導入事例

相内氏

当社では、備品などの消耗品や交通費精算だけでなく、社員が猟師さんから現金でジビエを買い取った代金の立替精算が多いのですが、これまではExcelのフォーマットに入力・印刷したものと、領収書原本を貼付した紙を一緒に提出してもらっていました。すべて紙のため、申請にも確認にも非常に時間がかかります。また、申請書には勘定科目を入れて提出してもらうのですが、間違いも多く、その修正は書類を受け取って経理処理をする私がすべて一人で対処していたため、後続の会計処理に影響することもありました。

猟師さんが発行する領収書は多い月で100枚以上になりますが、ほぼ手書きなので記載内容がわかりにくいものもあり、また一度にまとめて提出されると金額相違や勘定科目の修正などといった作業が集中し、大きな負担になっていました。こうした手書き領収書を元に経費申請する手間や、立替精算の労力を軽減したい、また電帳法・インボイス制度にも対応したいという思いから、経費精算システムの検討を始めました。

相内氏

まず申請者である社員は、手書きの領収書をスマホで撮影するだけでAI-OCRによって金額や名前、日付などが読み込まれ、すぐに立替経費の申請が上げられるようになったので、面倒なExcelフォーマットへの入力や勘定科目の記載がなくなり、非常に喜ばれました。人が目で見て判別できないようなものも、「領収書AI-OCR」はきちんと読み込んでくれますし、何より受け取った領収書を溜め込まず、こまめに申請が上がってくるようになったので、業務の平準化が図れました。金額等の入力ミスもなくなり、処理する私も負荷が分散され助かっています。

結果的に「まず紙が届かないと何も処理できない」という“待ち”の状況が改善され、確認もデジタルデータで即時にできるようになったので経理DXの効果を実感しています。

また「経費BANK」は電帳法にも標準対応しているので、手書きの領収書もAI-OCRで読み取ったらすべて破棄でき、原本管理の手間やコストも削減できました。加えて「請求書AI-OCR」のオプション機能も合わせて使っているので、受け取った請求書のインボイス制度・電帳法対応も同時に実現できました。

インボイス制度対応については、これまでは領収書を1枚ずつ丁寧に見て、適格請求書か否かの判別をした後、仕入税額控除の対象でないものは個別に処理していたため、非常に労力がかかっていました。「経費BANK」は、AI-OCRで読み取ると自動で国税庁のデータベースと突合し、「適格請求書」でないものには注意マークが出るので、そのマークが出たものだけを見ればよくなり、生産性が上がりました。猟師さんはほぼ免税事業者なので、買取代金の領収書は、仕入税額控除の対象外になるのですが、「経費BANK」なら「経過措置80%対象」などプルダウンで選ぶだけで簡単に正しい税額処理ができるので、助かっています。

相内氏

当社は弥生会計を使っているのですが、アナログで手間のかかる経費精算の課題を解決し、同時に法対応もできたらいいなと思い、弥生と連携している「経費BANK」を導入したのですが、思った以上の効果を実感しています。紙ベースの時は仮に内容が間違っていても、こちらで確認して手作業で修正するしかなかったのですが、「経費BANK」を使うようになり間違った申請は「差戻し」することで、会社としてきちんと「申請→承認→支払」のフローも確立することができました。

実際に使ってみて、AI-OCR機能が本当に便利で、電帳法やインボイス制度にもしっかり対応できましたし、何より少ないID数で月額費用が安く、スモールスタートができるというのは小規模事業者にとって大きなメリットだと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。