経費精算システムとは？機能・導入メリット・選び方を徹底解説【2026年版】

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の申請・承認から、振込・会計処理・証憑保存までをワンストップで行えるシステムです。従業員が一時的に立て替えた交通費や出張旅費などの経費について、後日会社へ申請して払い戻しを受ける「経費精算」の流れを効率化する目的で利用されます。

経費申請をスマホやパソコンから行うことで、紙でのやりとりがなくなり、経費精算をペーパーレス化できます。また、システム上で経費を一元管理できるため、内部統制やコンプライアンスの強化にも役立ちます。

経費精算システムは会計ソフトと混同されることがありますが、会計ソフトが「仕訳や決算などの会計処理」を行うシステムなのに対して、経費精算システムは「経費の申請・承認・精算」に特化したシステムとなっています。多くの企業では、経費精算システムで承認した経費の内容を元に仕訳データを作成し、会計ソフトへ連携しています。

経費精算システムでできること

経費精算システムを利用すると、経費の申請・承認から経理処理まで、一連の業務をシステム上で行うことができます。

• 経費・交通費の申請
• 申請内容の自動チェック・不正防止
• 承認ワークフロー
• 承認状況の管理
• 領収書のアップロード・電子保存
• 従業員への振込
• 会計ソフトへの仕訳連携　　など

紙・Excelを使った経費精算との比較

紙やExcelで経費精算を行う場合、申請書と領収書の目視チェックや、会計ソフト・会計システムへの仕訳入力などを手作業で行う必要がありますが、経費精算システムを導入することで、このような業務をまるごとデジタル化できます。

	紙・Excelの場合	経費精算システムの場合
経費・交通費の申請	申請書への記入・領収書の貼付などを1件ずつ手作業で行う。	領収書の写真をアップロードするだけで、かんたんに経費申請が可能。
承認ワークフロー	書類の受け取り・捺印のために出社が必要。どこまで承認が進んでいるかわからない。	出張やリモートワーク中でも、パソコン・スマホからスピーディーに承認。システム上で承認状況がわかる。
申請内容のチェック	申請書と領収書の内容が合っているか、目視で確認。記入ミスや、二重申請などの不正を見逃しやすい。	申請画面に入力ルールを設定でき、記入ミスや不正な経費申請を防止。不備や差戻しを減らすことができる。
会計ソフトへの仕訳入力	経理担当者が勘定科目を仕訳し、会計ソフトへ手作業で転記する。	システム上で自動で仕訳が完了し、そのまま会計ソフトへ仕訳データを連携。
従業員への振込	1件ずつ金額や振込先口座を確認しながら振込。	承認された申請書一覧からFBデータを作成し、まとめて振込。
領収書やレシートの保存	従業員に紙の原本を提出してもらい、ファイリング。	アップロードされた画像データやPDFファイルを経費精算システム上で電子保存。

現在はクラウド型の経費精算システムが主流となっており、パソコンやスマホから経費の申請・承認が可能です。出張・外出中でも、リモートワーク中でも、経費精算業務がかんたんに行えるようになります。

経費精算システムを導入した方がよいケースとは？

以下のような企業は、経費精算システムを導入することで、申請ミスの防止や作業時間の削減などの業務効率化が見込めます。

• 従業員の出張や外出が多い
• 従業員の人数が増えてきたが経理の人数が少ない
• 紙やExcelで経費申請書を作成している
• メールやチャットツールで経費の承認を行っている
• 複数の支店から経費申請書・領収書を郵送してもらっている
• 小口現金の管理が煩雑で困っている

複数当てはまる場合は、早めに経費精算システムの導入を検討してみましょう。

経費精算システムの主な機能

一般的な経費精算システムで提供されている機能をご紹介します。あらかじめ自社に必要な機能を洗い出しておくと、導入検討がスムーズに行えます。

経費申請・承認ワークフロー

パソコンやスマホから経費を申請し、承認・差戻しがシステム上で完結。部署や申請金額に応じた承認ルート設定などが可能です。

領収書読み取り（AI-OCR）

OCR（光学文字認識）やAIを活用し、領収書やレシートのデータから金額・日付・支払先などを自動で読み取る機能。多くの経費精算システムでは、スマホでの領収書撮影・アップロードに対応しています。

交通費精算（経路検索・ICカード連携）

駅名を入力するだけで、経路や運賃を自動で算出します。Suica・PASMOなど、交通系ICカードの利用履歴を取り込むことができるシステムも。

出張旅費精算

役職や移動距離に応じて、出張手当・日当を設定できる機能。システムによっては、外貨精算や宿泊予約システムとの連携にも対応しているものもあります。

クレジットカード連携

法人カードの利用明細を取り込み、そのまま経費精算できる機能。キャッシュレス化することで、立替精算や仮払い精算、小口現金管理の手間を削減できます。

規定違反チェック・不正検知

入力ルールや条件を設定し、誤った経費申請を防ぐ機能。最近では、AIによる申請内容の自動チェック機能を搭載したシステムも出てきています。

銀行振込

申請内容を元に、従業員の銀行口座へ経費の振込ができる機能。FBデータ出力のほか、API連携での振込が可能な場合もあります。

自動仕訳・会計ソフト連携

申請内容を元に、会計ソフトへ取り込む仕訳データを作成する機能。AIが勘定科目を自動で提案・修正してくれるシステムも増えています。

領収書の電子保存（電帳法対応）

領収書やレシートをデータとして電子保存できるストレージ機能。多くの経費精算システムが電子帳簿保存法に対応しており、証憑の電子化・ペーパーレス化ができます。

経費精算システムの導入メリット

経費精算システムを導入することで、申請者・承認者・経理担当者・経営者それぞれの立場でメリットがあります。

申請者（従業員）の作業負担を軽減

• 移動中・外出先でも、スマホからかんたんに経費申請できる。
• OCR読み取りなどの入力サポート機能で、経費申請がラクになる。入力ミスが減る。
• 領収書の紛失リスクがなくなる。紙の書類作成・提出の手間を省ける。
• 承認状況がシステム上でわかる。スムーズに経費が振り込まれ、立て替えの負担が減る。

承認作業がスピーディーに

• 承認依頼の通知をメールやアプリで受け取れる。
• 場所や時間を選ばずスマホから承認できるため、出張中・外出中でも対応できる。
• 申請内容の自動チェック機能で、確認作業がラクになる。
• 未承認の一覧がシステム上で確認でき、対応漏れが防げる。

経理業務を大幅に効率化

• 申請書や領収書など、紙の受け取り・保管が不要になる。書類管理の手間がなくなる。
• 銀行振込データの作成で、経費の払い戻し・振込処理がまとめて行える。
• 自動仕訳・会計ソフト連携で、面倒な手入力や転記作業がなくなる。
• 経費精算がスピーディーになり、月次決算を早められる。

経営判断や内部統制強化にも役立つ

• 経費のデータをリアルタイムで集計・分析でき、経営判断に役立てられる。
• 不正な経費申請が減り、内部統制とコンプライアンスが強化される。
• 申請書や証憑を電子化することで経費を一元管理でき、監査対応がスムーズになる。
• バックオフィス業務の効率化により、人的コストを抑制できる。

このように、経費精算システムを導入することで、申請・承認・経理処理のすべての工程が効率化され、経理担当者だけでなく従業員・管理者の負担も大きく軽減できます。

経費精算システムのデメリット・注意点

経費精算システムには多くのメリットがありますが、導入時に注意しておきたいポイントもあります。事前に把握しておくことで、導入後のトラブルやミスマッチを防ぐことができます。

初期設定・導入に手間がかかる

経費精算システムの導入時には、社員情報・勘定科目などのマスター登録や承認フローの設定など、社内ルールの整理が必要になります。

あらかじめ現在の承認フローや使っている勘定科目を整理しておき、導入時のサポートが充実しているサービスを選ぶと安心です。

システム利用の社内定着に時間がかかる

経費精算システムの導入にあたって、従業員への周知・教育が非常に重要です。特に紙やExcelでの運用に慣れている場合、最初はシステムを使った申請・承認への切り替えに時間がかかることがあります。

紙とシステムを併用する試験期間を設けたり、マニュアルを作成したりするなど、しっかり社内定着のための周知を行いましょう。また、操作方法の勉強会や使い方の説明会を実施することで、従業員の理解が深まり、スムーズな定着につながります。

ランニングコストがかかる

クラウド型の経費精算システムは、初期費用や月額利用料が発生します。導入前に、自社の利用人数や業務削減効果をふまえて費用対効果を確認しておくことが重要です。

料金体系はサービスによって大きく異なるため、複数の提供会社に資料請求や問い合わせを行って比較検討するようにしましょう。

経費精算システムの料金・費用相場

経費精算システムにはオンプレミス型とクラウド型がありますが、近年では中小企業を中心にクラウド型が主流となっています。

クラウド型経費精算システムについて、初期費用やランニングコストの相場を見てみましょう。

利用人数	初期費用の目安	ランニングコストの目安
～10名 （小規模）	0～30万円	月額3,000円～1万円
～50名 （中小企業）	0～30万円	月額1～5万円
～200名 （中堅企業）	30～50万円	月額5～20万円
200名以上 （大企業）	50万円～	月額20万円～

初期費用

クラウド型の経費精算システムは、申し込むだけでインターネット上から利用できるようになることが多く、初期費用がかからないものもあります。

10～50万円ほどで初期設定・伴走サポートを行ってくれるシステムもありますので、よく比較して検討するようにしましょう。初期設定が不安な場合は、伴走サポートが充実しているサービスを選ぶと安心です。

ランニングコスト

利用人数（ID数）に応じて月額料金が設定されているのが主流です。1IDあたりの月額料金は300円～800円前後が相場で、オプション機能の有無によって料金が変動します。

オプションとなる範囲や最低利用人数はシステムによって異なりますので、自社に合った料金体系を選びましょう。

多くの経費精算システムでは、無料トライアル・無料見積もりが可能となっていますので、実際の使い勝手や費用を複数社で比較検討してみることをおすすめします。

費用対効果を試算する

経費精算システム導入の際は、今かかっている費用を把握し、システム導入でどれくらいの削減効果が見込めるのかを試算しておくことが重要です。

経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、料金だけで判断するのではなく、機能や操作性などいくつかのポイントを総合的に確認することが重要です。ここでは、経費精算システムを選定する際に確認しておきたい主なポイントをご紹介します。

経費精算システムを選ぶ際のチェックポイント

• 必要な機能が揃っているか
• 利用している会計ソフトとの連携が可能か
• 画面がわかりやすく誰でも使いやすいか
• 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
• サポート体制が充実しているか

機能が多すぎると操作が複雑になることもあるため、「必要な機能がシンプルに使えるか」、「自社の企業規模に合っているサービスか」という視点で確認することが重要です。

企業規模別のチェックポイント

中小企業・中堅企業・大企業でそれぞれチェックしておきたいポイントをまとめました。企業規模に応じて、以下の内容を重点的に確認しておきましょう。

中小企業（～50名）の場合

• 少人数でも利用できる料金体系か
• 今使っている申請書をそのままシステム化できるか
• 初期設定サポート・伴走サービス・導入後のサポート対応が充実しているか

中堅企業（50～200名）の場合

• 複雑な承認ルートや条件分岐が設定できるか
• ユーザー追加や部署・役職の変更がかんたんに行えるか
• 操作ログやレポートを出力できるか
• サービス提供が安定しているか・障害時の対応がスムーズか

大企業（200名以上）の場合

• 多言語対応・外貨対応が可能か
• 給与システムなど他の基幹システムとデータ連携ができるか
• グループ会社・連結会計への対応が可能か
• IPアドレス制限などセキュリティ対策は万全か

経費精算システムの最新トレンド（AI活用・自動化など）

2026年現在、経費精算システムで使われている最新の機能についてご紹介します。経費精算業務の効率化や自動化を実現するため、さまざまなサービスでAIや外部サービスとの連携が活用されています。

AI-OCR（自動文字認識・読み取り）

領収書の画像や証憑データをアップロードするだけで、会社名や金額などの記載事項を自動で読み取ってくれる機能です。AIを活用することで精度が飛躍的に向上しており、手書きの領収書や、形式が特殊な書類でも正確に読み取れるようになっています。

［おすすめ］経費精算システム「経費BANK」のAI-OCR機能を見てみる

AI活用による仕訳自動化・不正検知

経費申請時の入力サポートや、異常・不正の検知にAIが活用されています。AIが過去の申請データを学習し、適切な勘定科目を提案したり、経費の内容をチェックして不自然な申請を検知したりする機能が登場しています。

法人向けクレジットカード・外部サービスとの連携

近年、法人カードを利用した経費精算が増えており、カード利用から精算完了までの全プロセスがほぼ自動化されつつあります。また、交通機関の予約サービスや出張手配サービス、オンラインショッピングなどの外部サービスと連携し、利用データをそのまま経費精算に反映できる仕組みも広がっています。

インボイス制度に対応した仕訳

2023年から始まったインボイス制度では、請求書や領収書がインボイス（適格請求書）かどうかを確認し、控除できる消費税額を正しく計算する必要があります。最近の経費精算システムでは、AI-OCRで読み取った登録番号をもとに適格請求書発行事業者かどうかを確認し、消費税額を自動計算できる機能を備えたものもあります。

［おすすめ］経費精算システム「経費BANK」のインボイス対応機能を見てみる

経費精算システムの導入フロー

経費精算システム導入時の大まかな流れをご紹介します。各ステップで必要な対応を把握することで、システム導入をスムーズに進められます。

STEP1. 現状把握・必要な機能のピックアップ

まず現在の経費精算フローを整理し、どの作業に時間がかかっているのかを把握します。
時間がかかっている作業を効率化するために、必要な機能・要件を洗い出しましょう。発生する経費の種類や、承認フロー、利用人数、連携するシステムなどを一覧化しておくと整理しやすくなります。

STEP2. 製品選定・トライアル

Webサイトや比較サイトを参考にし、3～5製品に絞り込んだうえで、提供会社に資料請求や問い合わせを行いましょう。製品のデモや無料トライアルが可能なサービスもあるので、実際に操作して使い心地を確認します。申請者・承認者・経理担当それぞれがしっかりと試してみることが重要です。

STEP3. 契約・初期設定

契約後、社員情報や承認フロー、勘定科目などの初期設定を行います。初期設定サポートや伴走サービスのあるシステムを選ぶと、手間がかからずスムーズに設定が完了します。

STEP4. 社内周知・本格運用開始

申請・承認などのやり方を社内に周知し、システムを使った経費精算を開始します。ヘルプサイトや操作マニュアルを活用して、従業員への研修・周知をしっかりと行いましょう。

はじめての経費精算システム導入は「経費BANK」がおすすめ

「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供する中小企業向けのクラウド型経費精算システムです。最小10IDから安価に利用でき、システム導入がはじめての企業や、中小企業でも導入しやすいサービスとなっています。

「経費BANK」の特徴をいくつかご紹介しますので、経費精算システムの導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

領収書をスマホで読み取り・そのまま経費申請

「経費BANK」はスマホ対応のクラウドサービスなので、出張先や移動中でもかんたんに経費の申請・承認が可能です。AI-OCRを利用した領収書の読み取り・自動入力に対応しており、スマホで領収書の写真をアップロードするだけで、かんたんに経費申請が可能です。

クレジットカード・ICカードの履歴取得が可能

「経費BANK」上で法人カードや交通系ICカードの利用履歴を取得して、そのまま経費・交通費の申請が可能です。交通費精算では、定期区間の自動控除にも対応しています。

自動で仕訳・さまざまな会計ソフトに連携

「経費BANK」は、経費の申請内容に応じて自動で仕訳を行い、勘定奉行シリーズ・弥生会計をはじめとしたさまざまな会計ソフトへ連携できます。インボイス制度に対応した消費税計算も可能です。

サポート体制が充実

「経費BANK」では、FAQサイトや操作マニュアルはもちろん、お電話・メールでお問い合わせいただけるサポート窓口を無料でご用意しています。経費BANKご利用ユーザーであればどなたでもお問い合わせいただけるため、はじめてのシステム導入でも安心です。

経費精算システム「経費BANK」について詳しくはこちら

経費精算システムを活用して経理業務を効率化しよう

経費精算は、外出や出張が多い企業では日常的に発生するものです。経費の申請から承認、経理処理までをミスなくスムーズに行うために、「経費BANK」のような経費精算システムをうまく活用して、脱Excel・ペーパーレス化を進めましょう。

経費精算システムとは？かんたんにわかるQ＆A

経費精算システムとは何ですか？

従業員が立て替えた交通費・接待費などの経費を精算する際、申請・承認・精算という一連の流れをデジタル化できるシステムです。経費申請をスマホやパソコンから行うことで、紙でのやりとりがなくなり、経費精算業務が効率化できます。

中小企業でも経費精算システムは必要ですか？

はい。少人数だとしても、経費精算が月1回以上発生する企業であれば導入の価値があります。特に出張や外出が多い企業や、複数拠点の経費を本社でまとめて処理しているような場合は、経費精算システムの導入で大幅な業務効率化が見込めます。

経費精算システムの導入でどのようなメリットがありますか？

経費申請を行う従業員は、領収書のデータをアップロードするだけで経費申請が可能になり、承認者はパソコンやスマホからかんたんに承認が可能です。経理担当者は、システム上で仕訳データや銀行振込データを作成することができ、会計ソフトへの仕訳入力・従業員への経費振込がスムーズに行えるようになります。