導入事例

株式会社ジャストヒューマンネットワーク様

紙ベースの経費精算フローを電子化し、インボイス制度・電帳法にも対応！仕訳を会計ソフトにAPIで自動連携し、大幅に業務を効率化できました。

株式会社ジャストヒューマンネットワーク

創業以来、『感動を共に創ろう』を理念に、人と人の心が触れ合い、通い合うことで生まれる感動が、輝く人生を創り出すとの信念のもと、全国5都市（福岡・広島・大阪・東京・札幌）を拠点に、「人材」にかかわるさまざまな事業を展開。人材教育、カウンセリング、マッチングと各ポイントにおいて最高の人材支援を提供することで、パートナースタッフの能力を最大に引き出すプロフェッショナル集団を目指している。

社名：株式会社ジャストヒューマンネットワーク

代表者：代表取締役社長　横山知佳

社員数：約700名（うちパートナースタッフ約650名）

設立：1998年1月16日

本社：福岡県福岡市中央区天神1丁目4番2号エルガーラオフィス7階

事業内容

人材派遣、紹介予定派遣、SP・イベント受託、有料職業紹介など

導入前の課題と導入に至る経緯

全国5拠点から郵送される紙の領収書の経費精算フローを効率化するとともに、インボイス制度・電帳法に対応するため経費精算システムの導入を決意

「ジャストヒューマンネットワーク」は、『心をひとつに。力をひとつに。』をグループスローガンに掲げ、期待を超えるサービスの実践とホスピタリティを日々継続することで信頼の絆を深め、永続的に発展できる企業を目指し躍進している。

同社は、紙の領収書をベースとした経費精算フローをデジタルで効率化し、またインボイス制度・電帳法対応を目的として2023年8月に「経費BANK」を導入。導入後は、「領収書AI-OCR」の活用で申請側のスタッフが郵送に費やしていた時間と労力を軽減できただけでなく、会計ソフトへ仕訳をAPIで自動連携することで、転記作業の大幅な省力化も実現。「経費BANK」でできることを軸に社内の経理業務フローを整備し、ルール化により経費精算DXを実現できたという。
導入の背景や決め手、導入後の効果などについて代表取締役横山様、本社管理部菊地様に伺った。

導入前の
課題

全国のパートナースタッフとの、紙の領収書や申請書を授受する手間や承認漏れを解消したかった。
インボイス制度の開始に向け、登録番号の確認に経理の手間をかけないフローを構築したかった。
振込処理や仕訳登録のために、膨大な数の申請書を何度も転記する作業を省力化したかった。
社内DXを進めるにあたり、経費精算においてもルール化と業務フローの整備が必要だった。

導入後の
効果

原本を郵送する必要がなくなり、大幅に手間が削減できたのと同時に承認漏れもなくなった。
登録番号の確認を、人ではなくシステムで自動チェックできるようになった。
仕訳をAPIで会計ソフトへ自動連携することで転記作業を大幅に省力化できた。
例外を作らない形でルール化し、経費精算業務のDX環境が整った。

「経費BANK」導入前は、経費精算業務においてどのような課題がありましたか？

横山氏

当社は、人材派遣・業務請負を主業としているため、全国にパートナースタッフが数百名いるのですが、特に請負スタッフの交通費や出張費などの経費精算は、各人が作成した申請書に領収書の原本を貼り付けて、それをレターパックで福岡の本社に郵送してもらうというフローで対応していました。

とにかく紙の枚数が多いので、そこをなんとかしたいという想いもありましたし、経費精算のプロセス上、スタッフが本社に郵送する前に、まずは現場の上長に申請内容と証憑を確認してもらい、物理的に一次承認をもらうフローにしていたのですが、実際本社に届いたものを見ると承認漏れや入力不備のものが混じっていることもあり、そうした確認の手間もなくしたいと思っていました。

経理側は、毎月膨大な数の郵便物を受け取った後、一次承認がきちんと完了している申請書についてはそのまま支払処理に回すのですが、仕訳は一件ずつ手作業で会計ソフトに登録していたので、非常に多くの時間と労力を費やしていました。また金額を確認するために、Excelへ転記して再計算し、その結果を支払処理用に再度手で打ち込んで承認をとり、振込処理後に仕訳を会計ソフトに入力、といったように一つの経費精算を処理するのに、何度も手入力する必要があったため、経理側の業務負荷も大きく、なんとかその状況を改善したいと考えていました。

またちょうど時期的に、電帳法の対応とインボイス制度の開始が控えていたこともあり、経費精算業務の大幅な効率化に加えて法対応が実現できるサービスを探し始めました。

導入の流れ

導入ハードルが低く当社のニーズにマッチした「経費BANK」の導入を決意。丁寧で安心感のあるサポート対応も決め手に

複数あるサービスの中から「経費BANK」を採用した決め手はどこにありましたか？

横山氏

導入ハードルの低い料金体系が非常に魅力でしたね。実は、経費精算システムを導入しようと思ってから、展示会に参加し、そこで4～5社お話を聞いてデモンストレーションも見せてもらいました。「経費BANK」もそのうちの一社だったのですが、クラウドサービスに精通しているわけではないので、できることにそこまで大きな差はないように感じました。そういった中で他社さんは初期費用や月額料金が高めに感じたのですが、「経費BANK」は「5ID：1,500円～」と非常にコスパが良く、当社のニーズにマッチした機能も備えていましたし、さらにSBIグループ提供という安心感も導入の後押しとなりました。リーズナブルな価格にもかかわらず、当社の希望に寄り添った提案や親身なサポート対応もありがたかったですね。

代表取締役　横山知佳氏

導入にあたり、スタッフへの周知などはどのようにされましたか？また弊社のサポート対応はいかがでしたか？

横山氏

純粋に利用人数が多いということと、当社スタッフの中には年配の方も含まれるため、導入にあたってはコアメンバーや営業のマネージャークラスなどを含め、複数回説明会を開いて丁寧に利用を促すようにしました。その際、「経費BANK」の営業担当の方がリモートで説明してくださったので、そういったサポートも非常に助かりました。また導入前に、「こういったことがしたい」という少し難しい相談をした際も、「この方法なら解決できるかもしれません」といった実用的かつ効果的な提案やアドバイスを適宜いただけたので、とても心強く感じましたし「頼りになるなぁ。」という印象が残っています。

また、「経費BANK」はIT導入補助金の対象サービスなので、補助金の申請手続きも一緒にお願いしました。そちらも丁寧にサポートしていただいたおかげで、スムーズに手続きを完了することができ助かりました。

導入効果について

API連携により仕訳は会計ソフトへ自動転送。手作業から解放されて、経理の作業工数が従来の1/10以下へ軽減

「経費BANK」導入によって課題は解決しましたか？

横山氏

そうですね、基本的な経費申請フローはペーパーレスにできました。まず申請者側ですが、毎月スタッフが紙の領収書原本を貼り付けた申請書をレターパックで本社に郵送するという物理的な手間やコストが軽減できました。

また、現場での一次承認手続きもクラウド上でかんたんに対応できるようになったので、出張の多い当社の実態に即した経費精算フローも同時に整備することができました。「経費BANK」のシステムに合わせて、経費精算フローをあるべき姿にしたといいますか、これまで承認者の裁量で例外処理を認めるケースもあったのですが、会社としてきちんと統一したルールを設定し、それをシステムで無理なくできるように改革したことで、業務フローを最適化し経費精算DXを実現できました。

菊地氏

「経費BANK」は、領収書に記載の登録番号をAI-OCRが自動で読み取って適格請求書発行事業者かを判別してくれるので、人が目視で確認する手間が省け処理がラクになりました。また、仕訳を会計ソフトにAPIで自動連携できるので、多くの仕訳を手で打ち込む作業から解放され、よりコアな経理業務に時間を有効活用できるようになりました。クリック2回で仕訳を転送することで会計ソフトにデータが自動反映されるので、作業工数が従来の1/10以下になるなど経理作業の負担軽減に繋がり本当に助かっています。

最後に、「経費BANK」導入を検討中の企業様に向けて、おすすめポイントやメッセージをお願いします。

横山氏

導入ハードルが低く費用対効果が高いという点は、やはり一番のおすすめポイントだと思います。「経費BANK」には、交通費精算・出張費精算・請求書処理だけでなくインボイス制度対応や証憑の電子保存、自動仕訳・会計ソフト連携機能が標準搭載されています。さらに、便利機能としてクレジットカード連携やFBデータ作成、マスターデータの取込、ログ情報管理など、さまざまな機能が搭載されていて、当社はかなり網羅的に便利に利用しています。機能的に足りないと思うところもなく非常に満足していますので、今後もさらに使いこなして経理DXを推進していく予定です。

実は、社内で別のバックオフィス系のDXも同時に進めているのですが、サポートの良し悪しは本当に大事だなと感じています。具体的にどうしたら良いのかがよくわからない中で、やりたいことのイメージを伝えると、当社の立場に立って丁寧なサポートをしてくださる「経費BANK」は導入企業側としては非常に心強いですし、価格とともに安心して導入できるサービスだと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。