導入事例

佐藤氏

導入の検討を始めたのは、2019年3月からです。「経費BANK」を導入する前、私達は営業経費を全て書類で管理していました。具体的には交通費、交際費などが該当します。これらはすべて現金精算であり、外まわりの機会が多いセールスを担う各課に出金担当を置き、経理部とのやり取りを通じて各従業員へ支給するという形になっておりました。
使用していた伝票も1種類のみであり、それに領収書を貼り付けて提出する方式でした。やり取りの量は非常に多く、約2週間でファイルいっぱいの伝票が積み上がっていたのです。

佐藤氏

弊社は福利厚生の一環として、忘年会やボーリング大会など、社内レクリエーションも企画します。これらの準備にかかる費用に関しても、現金精算を行っておりました。
業務の都合上、完全に現金精算をなくすことは出来ません。しかし漠然と、業務の効率化やペーパーレスの仕組み化を行う必要があるとは感じていました。上司からの指示もあり、各種サービスの検討を始めることとなったのです。

原氏

決め手となったのは、直感的な操作性の高さです。帳簿レイアウトも必要に応じて変更できる柔軟性も魅力でした。担当者の方に2020年度より改正された、電子帳簿保存法に関する問い合わせをした際も、的確なアドバイスをいただけたのも大きいです。

佐藤氏

まずは2019年11月より、セールス各課を対象にシステム導入を行いました。10月末には対象となる社員に説明会を実施しています。その後約半月、試用期間と称してダミーでの伝票処理を体験いただきました。高級車を購入し、その伝票を申請するという社員もいましたね（笑）。

その後、11月より本稼働を開始しています。部長職をはじめ、管理職の方も理解が早く、想定よりも早く浸透したと思います。

原氏

本稼働後は特に「使いづらい」「不便だ」という声もなく、ほぼ全員がすぐ操作に慣れていたように感じられます。セールス各課の交通費精算は月1回行われますが、そこでも大きな混乱は起こりませんでした。

御社が複数回にわたり当社社員向け説明会を開催し、直接説明していただいた効果と思います。そして2020年4月に、全社向けにシステム導入を実施しました。

佐藤氏

これまではセールス各課が月に1度、交通費等をまとめて伝票に起こしていました。それらをまとめて支払うのではなく、「Aさんは1,000円、Bさんは2,000円…」と1人分ずつに分けて計算し、課員にそれぞれ現金として渡していたのです。

システム導入により、課員の口座に直接振り込めるようになったことで、経費精算にかかわる業務が大幅に削減されました。

原氏

「経費BANK」は伝票申請にファイル添付機能も付いています。交際費や接待、旅費に伴うレシートや領収書を、簡単に添付できます。最近では一部の社員を中心に、レシート・領収書をその場でスマートフォンを使って撮影し、伝票に貼付するなどのワークフローも浸透しているようです。

佐藤氏

ホテルはその業態の特徴から、「人の手で丁寧に行う」という暗黙の文化があります。経理業務では、この考えがよくない方向に働いていたのかもしれません。

システムで代替できる部分は、なるべく楽に運用できるようにする。こうした考えや経験は、これまで社内にはありませんでした。「経費BANK」によって、デジタル化の入り口に立てたと考えています。将来的にはワークフローシステムの「承認TIME」も導入を検討しようと、社内のIT担当と相談しているところです。

※掲載している情報は取材当時のものです。