導入事例

菊池氏

当社の日本拠点社員は約50名いるのですが、インド人と日本人のハイブリッドで客先に常駐する場合もあれば、請負で開発することもあります。これまで経費や交通費の精算は、各個人がExcelで作成した支払表（経費申請書）とPDF化した領収書データを送付してもらい、領収書の原本は後日郵送等で提出する形式でした。総務部ではまず領収書のPDFデータと申請書を突合して一次確認を行い、その時点で不明箇所があれば本人に確認をします。後日、領収書原本が届いてから二次確認をするのですが、入力ミスや領収書不備などの抜け漏れが多く、確認作業が総務側の大きな負担となっていました。

例えば、Excelには記載があっても領収書が添付されていない、金額の相違、最初にデータで送ってもらったPDFの内容と届いた領収書原本が異なるなどといった不備の指摘や確認をしたときに、回答を待つ時間や書類が再送されるまでのタイムラグが大きく、効率化の必要性を感じていました。給与計算と作業時期が重なることもあり、経費精算の締日直後から支払日までの間は、ただでさえ多忙な総務部社員の負荷が非常に大きくなっていました。これらの課題を改善することで総務部の負担を減らし、かつ申請するエンジニア側も本来の業務に集中できるよう、経費精算システムの導入を検討し始めたのです。

スルジャナ氏

交通費精算にあたり、これまで経路と金額をわざわざネットで調べて妥当性をダブルチェックしていたのですが、経路検索システム「駅すぱあと」との連携によって正しい内容が自動で入るので、再検索する必要がなくなり、確認プロセスを大幅に短縮することができました。また申請側の社員にアンケートをとってみたところ、「出発地と目的地を入力するだけで、自分で運賃を調べて転記する手間がなくなり非常に良かった」という声や、「AI-OCR機能が便利」という声が多く上がりました。スマホで領収書の写真を撮り、それを「経費BANK」に読み込む形で簡単に申請できるので、金額等の入力ミスもなくなり双方で効率化が図れています。

また「経費BANK」は電帳法にも標準対応していて、領収書原本は読み取った後に破棄できるので、郵送する手間やコストの削減だけでなく、総務部での原本保管の管理コストもなくすことができました。

菊池氏

エンジニアは客先常駐も多く、これまでは領収書原本を郵送する必要がありましたが、「経費BANK」を利用することで郵送の手間がなくなり、申請がラクになりました。経費精算の作業に時間をとられて本業に集中できない、という状況を解消できたことは、会社にとって非常に価値が大きいです。頻発していた入力ミスや書類の不備がなくなり、総務部でもすぐにデータを確認して承認できるので、タイムラグもなくなりました。領収書などの証憑も、AI-OCRで読み取った後は電帳法のルールに則ってクラウドにデータが保存されるので、管理がとてもラクになり助かっています。

菊池氏

最初に経費精算系システムの展示会で数社にお声がけをし、さらに精査して3社に絞って機能説明やデモなどを見せてもらったのですが、「経費BANK」は業界大手のシステムと比較しても遜色なく十分な機能を備えていながら、圧倒的に低価格だったので、驚きつつも非常に良心的だと思いました。またUIについても私自身、開発者としてお客様の要望に沿うわかりやすい画面の仕様を意識して設計していますが、その我々の目から見ても「経費BANK」は直感的に操作ができる、洗練されたシステムだと思います。インド人でも日本語さえわかれば「使い方でわからない」ということはありませんでした。

それと営業担当の方が、とても丁寧に誠実に対応してくださったことも採用に至るポイントになりました。これだけの低価格を実現しながら、システムの信頼性とクオリティの高さを両立するSBIビジネス・ソリューションズへの信頼にも繋がりましたし、サポート対応の良さも含め「経費BANK」は安心しておすすめできます。

※掲載している情報は取材当時のものです。