経費精算は月に1回振込にするべき？企業にとって効率の良い経費精算業務とは

経費申請に関するルール

経費や交通費の申請には、色々な方法が利用されています。

申請書のつくりかた

• 紙の精算書に手書き
• Excelの精算書を印刷
• 経費精算システムで申請

交通費の記載方法

• 自分で調べて転記
• 利用明細を添付し、会社利用分は色付け
• 駅すぱあと等と連携したシステムで申請
• 交通系ICカードの明細をシステムに取込

仮払いの有無

• 金額に制限なく仮払いあり
• 金額の制限を設けて仮払いあり
• 仮払い無し

承認・経理チェックに関するルール

上長や経理による承認作業にも、会社によって違いがあります。

承認方法

• 紙の精算書に捺印
• 経費精算システムで承認

金額のチェック

• 電卓をたたいて確認
• システム上で自動的に計算

精算内容の修正

• 修正箇所は紙の精算書の上に赤書き
• 修正箇所はシステム上で修正し自動的に反映される

経理処理に関するルール

承認が完了したあとは、経理担当者によって従業員への支払い作業、会計ソフトへの計上作業が行われます。

会計仕訳

• 会計ソフトに手入力
• 数が多いので、外部に入力代行を委託
• 経費精算システムから集計表を作成して合計仕訳のみを手入力
• 経費精算システム上で仕訳データを作成・出力して会計ソフトに連携

支払データ

• 手で集計し金額を確認したうえでWebバンキングに手入力
• 経費精算システムから集計表を作成しWebバンキングに手入力
• 経費精算システムから振込データ（FBデータ）を自動作成してWebバンキングに連携

精算内容の修正

• 修正箇所は紙の精算書の上に赤書き
• 修正箇所はシステム上で修正し自動的に反映される

支払いに関するルール

従業員への支払い方法や頻度も、会社によってルールが異なります。

経費の支払方法

• 現金払
• 銀行振込
• 給与とまとめて振込
• システムから集計表を作成しWebバンキングに手入力
• システムから振込データ（FBデータ）を自動作成

経費精算の頻度

• 毎日
• 週2～3回
• 週1回
• 月1回

経費精算の業務負担図を確認して業務改善を進めよう

下記のうち、赤字に該当する業務を行っている場合は、経費精算業務にかなりのコスト（手間・時間）がかかっています。まずは、できるところから業務改善を進めてみてはいかがでしょうか？

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