クラウド型経費精算システムのセキュリティは大丈夫？

データ消失の可能性は？

「自社の記憶領域にデータを保存しない」というクラウドの特性から、経費データの消失を懸念する方もいます。オンプレミス（サーバー・ソフトウェアなどの設備を自社で運用すること）の経費精算システムを導入するメリットのひとつは、経費データを自社の管理下に置ける点です。手間を惜しまなければ、頻繁にバックアップをとっておくことができます。

一方で、データ消失に対して自社で万全の体制を整えることは容易ではありません。サーバーなど機器を導入しなければならないほか、保守のための人員を確保する必要があります。とりわけ近年は大型の災害が相次いでおり、自社の記憶領域だけにデータを格納しておくことは危険視されています。

クラウド上にデータを保存する方法の例えとして挙げられるのが「銀行への預金」です。現金が手元にない以上、なくなってしまう可能性は否定できません。しかし、現在は多くの方が安全だと判断し、銀行への預金を行っています。

クラウドも100%安全なわけではありませんが、クラウドサービスが連携している各データセンターは万全のバックアップ体制を確立しています。複数のデータセンターを構えており、災害による物理的被害への対策も十分です。

データ漏えいの可能性は？

クラウドサービスのサーバーがサイバー攻撃の標的になることがあります。企業が利用しているクラウドサービスも例外ではありません。ハッキングやクラッキングなどの不正アクセスによってクラウド内のデータが漏えいしたり、改ざんされたりすることが考えられます。

顧客情報や従業員の個人情報と比較して、経費データは流出しても比較的損害の小さい情報と言えます。それでも、流出は好ましい事態ではありません。万が一改ざんされてしまった場合は、経営判断に支障がでることもあります。

もちろん、クラウドサービスのベンダー側もサイバー攻撃に対して万全の対策をとっています。代表的な対策が、IPアドレスによるアクセス制限や暗号化通信です。ベンダーの対策はセキュリティポリシーに明記されています。

それでも、クラウドサービスがサイバー攻撃に対して100%安全ではないことは事実です。しかし、多くのベンダーはクライアントのデータを外部から守るために堅牢なセキュリティ体制を整えています。自社運用のシステム環境を利用するよりも安全と言えるでしょう。

口座情報・クレジットカード情報流出の可能性は？

経費精算システムの中にはクレジットカードの支払い情報を取り込めるものもあります。FBデータを作成する機能が搭載されたものも一般的です。このことから、口座情報やクレジットカード情報が流出する可能性を懸念する声もあります。

金融機関情報を守るうえでも、データの暗号化が活用されています。クラウド型経費精算システムに残っている情報には暗号化が施されているため、悪意ある第三者が不正にアクセスしたとしても閲覧できません。不正アクセスそのものへの対策を含め、金融機関情報の流出を防ぐために二重の防壁が敷かれていることになります。

自社のセキュリティ対策も万全にすることが重要

上述したとおり、クラウド型経費精算システムのセキュリティも100%安全ではありません。しかし、それはオンプレミスでも同じことです。実際には、オンプレミスでクラウドサービスのような堅牢なセキュリティを整えようとしても現実的ではありません。

クラウドサービスを利用するうえでは、サービスのセキュリティに注目するとともに、自社のセキュリティの向上に努めることも重要と言えます。企業の運用方法によってクラウドサービスの安全性は大きく変わるのです。クラウドのセキュリティが堅牢とはいえ、利用者のセキュリティ意識やITリテラシーが低ければ安全とは言えません。

ID・パスワードの管理は最も基本的なセキュリティ対策です。役職に応じたアクセス制限、退職した従業員のアカウント削除など、企業の組織形態に応じた対策も求められます。領収書を電子化した場合は、不要な領収書を廃棄しておくことも物理的な情報流出を防ぐことにつながります。

クラウドのセキュリティを疑問視する声があるのは事実です。しかし、ベンダーのセキュリティレベルは年々向上してきています。もちろんリスクを完全に否定することはできませんが、それは自社システムでも同じことです。相対的に見れば、オンプレミスよりもクラウドのセキュリティの方が安全と言えます。さらに、クラウドサービスの利便性は捨て置けない魅力です。

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