社員による経費の水増しはどの企業でも起こり得る問題です。こちらでは、経費水増しの事例や防止のための取り組みについてご紹介します。

頻発する経費水増しの事例

会社での経費水増しは「交通費の水増し」「領収書の改ざん」の2パターンが代表的です。

交通費の水増し
通勤や顧客先への訪問、出張など、業務上発生した交通費に関しては最低限の額しか経費として申請できません。一方で、通常よりも交通費がかかる「架空の移動ルート」をねつ造し、実際に支払った交通費よりも高い金額を経費として申請する例が多発しています。特に、日常的に発生する通勤の交通費が水増しされていると、不正受給額が大きく膨れ上がることもあります。

領収書の改ざん
金額の妥当性を確かめることが難しい飲食費、接待費の経費申請では、領収書の金額を改ざんする不正が多発しています。また、領収書原本の写しを作り、日付を改ざんして提出する例も少なくありません。社員は実際に支払った額と不正に得た金額の差額を着服します。確認のために都度店舗に連絡することは現実的ではないため、発覚がしにくいです。

「少しの水増しは避けられない」という意識は危険

経費水増しを完全に防止することは簡単ではありません。どれだけ確認を徹底しても、顕在化していない水増しがある可能性は否定できないでしょう。だからといって、「水増しは仕方ない」「起こっていたとしても少しの金額だろう」という考えは危険かもしれません。

一件の水増しによる被害額は高くても数万円程度です。しかし、一度水増しをした社員は往々にしてその後も複数回の水増しを繰り返します。繰り返すたびに金額がエスカレートしていくことも少なくありません。

過去に企業で起きた数百万円単位の不正受給事例も、最初は小さな金額の水増しから始まっています。水増しを一度でやめるような社員は、そもそも水増しをしないのです。小さな被害額だからといって水増しを放置すると、大きな問題へ発展する可能性が生じるのです。

経費水増しを放置することによる悪影響

経費水増しを放置するとさまざまな弊害が起こります。経費水増しによる代表的な悪影響をご紹介します。

起業資金の流出
水増しされた金額は「実際に発生しなかった経費」です。これは、通常の経費のように「利益に貢献するための損失」ではありません。水増しされた金額は、企業にとってそのままロスにつながります。

利益を正確に算出できない
水増しによって財務状況の確認が不正確になります。これにより、誤った経営判断を下してしまう可能性があります。また、銀行から融資を受ける際、返済期間の根拠となるのは会社の利益額です。このことから、水増しによる影響は社内にとどまらず、社外にも及びます。

脱税行為になる危険性
費用の過大申告は脱税の代表的な手口です。一部の社員による水増しだったとしても企業の法的責任が問われ、脱税行為になってしまう可能性があります。脱税が報道された場合、社会的イメージの失墜は免れません。

水増しが発生しやすい状況

水増しが企業内で発生しやすいのは以下のような状況です。

経営層の警戒心がない
経営層にとって少額の水増しに意識が向きづらいのは事実です。しかし、経営層に警戒心が根付いていない文化は水増しの温床になりかねません。上述したように、「多少の水増しは仕方ない」という経営層の意識は望ましくありません。

また、社員と密接にかかわっている経営層ほど「うちの社員に限ってそんなことは起こり得ない」と考えているケースがあります。水増しをしていない社員が大多数だとしても、一部の水増しをしている社員によって他の社員が被害を受けかねません。正当に経費を申請している社員のためにも、性善説に偏りすぎずシビアな意識を持つことが大切です。

経理部門のリソース不足
経費の妥当性を確認することは、経理部門の業務のひとつです。しかし、経理部門のリソースが不足している場合は、内容の妥当性に関わらず経費申請が通過してしまう状況が生まれます。月末月初は経費申請が殺到し、経理部門のリソースが不足しがちな時期です。非効率的な経費精算を行っている場合、水増しの申請が通過するケースが多くなってしまいます。

経費精算システムの導入で水増しを防止

経費精算システムによって経理作業を効率化すれば、水増しの防止効果も期待できます。

ICカード・クレジットカード連携による不正防止
経費精算システムによっては、ICカードやクレジットカードからのデータ取り込みに対応しています。カードそのものに登録されているデータは、領収書のように社員による改ざんはできません。また、申請後に社員側で内容を編集することもできません。

経理作業効率化によるチェックリソースの確保
経理部門のリソース不足も、水増しが起こるひとつの要因でした。経費精算システムを用いれば、定型作業が自動化され、申請額の妥当性を確認するためのリソースが生まれます。

経費の不正申請が引き起こされていたひとつの要因は、従来の非効率な経費精算です。経費精算システムを導入することで、経費水増しを防止できます。水増しを防ぎ、会社の財務状況を健全に保ちたい場合は、経費精算システムの導入をご検討ください。