多くの企業が経費精算の効率化に踏み切れない背景には「経費精算を効率化しても利益は生まれない」という理由があります。確かに、経費精算の効率化そのものは売上を生み出さないことは事実です。しかし、経費精算の効率化は間接的な利益を生み出すケースがあります。こちらでは、経費精算ソフトを導入し利益を増大させた成功事例をご紹介します。企業によっては営業力を強化するよりも経費精算を効率化するほうが先決かもしれません。経費精算ソフトの導入を検討しつつも決め手を見いだせていない方はぜひお読みください。

経理作業の効率化・ヒューマンエラーの減少

経費精算に係る経理作業の大半は定型的なルーティンワークです。従来は従業員から申請された経費を、手作業で会計ソフトに入力していました。単純な作業の連続に、多くの時間が費やされていたのです。

同時に手作業である関係上、入力のミスは避けられませんでした。申請内容の確認作業にも、多大な労力を要します。従業員に返還する経費の確認も経理部の時間を奪っていました。

経費精算ソフトを用いると、これらルーティンワークの作業時間が大幅に短縮されます。また、手作業の数値入力が少なくなるため、ヒューマンエラーが減少します。FBデータを出力すれば、振込作業にも時間がかかりません。

このことにより、正確なコスト・キャッシュフローの情報がスピーディーに更新されます。毎月の経費がどれくらいかかっているのか、無駄な経費がかかっていないかを把握することは、経営者にとって重要です。正確かつスピーディーに更新される数値に基づいた経営判断ができるようになります。

営業担当の負荷軽減

営業担当は経費を申請する立場のセクションです。訪問や出張が多い営業担当ほど、申請する経費が多くなります。

従来の申請作業では、申請書への記入作業のほか領収書ののり付け作業が発生します。煩雑な申請作業により、営業担当の時間が奪われていたのが事実です。ひとつひとつの作業は単純ですが、その手間と労力は営業担当のリソースを確実に圧迫します。

経費精算ソフトを導入すれば、処理をする経理部門だけではなく申請する側の営業担当の手間も減少します。スマートフォンやタブレットなどモバイルデバイスと連携したクラウド経費精算ソフトを導入すれば、場所や時間を選ばず経費申請可能です。電子帳簿保存法が改訂された現在では領収書を写真データで提出することもできるため、のり付け作業の手間から解放されます。

交通費の精算は、ICカード連携に対応した経費精算ソフトを用いれば大幅に効率化可能です。ICカードの利用履歴を読み込ませるだけで、乗車駅、降車駅、運賃といったデータがシステムに取り込まれます。移動の度に領収書を保管しておく必要もありません。

経費精算は営業担当にとっては単に「支払ったお金を取り戻すための仕事」であり、モチベーションの上がる作業ではありません。経費精算ソフトでスマートな申請が可能になれば、営業担当のストレスが軽減されます。本来の業務へと集中できるようになれば、業績にも好影響が現れるはずです。

コア業務に集中できる時間が生まれる

経理部門の本来の役割は経営判断に貢献することです。しかし、従来の経費精算方法では、ルーティンワークに追われ本来の役割を実施することができません。そのため、経理部門の業務が経費の記録・精算に終始している企業は少なくありません。

経費精算ソフトで業務を効率化すれば、上述した経理部門のコア業務に集中できる時間が生まれます。企業の利益増加へ間接的に貢献することも可能です。経理部門を「利益を生む部署」として機能させることができます。

また、単純作業の多くをソフトに任せられることから、経理部門の人件費を減らすこともできます。限られた人員で稼働しなければならない中小企業にとっては大きなメリットと言えるでしょう。他の業務と経費精算業務を同じ人員が兼任することもできます。

経費精算ソフトを使えば、それまでの経理部門の「在り方」を変えることも不可能ではありません。単に数字に強い人材がそろった経理部門から、企業のキャッシュフローを分析・改善する少数精鋭の強力な組織を作ることも可能です。

「経費精算を効率化しても利益につながらない」という考えは必ずしも正しくありません。従来の経費精算にどれだけのコストや手間が費やされているか検討してみましょう。非効率的な従来の経費精算には、多くの「見えないコスト」が費やされているのです。

経費精算ソフトを用い、大幅なコスト削減に成功した企業は少なくありません。経理部門が具体的な経営戦略を策定する部署に生まれ変わった例もあります。今回ご紹介したように、経費精算ソフトがもたらす好影響の範囲は営業担当や経営者にも及びます。単なる効率化ではなく、「利益を生み出すツール」として経費精算ソフトの導入をご検討ください。