導入事例

ハタコンサルタント株式会社様

AI-OCR機能の活用で、経費の申請から承認・精算業務を大幅に効率化！ガバナンス向上のメリットも実感。

ハタコンサルタント株式会社

2000年設立のハタコンサルタント株式会社は、建設業に特化した経営・技術コンサルティング事業を主軸に展開。建設業の未来を支える研修サービスのリーディングカンパニーとして、若手技術者や現場代理人、幹部社員、建設経営者など階層に応じたきめ細かなセミナーや動画教材などを多数提供し、建設会社のお困り事を包括的に支援している。

社名：ハタコンサルタント株式会社

代表者：代表取締役　降籏達生

社員数：18名

設立：2000年9月19日

本社：愛知県名古屋市中村区名駅四丁目2番28号
名古屋第二埼玉ビル5階

事業内容

建設関連経営・技術コンサルティング事業・セミナー事業など

導入前の課題と導入に至る経緯

申請者・承認者・経理それぞれの課題を「経費BANK」で解決。リーズナブルな料金で経理DXを実現

ハタコンサルタント株式会社は、建設業界の技術課題をワンストップで解決するコンサルティング会社として、「がんばれ建設」を合言葉に、安心・安全な国づくりを支援するため、さまざまなサービスの提供を通じ日々躍進を続けている。

同社は、煩雑な現金精算をなくし、ペーパーレス化や経理DXの実現を目的として、2023年12月に「経費BANK」を導入。導入後は、「領収書AI-OCR」による申請者の労力軽減や、承認作業の効率化だけでなく、現金精算から振込対応に変えたことで経理側の省力化も実現できたという。
導入の背景や決め手、導入後の効果などについて代表取締役降籏　達生氏、コンサルティング部長執行役員　渡邉泰規氏、セミナー事務局長執行役員　宮﨑明美氏、大阪本店コンサルティング部部長　伊藤泰仁氏、総務経理部　山下千惠子氏に伺った。

導入前の
課題

Excelでの申請書作成や、領収書のスキャンなど、経費申請時のアナログな作業を減らしたかった。
現金精算が煩雑で遅れがちなこともあり、申請内容をきちんと確認する時間的余裕がなく、不備を見過ごすことがあった。

導入後の
効果

「領収書AI-OCR」機能で経費申請時の入力ミスを防ぐと同時に、こまめにスマホで申請できるようになり申請者の負担を軽減できた。
どこからでも確認ができるようになったことで承認者側にも余裕が生まれ、しっかりと内容を精査できるようになり、ガバナンスが向上した。

「経費BANK」の導入前は、経費精算業務においてどのような課題がありましたか？

伊藤氏

当社は名古屋に本社がありますが、私は本社に出社するのではなく、大阪を拠点としてコンサルタント業務を行っています。日々異なる客先に出向いてセミナー講師や技術研修等を行うため、近距離を含め、多くの交通費や出張費などの経費を毎月申請する側なのですが、これまではExcelの申請書に手入力しており、手間がかかっていました。また、月末になると複合機に張り付いて紙の領収書を1枚ずつスキャン・PDF保存し、さらにわかりやすいように並べ替えて申請書と一緒に社長と本社の経理部にメールで送るという作業をしていたため、領収書の枚数が多い月はスキャンするだけで半日潰れてしまうこともありました。

降籏氏

私は、各コンサルタント社員が上げてきたExcelの申請書を、エビデンスである領収書データと突き合わせて承認する立場なのですが、すべて印刷して紙ベースで確認していたため、週2～3日しかない出社時にまとめてチェックしなければならず、負担に感じていました。また、現金での精算を行っていたため、経理処理が煩雑で遅れがちになってしまい、毎回短時間で承認する必要があったのです。その結果、内容の精査が十分にできず、不備に気づけないということもありました。加えて、ここ数年で従業員が倍近くに増え、膨大な数の経費精算に対応しており、ますますチェックが甘くなりがちでした。この課題を解消するため、ペーパーレス化とともに経理DXを実現したいと考えていました。

山下氏

経理側としても、経費申請のExcelフォーマットが統一されておらず、明細の書き方も人によってバラバラだったので毎回確認に時間がかかっていました。中には申請を飛ばしていきなり支払伝票を出してくる人もおり、個々に対応するのが大変でした。また当時は申請の都度、現金精算をしていたため、コンサルタント社員が本社に出社しているタイミングで現金を渡さなくてはならず、煩雑な処理に追われてしまい、この状態をなんとか改善したいと思っていました。

降籏氏

こういった申請者・承認者・経理、それぞれの課題を解決する方法がないか税理士に相談したところ、いくつか経費精算システムを紹介してくれました。その中で一番リーズナブルな料金体系で、使っている会計システムとも連携ができる「経費BANK」に魅力を感じ、導入を検討することにしたのです。

導入効果について

「領収書AI-OCR」機能で経費申請のアナログ作業から脱却。承認・精算まで含めて一気にDXを促進し、ガバナンスも向上

「経費BANK」導入によって課題は解決しましたか？

伊藤氏

申請側としては、日々移動の合間などに、スマホで領収書の写真を撮り、それを「経費BANK」に読み込む形で簡単に申請できるようになったので、これまで半日ほどかかっていたスキャン・PDF保存といったアナログ作業から解放されました。感覚的には、経費申請の作業が1/3ぐらいに短縮できていますね。

AI-OCRの読取精度も良く、取引先名や金額などもきちんと読み取って申請内容に反映されるので、入力ミスもなくなり助かっています。

伊藤氏・渡邉氏・宮﨑氏・山下氏

渡邉氏

今までExcelや紙を使っていた経費申請がWeb完結でできるようになったので、自分が使った経路を振り返って確認することも容易ですし、一度入力した内容は履歴として記録されるので、かなり申請がしやすくなりましたね。

降籏氏

申請内容がWeb上で確認できるので、承認側も出社にこだわる必要がなくなり、しっかりと内容を見て承認できる時間的余裕が生まれたことも良かったと思います。結果的に、不備があるものはきちんと差戻して再申請してもらう体制を構築でき、ガバナンスも向上しました。また、「経費BANK」導入を機に都度の現金精算をなくし、決まった期日に振込精算するルールを新たに制定しました。

山下氏

今は月2回、15日締め20日払い、月末締め翌5日払いで振り込むようにしたので、煩雑な現金精算の手間がなくなり、経理側も非常にラクになりました。加えて、バラバラだったフォーマットが「経費BANK」で統一されたことで内容が確認しやすくなり、そういった点でも効率化が図れました。また申請内容の検索もできるので、いつ、どういう目的でいくら使ったのかがすぐにわかるのも便利ですし、DXの効果を感じています。

渡邉氏

当社のコンサルタントは毎日出社するのではなく、自宅から異なる客先を複数訪問するので、「定期券」の概念がありません。日々違うところに行くので移動経路がバラバラなことも多く、それに伴う交通費精算も1件ずつ個別に申請すると非常に煩雑になってしまうため、近距離の電車移動は交通系ICカードに5,000円程度のまとまった金額をチャージして使っています。使いきったらチャージ時の領収書と（券売機で出した）利用明細をエビデンスとして「経費BANK」で申請し、振り込まれる運用になっています。この使い方は一般的な会社の経費精算とは少し違うかもしれませんが、移動の多い当社に合った使い方です。領収書を読み込んで簡単に申請書を作成できますし、一緒に利用明細もアップロードしているので、一目で確認できて便利です。