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導入事例

CASE STUDIES

株式会社ホテル小田急様

営業活動において必須であった現金精算を、経費BankIIでデジタル化。
ペーパーレスと業務簡略化に繋がりました

ハイアット リージェンシー 東京

ハイアット リージェンシー 東京は、1980年に日本初のハイアットホテルとして開業。新宿新都心を望む好アクセス、スイート18室を含む全746の多彩な客室、さまざまな用途に対応可能なダイニング、伝統に培われた確かな技術とサービスなどで、国内外の多くのお客様に愛されてきました。

社名
株式会社ホテル小田急
代表者
代表取締役社長 小柳 淳
設立
昭和53年6月12日
本社
東京都新宿区西新宿2丁目7番2号
事業内容
ホテルの経営、宴会場・集会場の経営、飲食業、その他付帯事業

左から佐藤様、原様

導入前の課題と導入に至る経緯

営業活動で避けて通れない「現金精算」のシステム化

経費BankIIを導入するにあたり、ホテル内にどのような課題がありましたか?
佐藤氏:導入の検討を始めたのは、2019年3月からです。経費BankIIを導入する以前、私達は営業経費を全て書類で管理していました。具体的には交通費、交際費などが該当します。これらはすべて現金精算であり、外まわりの機会が多いセールスを担う各課に出金担当を置き、経理部とのやり取りを通じて各従業員へ支給するという形になっておりました。
使用していた伝票も1種類のみであり、それに領収書を貼り付けて提出する方式でした。やり取りの量は非常に多く、約2週間でファイルいっぱいの伝票が積み上がっていたのです。

膨大な量ですね。1ヶ月換算だと、これが2冊にもなるわけですか。
佐藤氏:弊社は福利厚生の一環として、忘年会やボーリング大会など、社内レクリエーションも企画します。これらの準備にかかる費用に関しても、現金精算を行っておりました。
業務の都合上、完全に現金精算をなくすことは出来ません。しかし漠然と、業務の効率化やペーパーレスの仕組み化を行う必要があるとは感じていました。上司からの指示もあり、各種サービスの検討を始めることとなったのです。

経理部経理課 経理マネジャー 佐藤 慶一郎氏

経理部経理課 経理マネジャー 佐藤 慶一郎氏

導入前の課題
営業チームの各種業務に、現金精算が必要
社内の福利厚生で、現金精算が必要
1種類の伝票を用いた精算処理が煩雑で、書類が膨大
導入後
ペーパーレス化を実現
会計ソフトとの連携で作業効率がアップ
クラウド型で万全のセキュリティを実現

複数のサービスから、経費BankIIを決めた理由を教えてください。
原氏:決め手となったのは、直感的な操作性の高さです。帳簿レイアウトも必要に応じて変更できる柔軟性も魅力でした。担当者の方に2020年度より改正された、電子帳簿保存法に関する問い合わせをした際も、的確なアドバイスをいただけたのも大きいです。

経理部経理課 経理アシスタントマネジャー 原 恵氏

経理部経理課 経理アシスタントマネジャー 原 恵氏

導入の流れ

セールス各課への導入で、確かな手応えを感じる。

システム導入にあたり、どのような検証を行いましたか?
佐藤氏:まずは2019年11月より、セールス各課を対象にシステム導入を行いました。10月末には対象となる社員に説明会を実施しています。その後約半月、試用期間と称してダミーでの伝票処理を体験いただきました。高級車を購入し、その伝票を申請するという社員もいましたね(笑)。

その後、11月より本稼働を開始しています。部長職をはじめ、管理職の方も理解が早く、想定よりも早く浸透したと思います。

セールス各課の本導入に際して、どのような反響がありましたか?
原氏:本稼働後は特に「使いづらい」「不便だ」という声もなく、ほぼ全員がすぐ操作に慣れていたように感じられます。セールス各課の交通費精算は月1回行われますが、そこでも大きな混乱は起こりませんでした。

御社が複数回にわたり当社社員向け説明会を開催し、直接説明していただいた効果と思います。そして2020年4月に、全社向けにシステム導入を実施しました。

導入はスムーズに進んだと語る佐藤氏

導入はスムーズに進んだと語る佐藤氏

導入の効果と今後の展望

セールス各課との現金精算のやり取りが、大幅に簡略化。

実際に『経理BankII』を導入したことによる、経理部の皆さんの感想もお聞かせください。
佐藤氏:これまではセールス各課が月に1度、交通費等をまとめて伝票に起こしていました。それらをまとめて支払うのではなく、「Aさんは1,000円、Bさんは2,000円…」と1人分ずつに分けて計算し、課員にそれぞれ現金として渡していたのです。

システム導入により、課員の口座に直接振り込めるようになったことで、経費精算にかかわる業務が大幅に削減されました。

原氏:『経費BankII』は伝票申請にファイル添付機能も付いています。交際費や接待、旅費に伴うレシートや領収書を、簡単に添付できます。最近では一部の社員を中心に、レシート・領収書をその場でスマートフォンを使って撮影し、伝票に貼付するなどのワークフローも浸透しているようです。

以前の紙主体のやり取りから比べると、かなりシンプルになりましたね。
佐藤氏:ホテルはその業態の特徴から、「人の手で丁寧に行う」という暗黙の文化があります。経理業務では、この考えがよくない方向に働いていたのかもしれません。システムで代替できる部分は、なるべく楽に運用できるようにする。

こうした考えや経験は、これまで社内にはありませんでした。『経費BankII』によって、デジタル化の入り口に立てたと考えています。将来的にはSBIの『承認Time』も導入を検討しようと、社内のIT担当と相談しているところです。

システム導入の効果ついて語る原氏

システム導入の効果ついて語る原氏

※掲載している情報は取材当時のものです。