経費精算システム導入とともに決めておくべきルールとは？経費精算の業務フロー

経費精算システムを導入する際に決めておくべき3つのルール

1.承認フローを決める

申請者、上長、経理担当者までの承認フローや、関連するルールを確認します。たとえば、「一定金額以上は事前に社長承認が必要」といったルールや「申請書には承認メールか稟議書を添付」というルールを確認します。

2.支払いサイトを決める

経費別に、支払いサイトを確認します。

例）請求書払いは月末締め翌月末払い／経費精算は20日締め翌月10日払い　など

3.締め日を決める

例）請求書払いの申請は翌月4営業日の午前中まで／経費精算は25日までに申請　など

ルールを決めることで期待できる効果

資金繰り

• 支払予定表が出力でき、資金繰りが読みやすい。
• 過去の支払実績も出力でき、いつでも確認できる。

経理業務軽減

• 銀行振込データや会計仕訳データはシステム出力されるので手入力の手間が省ける。
• 前月の申請一覧を見て、当月請求書が揃っているか確認できる。

調査分析

• 銀行振込データや会計仕訳データはシステム出力されるので手入力の手間が省ける。
• 支払日ごと支払先ごとに経費を集計・分析できる。

申請／承認

• パターン登録や駅すぱあとを使うことで申請書の作成時間が削減でき、入力ミスも減る
• 支払いをWebで一件ずつ承認でき、しかもまとめて一覧でも確認できる。

経費精算システムを導入するときは、業務フローを見直そう

例えばクラウド型経費精算システム「経費BANK」の場合、個人の経費精算だけでなく、取引先からの請求書に対する支払依頼にも使えるため、うまく活用できれば業務効率化に大きく貢献します。システムの導入とともに、業務フローを見直してルールを定めると良いでしょう。

月額1,500円から使える経費精算システム「経費BANK」

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、電帳法・インボイス制度に標準対応した経費精算システムです。

経費や交通費の申請・精算ができるだけでなく、取引先への支払業務（請求書の処理）、会計ソフトへの仕訳連携などをワンストップで行うことができ、5ID月額1,500円からスタートできるので、低コストで導入が可能です。
この機会にぜひ、「経費BANK」で経理業務を見直してみませんか？

経費精算システム「経費BANK」について詳しくはこちら