スマホ対応の経費精算システム導入のメリットと注意点

スマホ対応の経費精算システムを導入するメリット

外出先から経費申請ができる

従来の経費精算では、Excelや手書きの申請書を使用する方法が主流で、申請書を提出するためだけに出社をしなくてはならないケースもありました。時間が経過してしまうと、社員が経費申請を忘れてしまうリスクも出てきます。

スマホ対応の経費精算システムであれば、いつでもどこでも経費申請が可能です。電車やタクシーなどの移動時間を利用して申請でき、支払った後すぐに経費申請ができるため、申請漏れ・申請忘れも防止できます。

承認もスムーズに

経費精算システムの中には、スマホから経費承認が可能なものもあります。

承認者が出張等で社内にいない場合でも、外出先からスマホで申請内容を確認してそのまま承認することができ、承認作業も効率化されます。

領収書を写真で提出できる

経費申請の際に面倒なのが、領収書原本の貼り付けです。経費精算をする社員は領収書を保管し、申請書に貼って提出する作業が発生します。貼り付け自体は大変な作業ではありませんが、領収書の枚数が多ければ管理の手間が発生しますし、紙の原本を提出するために必ず出社しなくてはいけません。

一方でクラウド経費精算システムの多くは、写真やPDFデータでの領収書提出に対応しています。支払い後すぐに領収書の写真を撮影して提出すれば、領収書を保管しておく必要はありません。提出した写真が原本となるため、領収書の紛失リスクもなくなります。

紙ベースの申請がなくなるので、経理部門にとっては書類の管理コストから解放されるというメリットもあります。また、領収書は7年間の原本保存が定められていますが、このように写真やPDFデータで「電子保存」することで、保管場所という問題に頭を悩ませる必要もなくなります。

この「電子保存」の恩恵を受けるためには、電帳法に対応しているクラウド経費精算システムが必要です。また法的に有効な領収書データとして認められるためには、画像の大きさ、解像度などさまざまな要件があります。経費精算システムによって各要件への対応は異なるため、実際に導入する際には確認が必要です。

スマホで経費精算システムを利用する際の注意点

対応OSを確認する

一口に「スマホ対応」「マルチデバイス対応」といっても、その仕様はクラウドサービスによって異なります。

一般的には、Windows、Mac OSの両方に対応している経費精算システムが多く見られますが、事前に必ず確認しましょう。念のため、各OSの対応バージョンまで確認しておくと安心です。

Webブラウザで利用できるか確認する

スマホ対応の経費精算システムの中には、Webブラウザで利用できるものと、専用のアプリが必要なものがあります。

会社が支給しているスマホを利用する場合、アプリのダウンロードやサイトの閲覧に制限がかかっている可能性があります。また、一定のセキュリティ対策が求められるケースもあります。

クラウド経費精算システムを導入する際には、自社の端末で利用できるサービスなのかどうか、事前に確認しておきましょう。Webブラウザで利用する場合は、対応ブラウザについても詳細を確認しておくことをおすすめします。

スマホで使える機能を確認する

マルチデバイス対応の経費精算システムでも、モバイル端末からの利用は機能が制限されることがほとんどです。例えば、経費の申請・承認は可能でも、FBデータの作成はできないなど、経理責任者や管理者が行うような複雑な作業はスマホから行うことができないと考えておきましょう。

外出先で使いたい機能をしっかりと把握し、その機能がスマホからでも利用できるか確認することが重要です。

スマホの活用で経費精算を効率化しよう

近年は、スマートフォンやタブレットの高性能化により、ビジネスシーンでもモバイルデバイスが広く利用されています。会社でスマホを支給している場合は、スマホ対応の経費精算システムを導入することで、経費申請・承認の大幅な効率化が見込めます。

外出や出張の多い企業や、手軽に領収書を電子保存したい企業は、ぜひスマホ対応の経費精算システムを検討してみてください。

スマホ対応の経費精算システム「経費BANK」

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、スマホから経費の申請・承認が可能な経費精算システムです。

「経費BANK」は電子帳簿保存法にも対応しており、スマホで撮影した領収書からかんたんに経費申請が可能です。

経費精算に関する業務を効率化したい企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

経費精算システム「経費BANK」について詳しくはこちら