導入事例

森氏

当社が「経費BANK」を導入したのは、今から約4年前の2020年になります。「経費BANK」導入前から別の経費精算システムを利用していたのですが、当時はまだ電帳法やインボイス制度などの法対応も不要で、処理件数も利用人数も現在より少なかったことから、紙の申請書に領収書の原本を貼り付けて本社に送るという方法で対応していました。交通費や出張費、交際費などの経費精算がメインですが、営業など移動や出張が多い部署の社員は、出張から帰ってくると一日中、経費精算の申請書を作成しては台紙に領収書を貼り付けて…という作業を繰り返し行い、各地にある営業所や研究所、セキュリティセンターなどから東京の本社に郵送していたため、手間がかかっていました。

経理側は、毎月膨大な数の郵便物を受け取った後、申請内容と紙の領収書の整合性を1件ずつ目で確認していたため、経費精算処理に非常に多くの時間と労力を費やしていました。加えて、請求書についても毎月かなりの枚数を受け取って、経理側ですべて支払依頼書を作成して振込処理まで行っていたため、本当に大変でした。

仕訳に関しては、以前の経費精算システムでは集計表を作成し、合計仕訳のみを手入力していましたが、それでもかなりの工数がかかっていました。仕訳登録まで含め、経費精算や請求書の処理における経理側の業務負荷が大きく、また申請側の時間や労力もかかっていたため、一連の業務フローをもっと自動化できないかと考えていました。

当時、上場準備をしていたのですが、稟議書の課題を解決するために見つけたワークフローシステム「承認TIME」が非常に良かったので導入を検討していたところ、同じSBIビジネス・ソリューションズが提供する経費精算システム「経費BANK」と「承認TIME」が連携できると知りました。それなら一緒に「経費BANK」も利用することで諸々の経理の課題解決と同時に、一歩先を見て予算管理も精緻化できるのではないかと思い、本格的にシステムの切り替えを検討することにしました。

森氏

きっかけはワークフローシステムの「承認TIME」を導入しようと決めた時に、経費精算システムの「経費BANK」が連携できると知り興味を持ったことなのですが、これまで使っていた経費精算システムと遜色ないどころか、「領収書AI-OCR」「請求書AI-OCR」など手入力不要で自動化できる機能が多く備わっているにもかかわらず非常に良心的な価格だったので、そこがまず魅力でしたね。経費精算は、現場側の申請から始まって、上長の承認、経理側でのチェックおよび支払依頼、振込処理、仕訳入力など多くのプロセスを経るわけですが、「経費BANK」はAI-OCRによる自動入力機能やFBデータ（全銀協フォーマット）作成、自動仕訳・会計ソフト連携など随所に作業を自動化できる便利な機能があったことも切り替えの後押しになりました。「承認TIME」連携で、決裁された金額を超えた分は申請させないように制御するといった統制も可能なので、予算管理もしやすくなり、ガバナンス向上への期待も切り替えるうえでの決め手になりました。

森氏

「経費BANK」への切り替えにあたっては、まず1/3～1/2ぐらいの社員に使ってもらい、しばらく並行稼働させて様子を見ながら段階を踏んで移行しました。頻繁に経費精算をする必要があり使いこなしている人がいる一方で、申請に時間がかかる人やたまにしか利用しない人などは、急にシステムが変わると混乱してしまう懸念があったのでしばらく様子を見ましたが、特に混乱もなくスムーズに移行することができました。

切り替えにあたっては、導入支援の中で以前使っていたシステムからすべてのデータを「経費BANK」に移し替えていただいたので、その点は非常に助かりました。クラウドサービスからクラウドサービスへの切り替えということで、システム内に入っているデータを自社ですべて移し替えるのは面倒ですが、そこを支援していただけたのですごくありがたかったですね。また、導入支援サービスのコストについても非常に良心的な価格なので助かりました。

今村氏

はい、まず申請側は「領収書AI-OCR」機能で申請書が自動入力になり、証憑はスマホで撮って添付すれば原本を破棄できるので、効率化と同時に、電帳法対応・ペーパーレス化も実現できました。出張先から仕事の合間にすぐ申請でき、アナログな証憑送付の手間もなくなったので、現場からも喜ばれています。「経費BANK」に切り替えたタイミングで、各拠点で行っていた領収書原本の郵送対応もすべて不要になり、一気にデジタル完結で業務を大きく効率化できました。手書きの伝票でもきちんと読み込むので、AI-OCRの読取精度についても満足しています。

森氏

請求書に関しても、「経費BANK」に切り替えてからは、受け取った現場側で「請求書AI-OCR」機能を使って、支払依頼を上げてもらうようにしたので、経理側の負担が大幅に減りました。これは「請求書AI-OCR」機能がなければとても現場では対応しきれないと思うので、業務の平準化により負荷分散ができたという点でも非常にメリットを感じています。

それと「経費BANK」はインボイス制度にも対応しており、領収書も請求書も登録番号をAI-OCRが読み取って国税庁の情報と自動チェックできる機能がついているので、毎回人が目視で確認する手間が省けて便利ですね。また免税事業者の方ともお取引があるのですが、取引先が適格事業者でない場合は、仕訳も経過措置対象としてきちんと区別して作成できるので、煩雑な手作業が減り助かっています。支払も銀行のFBデータ連携で振込処理まで効率的に処理できるようにし、「経費BANK」の自動化機能をフル活用することで、スムーズな経費精算・請求書処理のDXフローを確立できました。

森氏

「経費BANK」に切り替えてから、出張費や交際費については必ず「事前申請」をするよう徹底したのですが、「承認TIME」連携も相まってガバナンスも強化でき相乗効果を感じています。別のクラウドシステムからの切り替えで「経費BANK」を利用しましたが、経費精算だけでなく請求書処理の自動化と法対応はもちろん、他にも多くの便利機能があり当社はそれらをフル活用しているので、かなり高度な経理DXを実現することができました。コロナ禍でしばらくなかった海外出張も再開予定なので、今後は新しく追加した海外出張用の精算伝票も使って、さらに活用の幅を広げていこうと思っています。

※掲載している情報は取材当時のものです。