現金や振込など、経費精算の方法は会社によってさまざまです

ひとくちに「経費精算」と言ってもその方法は会社によってさまざまです。経費精算に関するルールにどのようなものがあるか見ていきましょう。

申請に関するルール

■申請書のつくりかた
・紙の精算書に手書き
・Excelの精算書を印刷
・システムで申請

■交通費の記載方法
・自分で調べて転記
・利用明細を添付し、会社利用分は色付け
・駅すぱあと等と連携したシステムで申請
・交通系ICカードの明細をシステムに取込

■仮払の有無
・金額に制限なく仮払あり
・金額の制限を設けて仮払あり
・仮払い無し

承認、経理チェックに関するルール

上長や経理による承認作業にも、会社によって違いがあります。
■承認方法
・紙の精算書に捺印
・システムで承認

■金額のチェック
・電卓をたたいて確認
・システムで自動的に合計

■精算内容の修正
・修正箇所は紙の精算書の上に赤書き
・修正箇所はシステム上で修正し自動的に反映される

経理処理に関するルール

承認が完了したあとは、経理担当者によって従業員への支払い作業、会計ソフトへの計上作業が行われます。
■仕訳伝票作成
・会計ソフトに手入力
・数が多いので、外部に入力代行を委託
・システムから集計表を作成し、合計仕訳のみを手入力
・システムで仕訳を生成し、会計ソフトに取込み

■支払データ
・手で集計し金額を確認したうえでWebバンキングに手入力
・システムから集計表を作成しWebバンキングに手入力
・システムから全銀フォームの振込データを作成

支払いに関するルール
従業員への支払い方法や頻度にもルールが設けられています。
■精算の支払方法
・現金払
・銀行振込
・給与とまとめて振込

■精算の頻度
・毎日
・週2~3回
・週1回
・月1回

経費精算の業務負担図を確認して業務改善を進めよう

下記のうち、赤字に該当する業務を行っている場合は、経費精算業務にかなりのコスト(手間・時間)がかかっています。
出来るところから業務改善を進めてみてはいかがでしょうか?