知っておきたい「出張旅費規程」のルール

出張旅費規程とは

出張旅費規程とは、会社が出張経費に関して定めるルールのことで、就業規則の一部として取り扱われます。

会社ごとに「出張」の定義や旅費の種類、出張費用・日当の取り扱いなどについて定められており、従業員への経費精算もこの規程に沿って行われます。

出張旅費規程の作成は義務ではありません。出張が日常的に行われる会社でも、出張旅費規程が作成されていない例はあります。しかし、出張旅費規程で定められた出張手当は課税対象外となるため、節税効果も得られることから、多くの企業が出張旅費規程を作成しています。

出張旅費規程の作成方法

企業によって出張旅費規程の内容は異なります。一般的には以下のようなポイントに沿って作成されます。

「出張」の定義を明確にする

原則として、「出張」とみなされる業務を定義づける必要があります。企業によって定義は違いますが、長距離の移動や宿泊を伴う業務を出張とするのが一般的です。多くの企業は、勤務地から直線距離で100kmを超える距離の移動を出張として定義しています。

そのほか、特定の移動手段を出張とみなす条件に加える場合もあります。代表的なものとしては、新幹線や飛行機を利用した場合は出張とするものです。

支給額を決める

出張旅費規程では、支給額についてもルール化します。一般的に「出張費用」に含まれるのは、交通費・宿泊費、また役職に応じて支払われる日当・手当です。多くの場合、出張日数や移動距離に応じて上限額を設定します。

支給額の決め方については各企業に一任されています。ただし、高すぎる金額を設定すると税務調査で妥当だと判断されず、経費にならない可能性があります。実際の宿泊費や交通費の相場に基づいて定めるようにしましょう。

求められる手続きの内容を定める

出張の際に必要な手続き内容について規程内に明記し、出張費の支給方法についても定めておきます。

出張費の支給方法は、距離や移動手段などに応じて費目ごとに決まった金額を支給する定額支給と、実際にかかった費用を精算する実費支給の2種類です。定額支給の場合は経理の業務負担が少なく済み、実費支給の場合は経理処理が煩雑にはなりますが、正確な経費の把握が可能です。

また、出張旅費は高額になりやすいことから、あらかじめ仮払金を支給する企業が多く見られます。仮払金を支給した場合は、従業員が出張から帰ってきた後に精算し、余った仮払金の返却（戻入）する・不足金の支給を行うなど、詳細な手続きを決めておきましょう。

出張旅費規程の注意点

出張旅費規程は、作成しただけで正当性を認められるわけではありません。有効な規程として用いるためには注意しなければならないことがあります。

対象者を限定することはできない

出張旅費規程は全社員が対象でなければなりません。一般社員だけではなく、役員も例外なく出張旅費規程の対象です。全社員に適用されることを想定し、妥当なルール、支給額設定を行う必要があります。

出張報告書が必要

日当・手当は交通費・宿泊費以外の費用を補填するために定額で支払われる経費です。出張先での食費や交際費として使用され、決済時の領収書がなくても経費として申請可能です。代わりに、出張時に職務を全うし、その必要経費として支払ったことを証明する出張報告書の提出が求められます。

正式な規程としての承認を得る

正式な社内規程として認められるためには、株主総会、取締役会などによる承認が必要です。

出張旅費規程を定めるとどのようなメリットがある？

出張旅費規程は企業にいくつかのメリットをもたらします。主なメリットを以下でご紹介しましょう。

出張手当は非課税

出張手当・日当は、通常の給与や役職手当等とは違い、給与課税の必要がありません。そのため、出張が多い会社ほど節税効果が見込めることなります。逆に出張旅費規程を作成せずに日当や手当を支払うと、課税対象になってしまいます。

定額支給による経費処理の効率化

出張の多い会社では、精算業務が手間になってしまうケースも多いでしょう。出張旅費規程で基準を定めたうえで定額支給を行えば、経費処理の大幅な効率化が可能です。ただし、定額支給の場合は、実際にかかった金額や用途が正確に把握できません。メリットとデメリットを理解したうえで、定額支給か実費支給かを決めるようにしましょう。

経費精算システムで出張手当の支給をかんたんに

出張旅費規程を作成したうえで経費精算システムを導入すると、出張費の処理がさらにかんたんになります。経費精算システムに出張旅費規程の内容を登録しておけば、移動先、交通機関、役職などから自動的に出張手当の算出が可能できるため、ヒューマンエラーを減らすこともできます。

最初に出張の定義や経費の支払いルールを出張費旅費規程としてまとめておけば、その後の経理処理が大幅に簡略化できます。出張が多い会社ほど、この恩恵は大きいはずです。経費精算システムの導入で、従業員への振込も効率化できるため、出張が日常的に行われている企業の方は、出張旅費規程の作成と経費精算システムの導入をご検討ください。

出張費精算や手当計算がかんたんにできる経費精算システム

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、出張時の手当額をかんたんに自動計算することができる経費精算システムです。

自社の出張旅費規程に合わせた条件設定が可能で、役職や出張先地域などから手当額を自動で計算。経費申請・承認から銀行振込用のFBデータ作成まで、ワンストップで行うことができます。この機会にぜひ、「経費BANK」で経費精算業務を効率化してみませんか？

「経費BANK」の出張旅費精算機能について詳しくはこちら

出張旅費規程とは？かんたんにわかるQ＆A

出張旅費規程とは？

出張の定義や出張手当の金額など、出張費用に関するルールや基準を定めたものです。出張旅費規程で定めた出張手当は課税対象外となるため、作成することで節税効果が見込めます。

出張旅費規程でどんな内容を定めればよい？

会社によって異なりますが、出張の定義、交通費や宿泊費の上限額、出張手当、出張費の申請・精算方法などを定めます。