多くのクラウド経費精算ソフトは、領収書の写真アップロードに対応しています。さらに電子帳簿保存法に対応すれば撮影した領収書は廃棄可能となり、従来のように紙の管理コストに頭を悩ませる必要はありません。こちらでは、電子帳簿保存法の概要や電子保存の始め方、実際に領収書を廃棄する際の方法についてお話しします。

注)本記事の内容は2019年6月時点の情報です。詳細は専門家等に確認のうえご判断ください。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類の「電子保存」を認める法律です。「電子保存」とは、スキャンした画像データでの保存を意味します。また、最初からコンピューターで作成された画像の保管も電子保存に含まれます。

会計処理で取り扱う契約書、請求書、領収書といった書類はスキャンしたデータでの電子保存が可能です。従来は取引や経費発生のたびに発生する書類の管理コストが問題になっていました。現在は一定の要件のもとで電子保存された書類が認められ、原本を廃棄することができます。

電子帳簿保存法は制定以降何度か改正が行われています。そのたびに、電子保存に関する要件緩和が行われてきました。今後も要件緩和や、電子保存できる書類範囲の拡大が期待されています。

最新の正確な法律内容については、国税庁にご確認ください。実際に国税関係書類の電子保存を実施する際には、税理士や税務署など専門家に相談すると確実です。

書類廃棄に向けた手順

実際に国税関係書類の電子保存を行うまでの簡単な手順をご案内します。

承認申請
電子保存を開始する前に、承認申請が必要です。具体的には以下の書類を所轄の税務署に提出する必要があります。

・国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
・承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類
・承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し)
・申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類
引用:https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/3030_01.htm

承認申請書は国税庁のホームページからダウンロードできます。また、電子計算機処理システムの概要を記載した書類は、自社開発ではないクラウド経費精算ソフトを用いる場合原則として不要です。

申請の期限は電子保存を開始する日の3カ月前です。つまり、申請3カ月以降に発行された書類から電子保存できる、ということになります。

使用できるスキャナの条件
電子帳簿保存法での「スキャナ」の定義は「紙を電子データに変換できる装置」です。2016年の法改正以前は原稿台と一体になったスキャナのみが認められていましたが、改正以降はスマートフォンやデジタルカメラで撮影した書類の保存が容認されています。また、画像については「解像度200dpi以上」「フルカラー」という条件も設定されています。

なお、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータの保存が認められているのは、2016年の改正後に承認申請を行っている場合です。改正以前に申請して以降再申請を行っていない場合は、スキャナや複合機でスキャンしたデータのみが許可されます。

領収書の廃棄方法

要件に従って電子化した領収書は廃棄可能です。しかし、法人の経営に関わる書類である以上、そのまま燃えるゴミとして廃棄するのは適切ではありません。不要の領収書を廃棄する際の代表的な方法をご紹介します。

シュレッダーを使う
シュレッダーの使用は自社で書類を廃棄する代表的な方法です。コンパクトなシュレッダーであれば安価で購入できます。ただし、裁断が荒いシュレッダーを使用すると記載内容がわかってしまうことがあるため注意が必要です。領収書が多い場合は、裁断作業自体に時間がかかります。

書類廃棄サービスの利用
事業者向けの書類廃棄サービスを利用する方法もあります。サービス業者によって引き取られた書類は薬品で溶解されるため、機密性は守られます。自社で廃棄する場合と比較して手間もかかりません。段ボール1箱分の書類で2,000円程度の費用が発生しますが、手間や情報流出を避けるには便利なサービスです。

書類の廃棄は自己責任で

領収書を含め書類を廃棄する際は本当に廃棄してもよいのかよく判断してください。2016年の改正内容でスキャン保存が認められているのは契約書、請求書、領収書のみです。その他の書類については、コンピューターで一貫作成したデータしか認められていません。

契約書や請求書については重要度が高いものを厳選し紙の書類を残しておくのもひとつの方法です。税務署とのやり取り以外で必要になるケースが考えられます。

領収書をデータで残しペーパーレス化できる点はクラウド経費精算ソフトを導入する大きなメリットのひとつです。電子帳簿保存法の要件を確認しなければならない点や申請に手間や時間がかかることは難点ですが、税理士など専門家のサポートがあればスムーズに進められます。領収書の写真アップロードに対応した経費精算ソフトを導入する場合は、ぜひペーパーレス化を実施してください。