交通費精算における「ルート」の基礎知識

営業部門では移動が日常的

営業部門の社員は、顧客との商談や打ち合わせなど、営業活動のために社外で働くことが日常的にあります。そのため経理部門が精算処理する交通費のうち、大部分を営業部門の社員が占めていることも珍しくありません。

さらに営業担当者は1日に複数の客先を訪問する場合があり、なかには複雑なルートを利用して移動する社員もいます。このようなケースでは、必然的に交通費精算において確認すべき点が多くなるでしょう。経理と営業の担当者間でやり取りが必要となるなど、通常よりも処理に手間がかかってしまうこともあるはずです。

日常的に外出する営業部門と、交通費の精算処理を行う経理部門。複雑な交通費精算は、両者の業務負担を大きくする要因となります。できるだけスムーズで正確に手続きを済ませるために、現状の交通費精算の効率化をはかりましょう。

基本的には「最短ルート」で経費精算する

そもそも、交通費精算はどのように行う正しいのでしょうか。まず、交通費は目的地までの最短ルートで計算し、最低運賃での精算を行うのが基本です。経理部門では、提出された申請書をもとに申請内容をチェックし、社員が最適なルートで移動していることを確認する必要があります。

このとき注意しておきたいのが、定期区間の控除を行うことです。社員に支給した通勤定期の区間を除き、定期区間外の交通費のみを精算するのが正しい処理となります。実際には通勤定期によって費用がかかっていないにも関わらず、その区間の交通費が申請された場合は、不正な申請として差し戻す必要があります。

経路については、最短ルート以外での移動が認められることもあります。たとえば、顧客からの要請があったため急遽ルートを変えて訪問したケースなど、業務上の都合から合理的に移動ができなかったときは、申請が受理されるケースもあるでしょう。

その一方で、営業部門の社員が慢性的に不正な交通費申請を行っている企業も少なくないようです。定期区間を含めて交通費申請を行ったり、遠回りをしたルートで交通費申請を行ったりと、正しい方法で精算がなされていない例もあります。しかし、申請件数が多く精査が難しい場合、不正を見抜くのは難しいかもしれません。

移動経路や申請期間の規定を設ける

交通費申請における不正を防ぎ適切に精算を行うためにも、社内で移動ルートに関する規定を設けておくと良いでしょう。まず基本的には上述した通りに、最短ルート・最低運賃での申請・承認を徹底することが大切です。

万が一、最低運賃とは異なる金額での申請が必要となる場合には、申請時に事情を明記するなどの対応を義務付けておけば、確認がスムーズになります。規定の内容をしっかりと社内で周知し、申請内容に不備があった際は差し戻しなどの対応を行いましょう。

また、経費精算の期日を「経費が発生してから○ヶ月以内」といった形で取り決めれば、経費申請の遅れを防ぎやすくなります。また領収書をはじめとした必要書類の添付がない申請など、経理部門の負担が大きくなりやすいケースについても、出金伝票を用いるなどの対処法を決めておくと安心です。

経理部門と営業部門の負担となりやすい交通費精算。規定を設けても業務効率の改善や不正の抑制への効果が実感しにくい場合には、経費精算システムを導入して手続きを自動化するという方法もあります。

経費精算システムを導入すれば交通費精算が簡単に

経費精算システムには、交通費精算でも役立つ機能が搭載されています。経理部門と営業部門の業務負担の大幅な削減につながり、ミスや不正を防ぎやすくなるため、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

たとえばクラウド型の経費精算システム「経費BANK」は、スマホ対応となっているため、外出先や移動の最中でも交通費申請が可能です。忘れないうちにこまめに交通費申請ができるので、申請漏れや申請遅れが起こりにくくなります。

また、「経費BANK」はSuicaやPASMOなどの交通系ICカードと連携することができ、利用履歴から必要なデータを取り込んで交通費として申請することができるため、日付や経路、運賃等を入力する手間がなくなります。
経路検索システム「駅すぱあと」が標準搭載されており、最短ルート・最低運賃を確認しやすいのも「経費BANK」を使うメリットの1つです。このような経費精算システムの機能を活用して、煩雑になりやすい交通費精算を効率化しましょう。

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