導入事例

伊藤氏

弊社では、約5年前から各種業務の電子化対応を進めていました。その結果、納品書や受発注などはすでにペーパーレス化が完了していました。社内業務でペーパーレス化が完了していなかったのは、細かな請求書・領収書の処理業務でした。

タウンホテルは全国に10店舗を展開しています。水道光熱費など各店舗で生じる諸経費は、毎月末に請求書等をまとめて本部へ郵送し、そこで2名の経理担当が処理を行っていました。約1週間ほどかかる業務なのですが、必要最小限の人員で業務を回していたため、従来通り紙ベースの処理を続けていました。

店舗から届く請求書等の枚数は、1店舗あたり5～6枚です。全国の店舗を合計すれば約60枚の伝票が本部へ郵送されます。経理担当はこれらの伝票を1枚ずつチェックし、エクセルに入力していました。

伝票1枚あたりの入力時間は、約3分ほどとそれほど多くありません。しかし、それが60枚もあるとやはり時間がかかってしまいます。何より、請求書等が本部に到着する月末にしか作業が行えず、業務が集中してしまうことが大きな課題でした。
この課題をITの力で解決するために「経費BANK」の導入を決定しました。

伊藤氏

小口現金の伝票を管理している過程で、金額に誤差や間違いがあれば営業担当に確認する必要が生じます。しかし、伝票の中には1ヶ月近く前のものもあり、担当者が覚えていないことも多いのです。入力処理よりもこうした確認作業に時間を割くケースが多くありました。

また、人材教育面でも課題がありました。タウンホテルは全国各地に店舗があります。紙ベースの経費精算では、店舗スタッフの指導のために本社のスタッフが各ホテルを訪問する必要がありました。こうした手間も経費精算業務を見直すきっかけとなりました。

伊藤氏

実際に本業務のペーパーレス化を進める大きなきっかけとなったのが、2020年に発生・感染拡大した新型コロナウイルス感染症です。

コロナ禍でリモートワークの必要性が一気に高まる中、改正電子帳簿保存法の施行も2022年1月※に控えていました。こうした背景から、紙による書類の処理の手間を効率化することと、遠隔地への人材教育の簡素化を目指して、ITを活用した経費精算業務のペーパーレス化を本格的に検討しはじめました。

※2021年12月公表「令和4年度税制改正大綱」において2年間の宥恕措置が決定

伊藤氏

私たちは、システム導入によってやりたいことが「ペーパーレス化の実現」と明確に絞れていました。それを簡単に実践できること、かつ、低コストで導入できるサービスを検討していったのです。最終的に2社を比較検討し、より低価格だった「経費BANK」を採用することにしました。

伊藤氏

タウンホテルでは、「経費BANK」を2022年3月1日より稼働させています。それ以前の取り組みとして、約2週間かけて入力時のルールを作成しました。その後約1ヶ月をかけてスタッフにテスト使用してもらったり、会計データの移行を行ったりしました。

実際に「経費BANK」の入力を行うスタッフは、1店舗あたり4～5名で、全社で合計約50名になります。3月に実稼働を始めて以降、大きなトラブルは発生していません。

伊藤氏

「紙が必要ない」という喜びの声が大きいです。これまで伝票処理は月末にしかできませんでしたが、現在は伝票が発生したらその場で入力・処理が完了します。日常的にシステムに触れることができるためか、仕事を覚えるスピードも早く、業務品質の均一化にもつながっていると感じます。

経理業務全般の負担も、書類を物理的に郵送しなくて良いという点で大きく軽減されているのではないでしょうか。何より、経理担当者は月末に伝票処理が集中しないという点で、約1週間かけて行っていた業務の手間が、ほぼゼロになったと言っていいでしょう。

伊藤氏

伝票の入力時間もなくなりましたし、入力ミスのあった伝票の確認もほとんど必要なくなりました。クラウド型のシステム導入を実現したことで、バックオフィスのスタッフは時間・場所の制約を受けずに働けるようになりました。今回の「経費BANK」導入により、社内のペーパーレス化はひと段落つきました。

私たちの業態は、リモートではなく対面でサービスを提供するシーンが非常に多いです。バックオフィスの業務効率化が進むことで、今後はフロント業務の教育の拡充やさらなるサービス品質の向上、積極的なホテルの拡大展開に力を注いでいきたいところです。

※掲載している情報は取材当時のものです。