書を作りかけている社員がいる想定で並行稼働期間を1週間設けましたが、一気に切り替えを完了することができました。導入直後から特に大きな混乱などもなく全社に浸透したと思います。選定段階で「経費BANK」を触っていた社員たちは、画面のレイアウトや大まかな操作の流れが事前にわかっていましたので、それもスムーズな移行に結び付いたのだと思います。

池田氏

質問内容や状況に応じて、Zoom、電話、メールでレスポンス良く回答いただけましたし、デモ環境の構築時も親切かつ協力的に対応いただけてとてもありがたかったです。当社がやりたいことを実現できるよう、きめ細かく丁寧にサポートしていただいたおかげでスムーズに導入できました。

他社さんですと、導入支援サービスを利用するのに時間と回数が決まっていて、足りない場合は追加費用をお支払いするケースが多いと思うのですが、SBIビジネス・ソリューションズさんはそういった制限が一切ないことに驚きました。時間や回数などを気にすることなくいつでも訊きたい時に都度相談に乗っていただけて非常にやりやすかったです。

池田氏

はい、解決しました。「駅すぱあと」連携機能を活用することで、登録した定期区間の運賃が自動で控除されるため、以前のように申請書と定期代を一覧にまとめたExcelを突き合わせしながら一件一件チェックする手間がなくなりました。また、申請者は「駅すぱあと」で経路検索して結果をそのまま伝票明細に反映できるのでラクですし、改ざん防止にも役立つので、経理側で経路の妥当性確認をする必要もなくなりました。

加えて、「経費BANK」の導入で紙からデジタルへ移行し業務を圧縮できたことによって、3拠点で行っていた経費精算業務を本社に集約することができました。成瀬事業所とテクニカハウスの総務担当者は、月の中で経理の事務作業に充てていた時間を完全にコア業務だけにシフトすることができましたので、業務効率化ができたことで生産性向上にも繋がっていると思います。

当社は、オーディオテクニカ本社から海外に出向している社員が10名位いるのですが、これまで帰国時の経費精算は、本社に出向いて申請書を作り、印刷して提出してもらっていました。

コロナ禍の影響で海外往来はしばらくありませんでしたが、今後また出張が発生した場合には「経費BANK」を利用して海外から申請してもらう予定なので、経費精算の申請のためだけにわざわざ本社に出向くといった非効率な状況も解消されると思います。

池田氏

「紙の時より申請がラクになった」と聞いています。もともと紙の運用時においても交通費・接待交際費・物品購入費など経費申請の種別ごとにExcelで独自フォーマットを用意して、そこに日付や金額などを記載してもらえば申請書が出来上がるというような形にはしていました。それが「経費BANK」の導入でデジタルデータとしてWeb上でできるようになったわけですが、良い意味で画面イメージが紙の伝票に近いといいますか、紙の良さがWeb上で実現されているので、「親しみやすくわかりやすい画面設計なのもいいね」ということを言われることもあります。

営業は、経費精算をするために会社に戻って来たり、承認印をもらうまで外出できなかったりといった不満も少なからずあったと思いますが、「経費BANK」導入によってそれらが解消されたと喜ばれています。

また、「経費BANK」はワークフロー機能付きでどこからでも承認できるため、マネージャー陣からはハンコを押すためだけに出社する必要もなく、テレワークでも承認の流れが滞らないという点で非常に便利だし業務効率が上がったと好評を得ています。

池田氏

段階を踏んで進めている状況です。今は「経費BANK」で申請後、領収書の原本を月1回の締め日までに証憑台紙に貼りつけて提出するという運用にしているのですが、次のステップではスキャナ保存やAI-OCR機能なども活用して紙の領収書の提出をなくして電子保存することで電帳法にも対応したいと思っています。

池田氏

社内にスムーズに浸透して、みんなが自然に使えるというのが一番ではないでしょうか。先ほども申し上げた通り、「経費BANK」は社員の世代に関係なく使いやすいので、その点がおすすめできるポイントだと思います。

また、特にシステムの専門知識がなくても設定・管理・運用が簡単にできますし、導入支援もユーザー側に寄り添ってとても親切に対応してくださるので、紙からシステムに変えることを検討されている企業様にとっては、価格も含めて安心して導入できるのではないでしょうか。

藤原氏

「経費BANK」を使っていて、例えば「ここに合計金額が出ると良いな」と思っているとバージョンアップの時に改善されていたりするので、利用者の目線に立って、わかりやすさ・使いやすさを常に追求してくれているのもありがたいです。そういった点も含めて、SBIビジネス・ソリューションズさんの顧客中心の姿勢といいますか、細かな気遣いはすごく良いなと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。