ビジネスではさまざまなソフトウェアが活用されています。近年はパッケージ型や専用システムではなく、「SaaS」を導入する例が増えてきました。こちらでは、「SaaS」の概要やSaaS型経費精算システムの魅力についてご紹介します。

SaaSとは

「SaaS」とは「Software as a Service」の略であり「サービスとして提供されているソフトウェア」を意味します。従来、ソフトウェアを利用するためにはパッケージを購入する必要がありました。SaaSはベンダーが提供しているサービスとしてのソフトウェアであり、インターネット経由で利用できます。
パッケージ方式のソフトウェアと提供方式は違いますが、使用感は遜色ありません。また、近年はさまざまなソフトウェアがSaaSとして提供されています。インターネットを利用しているという特徴から、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットで利用できるソフトウェアも少なくありません。
多くのSaaSは月額の課金制で提供されていますので、パッケージに比べて初期コストが安い点が特徴です。SaaSの登場により、ソフトウェアは購入する時代から利用する時代に変化したといわれています。

ASPとの違いは?
SaaSと似た言葉に「ASP(Application Service Provider)」があります。こちらは、アプリケーション(ソフトウェア)サービスの提供者、もしくはサービスそのものという意味合いが強く、SaaSと一般的な意味の違いはありません。ASPはSaaSが普及する前に同様のサービスを指す言葉として使われていました。

SaaSに共通するメリット

SaaSとして提供されているサービスは多岐にわたります。以下では、SaaSに共通していえるメリットについてご紹介します。

導入ハードルの低さ
一般的なSaaSは月額制で提供されています。初期費用は安価であるケースがほとんどです。社内システムのように専用のサーバーを導入する必要もありません。初期コストが低いことから、導入ハードルが低いと考えられています。

スピーディーに利用開始可能
ベンダーは契約締結後すぐに利用できる状態でSaaSを提供しています。パッケージ版のソフトウェアや社内システムのように細かな設定は必要ありません。急にソフトウェアが必要になった場合にも対応できます。

運用の手間がかからない
更新やバックアップなど、社内で抱えているシステム・ソフトウェアでは運用の手間が発生します。SaaSであれば、こうした運用はすべてベンダーに任せられます。

SaaSの種類

以下では主にビジネス用途で使われている代表的なSaaSの種類をご紹介します。

チャットツール
社外や社内におけるやり取りにはメールや電話を用いるのが一般的でした。一方で、些細なやり取りだけで多くの時間を要していたのも事実です。ビジネス用のチャットツールを用いれば、メールや電話よりもスムーズにやり取りができます。

タスク管理ツール
業務では複数人でプロジェクトを進めることも少なくありません。マネージャーは各社員のリソース状況を確認したうえで作業にアサインします。それぞれの進捗を確認したい場合、タスク管理ツールを用いると便利です。ツール上には一人ひとりが抱えているタスクが表示されます。多くのビジネス用SaaSでは、このように情報を複数人で共有できます。

営業管理ツール
営業活動の管理においては、専用のツールが広く活用されています。顧客の情報や過去に行った営業活動の履歴が確認できます。適切なタイミングで顧客にメールを配信する機能が搭載されたツールもあります。

企業での普及目覚ましいSaaS

近年、ビジネスにおけるSaaS利用が目立っています。その最たる理由は導入コストが低いことです。パッケージソフトウェアや社内システムを導入する場合と比較して大幅に初期コストを抑えられます。そのため、企業の資金力にかかわらず、便利なソフトウェアを気軽に導入できるようになりました。
さらに、セキュリティ上の懸念が払しょくされてきたことも普及の理由のひとつです。当初は社内データをベンダーのサーバーに預けることから、情報漏えいの危険性が指摘されセキュリティ面でリスクがあると考えられていましたが、現在は各ベンダーが堅牢なセキュリティ体制を構築しており、安全レベルは極めて高いと考えられています。

経費精算システムは多くの企業が利用しているSaaS

経費精算システムはとりわけ多くの企業が利用しているSaaSです。経理業務はどの企業でも発生します。加えて従来の経理業務は効率面で大きな問題を抱えていることから、経費精算システムの導入で効率化したいというニーズは少なくありません。
さらに、クラウド型経費精算システムであれば、申請をスマートフォンやタブレットで行うことも可能です。電子帳簿保存法が改正された現在、スマートフォンで撮影した領収書も有効になっています。どこでも、いつでも、端末を選ばず利用できるSaaSは、経費精算と相性が良いといえます。
SaaSは多くの企業で業務効率化に貢献しています。月額のコストは発生しますが、業務とマッチングの良いSaaSを選ぶことでそれ以上の大きな効果を得られるでしょう。経費精算に時間がかかっている場合は、ぜひ経費精算のSaaSを利用してみてください。