法人向けソフトウェアの中でもとりわけ選択肢が多い経費精算システム。はじめて導入する場合は、どれを選べばよいのかわからなくなってしまうかもしれません。今回は、経費精算システムの選び方について詳しくご紹介します。

経費精算システムの提供形態

経費精算システムには主に「パッケージ型」「基幹システム連携型」「クラウド型」の3種類の提供形態があります。それぞれの特徴はソフトを選ぶ際の判断基準になるでしょう。

パッケージ型
パッケージ型はCD-ROM、DVD-ROM、あるいはダウンロードコードなどで販売されている形式です。家電量販店などで販売されている形式がパッケージ型に該当します。購入したソフトウェアをパソコンにインストールして使用します。
買い切り型であり、通常は一度購入すれば料金は発生しません。ただし、後述するクラウド型と比較すると高額な購入費用が発生します。

基幹システム連携型
基幹システムはその名のとおり社内業務の基幹を担うシステムです。在庫管理や顧客管理、人事管理などのデータと連携されており、経理データが自動的に処理されます。会社のニーズに合わせて細かなカスタマイズも可能です。
こうしたメリットの一方で、会社ごとにオーダーメイドするシステムであることから初期コストは高額です。数百万円~数千万円のコストが発生します。基本的には資金力があり、初期コストの回収が容易に見込める企業向けの提供形態です。

クラウド型
クラウド型はベンダーのサーバーにあるソフトウェアをインターネット経由で利用する形態です。個々のパソコンにインストールする必要はありません。月額制での利用が基本であり、ソフトウェアの更新やバックアップはサービスの一環としてベンダーが行います。

経費精算システム選択の基準

経費精算システムを選ぶ際に、どのような基準から検討するとよいのでしょうか。代表的な選択基準をご紹介します。

機能の充実度
機能の充実度は最たる判断材料です。経費精算システムの機能にどんなものがあるか知り、業務効率化につながる機能を搭載したソフトウェアを選びましょう。クラウド型の場合はオプションで機能を追加できるものもあります。
機能が増えるごとにコストが大きくなっていくため、自社に必要な機能を見極めることは重要です。経費精算システムの機能としては以下のようなものが挙げられます。

ICカード・クレジットカード連携
ICカード・クレジットのカードの決済情報を読み取り、経費として申請できる機能です。交通費精算や飲食費・接待費などの精算が大幅に効率化します。
承認フロー作成
経費の区分ごとに違う承認ルートを作成する機能です。担当者が不在の際、代理人が承認できるルートがあると便利です。
FBデータの出力
FBデータ(ファームバンキングデータ)は、複数の振込を一括で行う際に必要なデータです。経費精算システムがFBデータの出力に対応していると、経費の支払業務が大幅に楽になります。

費用
経費精算システムのコストは上述した提供形態によって大きく変わります。基幹システム連携型はカスタマイズ性に優れますが、最大で数千万円程度の費用が発生するため簡単には導入できません。インストールするパソコンや利用する社員が多い場合は、パッケージ型でも多くのコストが発生します。クラウド型は月額で課金されます。

サポート
システムに障害やトラブルはつきものです。業務で使用するソフトウェアである以上、万が一の際に利用できるサポートがあるかどうかも重要な判断基準になります。
クラウド型の場合、サービスの一環としてサポートが提供されているものが一般的です。パッケージ型の場合も、通常はメーカーのホームページなどから問い合わせできますが、自社システムの場合、サポートの人員も自社で用意しなければなりません。

セキュリティ
クラウド型をセキュリティの観点から選ぶ場合は、ベンダーのセキュリティポリシーを確認しましょう。自社システムの場合は、予算やリソース次第で堅牢なセキュリティ体制が実現可能です。

営業担当からの説明で詳細を確認する

クラウド型、パッケージ型など形態にかかわらず、現在は多くの経費精算システムが存在しています。資料だけではソフトの使用を細かく知ることは困難です。経費精算システムをこれまで使ったことがない場合、自社が必要な機能もイメージできないかもしれません。
法人向けのソフトウェア、サービスでは営業担当と話す機会を設けることができます。不安点やわからないことがあれば、営業担当に質問して解消しておきましょう。そもそもどんな機能が必要かわからない場合も、経費精算の問題点を話すことで最適なサービスの提案が受けられるかもしれません。

トライアルで使用感を把握

クラウド型の経費精算システムを導入する前にぜひ行っていただきたいのが、トライアルでのソフトウェア利用です。期間限定で、無料で使用感を確かめることができます。経費精算システムはそれぞれ使用感が細かく異なっているため、多くのソフトをトライアル導入し、自社に合ったものを探してみてはいかがでしょうか。