経理業務の効率化・ヒューマンエラーの減少

従来の経費精算業務では、経理担当者が従業員から申請された経費を手作業で集計し、会計ソフトに入力していました。手作業が多ければ多いほど、入力ミスのリスクも高まり、確認に多大な労力を要します。アナログな作業に多くの時間が費やされていたのです。

経費精算システムを活用すれば、アナログな手作業を減らすことができます。申請時の規定チェックで不備を減らしたり、システムから出力したデータそのまま連携することで、銀行振込や仕訳入力もすばやく正確に行うことができます。経費精算システムの活用で、ヒューマンエラーを大幅に減らすことができるのです。

会社の支出をスピーディーに把握

経費精算がスムーズになると、会社の支出となる経費の金額やキャッシュフローの情報がスピーディーに更新されます。毎月の経費がどれくらいかかっているのか、無駄な経費がかかっていないかを把握することは、経営者にとって重要です。正確かつスピーディーに更新される数値に基づいて、経営判断ができるようになります。

経費を申請する側もラクになる

営業部は、経費を申請することの多いセクションです。訪問や出張が多い営業担当ほど、申請する経費が多くなります。

従来の経費申請では、申請書への記入のほかに、紙の領収書を台紙に貼って提出する作業が必要でした。紙の領収書をきちんと管理したうえで、出社して提出する必要があったため、その手間と労力は営業担当のリソースを確実に圧迫していました。

経費精算システムを導入すれば、経理部門だけではなく申請する営業担当の手間も減少します。スマホやタブレットなどモバイルデバイスと連携したクラウド経費精算システムを導入すれば、場所や時間を選ばず経費申請が可能になります。電子帳簿保存法が改訂された現在では、領収書を写真データで提出することができるため、毎回出社して紙の領収書を提出する手間もなくなるのです。

交通費の精算は、ICカード連携に対応した経費精算システムを用いれば、大幅に効率化が可能です。ICカードの利用履歴を読み込ませるだけで、乗車駅、降車駅、運賃といったデータがシステムに取り込まれます。移動の度に領収書を保管しておく必要もありません。

経費精算は営業担当にとっては単に「支払ったお金を取り戻すための仕事」であり、モチベーションの上がる作業ではありません。経費精算システムでスマートな申請が可能になれば、経費精算のストレスは軽減されるでしょう。本来の業務へと集中できるようになれば、業績にも良い影響が現れるはずです。

コア業務に集中できる時間が生まれる

経理部門の本来の役割は経営判断に貢献することです。しかし、従来の経費精算方法では、ルーティンワークに追われ本来の役割を実施することができません。そのため、経理部門の業務が経費の記録・精算に終始している企業も少なくありません。

経費精算システムで業務を効率化すれば、上述したような経理部門のコア業務に集中できる時間が生まれます。企業の利益増加へ間接的に貢献することも可能です。経理部門を「利益を生む部署」として機能させることができます。

また、限られた人員で稼働しなければならない中小企業にとっても、経費精算システムは非常に有効です。経理が他の業務を兼任しているような少人数の組織でも、システムを活用することで経費精算の業務負荷を減らすことができるでしょう。

経費精算システムを使えば、それまでの経理部門の「在り方」を変えることも不可能ではありません。単に数字に強い人材がそろった経理部門から、企業のキャッシュフローを分析・改善する少数精鋭の強力な組織を作ることも可能です。

経費精算システムを用い、大幅なコスト削減に成功した企業は少なくありません。経理部門が具体的な経営戦略を策定する部署に生まれ変わった例もあります。単なる効率化ではなく、「利益を生み出すツール」として経費精算システムの導入をご検討ください。

月額1,500円から使える経費精算システム「経費BANK」

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、電帳法・インボイス制度に標準対応した経費精算システムです。

経費や交通費の申請・精算ができるだけでなく、取引先への支払業務（請求書の処理）、会計ソフトへの仕訳連携などをワンストップで行うことができ、5ID月額1,500円からスタートできるので、低コストで導入が可能です。この機会にぜひ、「経費BANK」で経理業務を見直してみませんか？

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