導入事例

望月氏

当社は、全国に整体院やピラティススタジオなどの店舗が約100近くあるのですが、「経費BANK」導入以前は各店舗で発生する備品など消耗品の購入費や交通費、出張費などを精算するための領収書原本を、スタッフが毎月レターパックで本社に郵送していました。経費申請自体は、フォームを使用してWeb上でできるようにしていたのですが、証憑は原本を送ってもらう必要があったので、各店舗の業務委託スタッフがレターパックを準備し、投函に行くなどの物理的な手間がかかっており、そうした雑務をなくしたいと思っていました。当社は理学療法士の資格を持つ専門スタッフが業務委託として従事しているため、整体などコア業務以外の負担をなるべくかけたくないという想いがあり、経費精算業務を効率化したいと思っていました。

経理側でも、申請内容自体は先にWeb上で確認はできるものの、証憑となる領収書は後追いで届くので、毎月膨大な数の郵便物を受け取った後、一件ずつ目視で申請内容と証憑が合っているかを確認しながら手作業で支払処理をしていましたので、非常に多くの時間と労力を費やしていました。またデータで先に届いている申請書の証憑が、すべて締め日までに届いているか、紛失していないかなども含めて確認する必要があったため経費精算のための業務負荷が大きく、何とかその状況を改善したいと考えていました。

加えてちょうど時期的に、電帳法など法対応も必要だったため、経費精算業務における申請側・経理側の業務効率化と同時に、原本紛失リスクも回避できる「証憑の電子保存」で電帳法にも対応したいと思い、当社のニーズに合うサービスを探し始めました。

望月氏

なんといっても料金がダントツで安いことが最大の決め手となりました。色々と他の経費精算システムも比較してみましたが、「経費BANK」は初期費用も0円のうえ、月額料金が5ID：1,500円～と非常に安く、またアカウント数が増えても課金の上がり幅が小さいので、当社のニーズに一番マッチした料金体系だと感じました。他社さんだと月額料金が最低何万円～という課金になるところが多かったので、「経費BANK」の価格設定はとても魅力的でしたし、ありがたかったですね。

また、リーズナブルな価格にもかかわらず、当社が必要とする機能が揃っていて使いやすかったことも決め手になりました。中でも一番解消したかったのが、多拠点からの証憑郵送の課題です。「経費BANK」は、紙の原本を破棄できる電帳法対応機能が標準搭載されているので、すごく良心的だと思いました。

望月氏

これまで使っていたフォームの申請から、「経費BANK」への切り替えにあたっては、簡易マニュアルを作成して一連の流れを動画で撮影し、「こちらを見てください」と周知しただけでしたが、特にトラブルもなくスムーズに導入できました。スタッフが皆20～30代と若く、こういったWebサービスの利用に抵抗がないということもあるかと思いますが、「経費BANK」がそれだけシンプルで使いやすかったということかと思います。こちらからスタッフに使い方を教える時間を特にとらなくても、動画だけで十分理解してくれて、使い始めてすぐに社内に定着させることができました。なのでそこに対する苦労はほとんどなかったですね。

経理側の処理は申請者側に比べると多少複雑にはなるので、たまに質問を受けることもありましたが、それも「一旦確定した後に取り下げる方法」など、若干イレギュラー的な処理の仕方を訊かれただけで、そちらもほぼ問題なく切り替えることができました。

望月氏

いわゆるマスター登録など初期設定の導入支援サポート自体は利用していないのですが、導入前にコールセンターに電話をして「こういったことがしたい」という相談をしたら、すごくわかりやすく丁寧に教えていただいて疑問をすべてクリアできたので、とても助かりました。これだけ低価格のサービスだと、サポートは薄いかも…と若干不安もあったのですが、ここまでに親切にサポートしていただけるんだ、ということがわかり驚いたと同時に本当に嬉しかったですね。当社がやりたいことを実現できるよう、きめ細かく丁寧にサポートしていただいたおかげで、安心してスムーズに導入することができました。

望月氏

はい、解決しました。まず申請者側ですが、これまでのように店舗のスタッフが毎月領収書やレシートを溜めておいて、レターパックで本部に送付をしてもらうという、郵送にかかる物理的な手間がゼロになりました。レターパックの購入費用や郵送代といったコスト削減と同時に、業務委託スタッフが本来のコア業務に集中できる環境も整えることができました。また申請業務そのものも「領収書AI-OCR」の自動入力機能を活用することで、入力ミスを防ぎつつ大きく効率化できました。スマホで領収書やレシートを撮影し「経費BANK」にアップロードすると、AI-OCRが自動で「日付、取引先名、金額、税率」といった内容を読み取って申請書に反映し、そのまま起票ができるので、スタッフ側としても細かい手入力をしなくても短時間で正確な経費申請が完了し、非常にラクになったと思います。AI-OCRのデータ読取精度もよく、便利に利用できています。

経理側においては、毎月手元に原本が届くのを待つ必要がなくなり、PC一つで経費申請内容と証憑確認が同時にできるので、大幅に業務を効率化できました。感覚的には経費精算にかかっていた作業工数が1/3以下に削減できたイメージです。AI-OCRの自動読取機能は、実は申請側だけでなく経理側でもすごくメリットを感じています。例えば現場スタッフは、消費税の税率が10%か8%かなどはあまり気にしませんが、AI-OCRで読み取ると自動で正しい消費税率がデータとして申請書に入るので、そういった点も会社としては非常に助かっています。

望月氏

「経費BANK」は、電帳法に標準対応しているので、領収書やレシートなどの証憑の電子保存が簡単にできるようになりました。申請者はスマホでパシャっと撮ってデータをアップロードしたら、原本はすぐに破棄できるので紛失リスクも軽減できましたし、締め日までに申請が間に合わないといったこともなくなりました。また、インボイス制度対応については少しカスタマイズをしていますが、登録番号の有無で項目を分けて申請してもらっています。例えば備品購入時の領収書に、「適格事業者登録番号」の記載有無で「インボイス（適格請求書）」か「インボイスでないか」が、経理側で申請受付時にわかるのは便利ですね。これまでのように物理的に領収書の原本を受け取ってから経理側が目視で逐一判別をして、振り分け作業を行うのは非常に手間がかかるので、「経費BANK」で領収書が「インボイス」かどうかの一次判別ができることも、経理の作業工数の短縮に繋がっています。

望月氏

良心的な価格設定で導入ハードルが低いというのは、やはり一番おすすめできるポイントかと思います。企業規模が大きければ、最初から高額なシステムを導入して業務の刷新をすることも可能かと思いますが、小規模な会社だとそういうわけにもいかないので、少ない予算で始められるという手軽さは少人数で効率化や法対応したい企業にピッタリだと思います。

また、特にシステムの専門知識がなくても簡単に「設定・管理・運用」ができるので、経理の担当者だけでも十分に対応できると思います。迷った時は懇切丁寧なサポート対応もありますので、価格を含め安心して任せられるサービスだと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。