どんなに高価なシステムを導入したとしても、それで自動的に業務が改善されるということはありません。しかし、システム導入とともに押さえておくべきルールを定め、運用していけば、大きな効果が得られます。

経費精算システムを導入するとともに決めておくべき3つのルール

1.承認フローを決める
申請者、上長、経理担当者までの承認フローや、関連するルールを確認します。
たとえば、「一定金額以上は事前に社長承認が必要」といったルールや
「申請書には承認メールか稟議書を添付」というルールを確認します。

2.支払いサイトを決める
経費別に、支払いサイトを確認します。
(例)
請求書払いは、月末締め翌月末払い
経費精算は、20日締め翌10日払い
小口現金は使わないで立替精算が原則

3.締め日を決める
(例)
請求書払いの申請は翌4営業日午前中まで
経費精算は25日までに申請
翌日に社長が承認

経費精算システムを導入するときにルールを決めることで期待できる効果

I 資金繰り
①支払予定表が出力でき、資金繰りが読みやすい。
②過去の支払実績も出力でき、いつでも確認できる。

Ⅱ 経理業務軽減
③銀行振込データや会計仕訳データはシステム出力されるので手入力の手間が省ける。
④前月の申請一覧を見て、当月請求書が揃っているか確認できる。

Ⅲ 調査分析
⑤特定の支払先の申請書をリストアップ・調査できる。
⑥支払日ごと支払先ごとに経費を集計・分析できる。

Ⅳ 申請/承認
⑦パターン登録や駅すぱあとを使うことで申請書の作成時間が削減でき、入力ミスも減る。
⑧支払いをWebで一件ずつ承認でき、しかもまとめて一覧でも確認できる。

経費精算システムを導入するときは、業務フローを見直そう

例えばクラウド型経費精算システム「経費BankⅡ」の場合、個人の経費精算だけでなく、取引先からの請求書に対する支払依頼にも使えるため、うまく活用できれば業務効率化に大きく貢献します。システムの導入とともに、業務フローを見直してルールを定めると良いでしょう。