「CSV」というファイル形式をご存知でしょうか。アイコンや開いた際の表示がExcelファイルと似ているため、Excelファイルと同一視している方が多いかもしれません。しかし、CSVはその汎用性の高さから、データの集計・分析で活用されています。CSVへの理解を深めれば、経費精算ソフトをさらに便利に活用できます。こちらでは、CSVファイルの概要やExcelファイルとの違い、具体的な活用方法についてご案内します。

CSVとは

CSV(Comma Separated Variables)はファイル形式の一種です。メモ帳などのテキストエディタ、もしくはExcelなどの表計算ソフトで開くことができます。CSVの特徴についてお話しします。

テキストファイルの一種
Excelで開けることから、CSVはExcelファイルと混同されがちです。しかし、実際には文字列で構成されたテキストファイルに過ぎません。CSVが「Comma Separated Variables」の略であることからもわかるとおり、テキストエディタで開くと各文字列はカンマで区切られています。

会計データなどをCSV形式で出力した場合、テキストエディタで開くと各項目や金額がカンマで区切られて表示されます。また、テキストエディタでCSVを作成することも可能です。ただし、作業効率の点からCSVを編集する際は専用のCSVエディタを用いるのが一般的です。

同じようなファイルとして「TSV(Tab Separated Values)」があります。CSVの文字列がカンマで区切られているのに対し、こちらはタブで文字列を区切っているのが特徴です。

Excelで編集可能
通常のWindows PCではCSVファイルをダブルクリックするとExcelが起動します。ExcelでCSVファイルを開くと、テキストエディタ上の表示ではカンマで区切られていた内容がセルに入力された状態で表示されます。そのまま、CSVをExcelで編集することも可能です。

Excelファイルとの違い

Excelで開いた場合、CSVファイルの外観は通常のExcelファイルと同じです。CSVファイルとExcelファイルの違いはどこにあるのでしょうか?

CSVファイルの実態は、上述したとおりテキストファイルです。テキストファイルには、文字に装飾が施されないというルールがあります。構成を極力シンプルにすることで、さまざまなアプリケーションで扱える汎用性を実現しているのです。

対して、Excelファイルには文字列の他、書式が含まれています。代表的なものが、フォントや文字の色、セルの色などです。Excelのこうした書式は、CSVファイルへの変換時にはそぎ落とされてしまいます。

このため、Excelファイルの情報は完全にCSV形式に変換できるわけではありません。また、CSVファイルをExcelで開く際も、双方の数値の認識方式の違いから意図した表示内容にならないことがあります。このように、ExcelファイルとCSVファイルには完全な互換性はありません。

CSVの使い道

CSVの魅力は汎用性の高さです。多くのアプリケーションがCSV形式でのデータ出力、またCSV形式でのデータ取り込みに対応しています。

Excelファイルは書式やグラフを組み込めますが、基本的にExcelでしか使えません。他のアプリケーションにExcelデータをそのまま移すことはできないのです。対して、CSVを用いれば複数のアプリケーション間でデータを交換することができます。

具体的な例が、ExcelとAccess間のデータのやり取りです。また銀行のWebシステムにデータをアップロードする際にもCSVが求められます。顧客とのやり取りでも先方がExcelを使用していない場合は、CSV形式のデータが求められることがあります。

経費精算ソフトでのCSVの使い方

経費精算ソフトでもCSVは活躍します。代表的な使い方を2つご紹介しましょう。

バックアップ
CSVは非常にサイズが小さい形式です。そのため、会計データのバックアップ形式として適しています。多くの経費精算ソフトはCSV形式の出力に対応しているため、システムを変更する際にはあらかじめCSV形式でバックアップをとっておくとスムーズです。

帳簿出力
帳簿のデータをCSVで出力し会計ソフトやExcelで開けば、支出の分析が簡単にできます。経費を使用した人・部門、金額、区分に応じて集計できるため、経費管理が大幅に効率化されます。

経費精算ソフトや会計ソフトを使うのであれば、CSVはぜひ理解していただきたいファイル形式です。具体的には、複数のアプリケーションでデータを共有する際にその利便性を感じていただけるはずです。経費精算ソフトを導入する場合はCSVを活用し、分析や集計、銀行Webサービスへのデータ提出にお役立てください。