経費精算システムの選び方とは？

経費精算システムの提供形態

経費精算システムには主に「パッケージ型」「基幹システム連携型」「クラウド型」の3種類の提供形態があります。それぞれの特徴を確認して、自社にあったシステムを選ぶ際の判断基準にしましょう。

パッケージ型

パッケージ型は、家電量販店やオンラインで、CD-ROMなどに入ったソフトウェアを購入する形式です。購入したソフトウェアを、パソコンにインストールして使用します。

買い切り型なので、一度購入すればその後は料金がかからない点が特徴です。ただし、1つのパッケージでインストールできるパソコンの台数に制限があるため、人数分のパッケージを購入する必要があります。経費精算システムの利用人数が多い場合は、初期コストが高額になります。

基幹システム連携型

社内にある基幹システムと連携する形式です。顧客管理システムや人事管理システムなど、基幹システム内のデータと連携して処理を行います。

人事管理システムと連携すれば、人事異動の反映や経費承認ルートの設定を自動化できるなどのメリットがありますが、会社ごとにオーダーメイドするシステムであることから初期コストは非常に高額です。導入時に数百万円～数千万円の開発費用が発生するため、規模の大きい企業向けの導入形態と言えるでしょう。

クラウド型

クラウド型は、ベンダー（提供元）のサーバー上にあるソフトウェアを、インターネット経由で利用する形態です。個々のパソコンにソフトウェアをインストールする必要がなく、現在提供されている経費精算システムの多くがこのクラウド型となっています。

基本的には利用人数に応じた月額制となっており、ソフトウェアの更新やバックアップはサービスの一環としてベンダーが行います。

初期コストが抑えられるため、はじめてシステム導入を行う企業や、中小企業でも利用しやすい形態です。

経費精算システム選択の基準

経費精算システムを選ぶ際に、どのような基準から検討するとよいのでしょうか。代表的な選択基準をご紹介します。

経費精算機能の充実度を確認する

機能の充実度はもっとも重要な判断材料です。経費精算システムの機能にどんなものがあるか知り、業務効率化につながる機能を搭載したソフトウェアを選びましょう。クラウド型の場合はオプションで機能を追加できるものもあります。

機能が増えるごとにコストが大きくなっていくため、自社に必要な機能を見極めることは重要です。経費精算システムの機能としては以下のようなものが挙げられます。

ICカード・クレジットカード連携

交通系ICカードやクレジットのカードの決済情報を読み取り、経費として申請できる機能です。交通費精算や飲食費・接待費などの精算が大幅に効率化します。

承認フロー作成

経費の区分や申請金額に応じて、異なる承認ルートを作成する機能です。担当者が不在の際、代理人が承認できるルートがあると便利です。

FBデータ・仕訳データの出力

FBデータ（ファームバンキングデータ）は、複数の銀行振込を一括で行う際に必要なデータです。経費精算システムがFBデータの出力に対応していると、経費の支払いをまとめてスムーズに行うことができます。また、会計ソフトに対応した仕訳データを出力する機能が備わっていれば、会計ソフトへの仕訳入力の手間が大幅に削減できます。

電子帳簿保存法などの法令対応

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用すれば、領収書やレシートなどの証憑を電子データで保存でき、紙の原本は破棄することができます。複数拠点がある企業は、紙の領収書を郵送する手間がなくなりますので、大きな業務改善につながるでしょう。

導入費用を確認する

経費精算システムのコストは上述した提供形態によって大きく変わります。パッケージ型の場合は、インストールするパソコンや利用する社員が多いと、導入時のソフトウェア購入費が高額になります。

基幹システム連携型はカスタマイズ性に優れますが、最大で数千万円程度の費用が発生するため簡単には導入できません。システム開発が必要で、導入にあたって時間もコストもかかるため、長期的な導入計画や予算が必要です。また、基幹システム連携型の場合は、導入後も運用保守のために費用がかかるケースが多く見られます。

月額課金制となっているクラウド型は、比較的にコストをかけずに導入が可能です。パソコンへソフトウェアをインストールする必要がなく、複数拠点でも手軽に導入することができます。クラウド型経費精算システムの中でも、製品によって導入時に初期費用がかかるもの・かからないものがあるため、あらかじめ料金形態を確認しておきましょう。

サポート体制を確認する

システム導入には障害やトラブルはつきものです。業務で使用するソフトウェアである以上、万が一の際に利用できるサポートがあるかどうかも重要な判断基準になります。

クラウド型の場合、サービスの一環としてサポートが提供されているものが一般的です。パッケージ型の場合も、通常はメーカーのホームページなどから問い合わせできますが、基幹システム連携型でオンプレミスの場合は、別途保守契約などを結んでいないと、サポートが受けられない可能性があります。

セキュリティを確認する

パッケージ型や基幹システム連携型の場合は、基本的に社内ネットワーク上でシステムが稼働する形となりますが、クラウド型の場合はインターネットを経由してシステムを利用するため、セキュリティ面も重要となります。

IP制限や閲覧制限がかけられるかどうかなど、自社で必要なセキュリティの条件を満たしているか、製品の仕様やベンダーのセキュリティポリシーを確認するようにしましょう。

まずはシステムベンダーに相談を

クラウド型、パッケージ型など形態にかかわらず、現在は多くの経費精算システムが存在しています。経費精算システムをこれまで使ったことがない場合、自社に必要な機能がイメージできないかもしれません。

法人向けのソフトウェア、サービスでは営業担当と話す機会を設けることができます。不安点やわからないことがあれば、営業担当に質問して解消しておきましょう。そもそもどんな機能が必要かわからない場合も、経費精算の問題点を話すことで最適なサービスの提案が受けられるかもしれません。

トライアルで使用感を把握

クラウド型の経費精算システムを導入する前にぜひ行っていただきたいのが、トライアルでのソフトウェア利用です。期間限定で、無料で使用感を確かめることができます。経費精算システムはそれぞれ使用感が細かく異なっているため、多くのソフトをトライアル導入し、自社に合ったものを探してみてはいかがでしょうか。

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