導入事例

西山氏

当社の経費精算は、消耗品など物品購入の精算も時々ありますが、メインは交通費と出張費、またそれに伴う宿泊費の立替経費精算になります。

「経費BANK」導入前は、交通費であれば利用した交通機関や金額などを紙に書いて、上長の承認印をついた紙の申請書と証憑をセットにして経理に提出してもらっていました。経理担当者は内容をチェックした後、管理責任者の決裁をもらい、手入力で仕訳登録と立替経費の振り込みを行っていました。

一連の流れをすべて手作業で行っていましたので手間がかかるうえ、北は北海道から南は九州まで全国を飛び回っている営業や研究開発の社員は、わざわざ申請書の作成のために出社せねばならず、上司が不在時には承認が滞ってしまいスムーズに経費精算のプロセスが進まないといった問題点もありました。また、承認者も押印のために出社せねばならず、非常に非効率な状態でした。

経理においても、交通費精算の場合、経路の妥当性に加えて定期区間の控除確認も行っており、チェック作業に多くの時間と労力を費やしていました。

「経費BANK」を導入したのは十数年前に遡り、副社長である加能が以前より営業効率を重視し、システムで代替できるものはシステム化してバックオフィス業務の改善を図ることを強く意識していて、その一環で経費精算にかかる一連の作業もシステム導入でデジタル化することを決めたようです。申請者の多くを占める営業の負担軽減はもちろん経理における目視での確認などもなくして、それぞれが省力化しながら業務効率を上げ、さらにはテレワークやペーパーレス化を実現するうえでボトルネックとなっていた紙への押印もなくしていこう、という大号令の下「経費BANK」の導入に至りました。

西山氏

全国を飛び回っている社員が15名ほどいるのですが、経費申請などバックオフィス作業ではなく営業や研究開発など本来の業務にもっと専念させたいという加能の強い思いがあり、まずは「申請者の負担軽減」がトッププライオリティでした。

以前は申請者が自分で調べて経路や金額を記載するなどの手間がかかっていましたが、「経費BANK」の「駅すぱあと」連携で経路検索した結果をそのまま伝票明細に反映できたり、交通系ICカードの乗車履歴データを一括取込できる機能はニーズと非常にマッチしていました。

また、この機能を使って申請すれば改ざん防止にもなり、経理側で申請内容の妥当性を逐一確認する必要もなくなりますし、定期区間の自動控除もできるため、経理にとってもかなりの工数削減に繋がるなど、交通費精算を効率化するうえで当社が希望していた機能をすべて網羅していたのが「経費BANK」でした。スマホで申請・承認が行えることも大きな選定ポイントになりました。

西山氏

「駅すぱあと」連携機能やICカード連携機能を活用し交通費を自動計算することで、これまで移動を思い出しながら乗車区間の金額を一つ一つインターネットで調べて紙に書いてという手間がなくなっただけでなく、場所も選ばずどこからでも申請ができるようになり、申請者から「かなり作業がラクになった」という声を聞いています。

それは経理側も同じで、最初こそ慣れるまで少し時間はかかりましたが、やはり一度使い始めるともう元には戻れないと言いますか、デジタル化の恩恵を感じています。アナログ作業だった当時は、書かれている内容と金額が正しいかどうかを1件ずつチェックして、それから会計ソフトに手入力で転記して、間違いがあれば差戻して、再提出されたものをまた確認して・・・ということを1人で行っていましたので、「経費BANK」導入前と比較すると、物理的な作業負担減に与える影響はかなり大きいです。

西山氏

乗り継ぎが多い社員は、ICカードを専用の読み取り機にタッチするだけで乗車履歴データを一括取込できる機能を便利に使っています。

また、以前は申請時にうっかりレシートや領収書を添付し忘れてしまったり、上長が出張等でしばらく不在になると承認が滞ってしまいスムーズに経費申請が進まない、というケースが頻繁に起こっていました。「経費BANK」はドラッグ&ドロップで簡単に申請書に証憑データを添付できるので、承認者はクラウドの画面上で申請された内容と証憑データを見れば、そこですべての確認ができます。この機能は非常に便利で効率的なので、申請から承認までのスピードも上がり、申請者・承認者ともにストレスなく経費精算のフローが回るようになったと喜んでいます。

さらに「経費BANK」はスマホ対応もしているので、どこからでも簡単に申請・承認できますし、ワークフロー機能が付いているのでハンコを押すためだけに出社する必要もなくなり、生産性も上がって非常に助かっています。時間や場所に縛られないという意味では、国内のみならず年に数回海外出張に行く加能も、「海外のどこからでも時差関係なく、いつでも承認ができるので非常にメリットを感じている」と言っています。

西山氏

電帳法対応という点でいうと、「経費BANK」は追加費用をかけなくても標準機能として電帳法の要件を満たした形でデータ保存できるようになっていますし、申請者にはレシートや領収書データを必ず添付してもらうフローに今はしていますので、経費精算に関しては問題なく電帳法対応ができています。オプションの領収書AI-OCR機能で更に入力の手間が省力化できるということなので、そちらも試してみる予定です。

ペーパーレス化という観点でも、現在経費精算に関しては、紙はほぼありません。何か購入した際のレシートやタクシーの領収書の原本だけは一応提出してもらっていますが、それも電帳法対応の定着とともにいずれなくす予定です。またビジネスホテルなど最近は領収書データをネットからPDFでダウンロードするだけというところも増えていますので、そういった場合はわざわざ印刷せずに電子データの保存のみで対応しています。

西山氏

「経費BANK」を使うことによって申請者・承認者・経理担当者それぞれの作業が大幅に省力化されただけでなく、時間や場所に縛られずにどこにいても経費精算業務が行えるというのは経理としても本当にありがたく、身に沁みて導入効果を実感しています。私たち経理担当者は正確性とスピードが求められており、極端な話、正しく計算された立替経費の金額を決められた期日に社員の口座に振り込むことが一番大事なことです。これまではどんな時でも必ず出社をして、提出された紙を見ながらでないとできなかった作業が、「経費BANK」を使うことによって自宅でも同様にできるようになりましたし、最終承認をもらうためだけに出社をする必要もなくなりましたので、精神的にもすごくラクになりました。

また、業務効率が格段に上がったことで時間の使い方も変わりましたし、想像以上にメリットを感じる部分が多いので、「経費BANK」の導入効果は非常に大きいと感じています。

紙からデジタルに切り替える際には今までのやり方を大幅に変える必要があるため、システム導入を躊躇する企業様も多いと思いますが、勇気をもって一歩踏み出すことで時間を有効活用できるバックオフィス改革が実現でき、申請者・承認者・経理担当者「三方良し」の状態が作れると思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。