日常的に外出する営業部門の社員は、必然的に交通費精算の機会が多くなります。交通費精算は、移動ルートや金額の確認が逐一必要であるため、経理部門の負担となりやすい業務です。営業部門と経理部門、双方の負担を抑えながら、正確に交通費精算の処理を行うには、どのような業務改善が求められるのでしょうか?

交通費精算において明確な規定がなく煩雑な手続きが経理部門の業務負担につながっている、というお悩みを抱えている方はぜひご一読ください。

営業部門では移動が日常的

営業部門の社員は、顧客との商談や打ち合わせなど、営業活動のために社外で働くことが日常的にあります。そのため経理部門が精算処理する交通費のうち、大部分を営業部門の社員が占めていることも珍しくありません。

さらに営業担当者は1日に複数の客先を訪問する場合があり、なかには複雑なルートを利用して移動する社員もいます。このようなケースでは、必然的に交通費精算において確認すべき点が多くなるでしょう。経理と営業の担当者間でやり取りが必要となるなど、通常よりも処理に手間がかかってしまうこともあるはずです。

日常的に外出する営業部門と、交通費の精算処理を行う経理部門。複雑な交通費精算は、両者の業務負担を大きくする要因となります。できるだけスムーズで正確に手続きを済ませるために、現状の交通費精算の効率化をはかりましょう。

基本的には「最短ルート」で経費申請する

そもそも、交通費精算はどのように経費申請するのが正しいのでしょうか。まず、交通費は目的地までの最短ルートで計算し、最低運賃での申請を行うのが基本です。経理部門では、提出された申請書をもとに申請内容をチェックし、社員が最適なルートで移動していることを確認しています。

このとき注意しておきたいのが、定期区間の控除を行うことです。社員に支給した通勤定期の区間を除き、範囲外の交通費について申請を行うのが、正しい申請方法となります。通勤定期の区間も含めて交通費精算を行った場合、実際の利用額よりも過剰に経費請求をすることになるため注意が必要です。

ただし業務のために特別な事情がある場合には、例外的に最短ルート以外での移動が認められることもあります。たとえば、顧客からの要請があったため急遽ルートを変えて訪問したケースなど、業務上の都合から合理的に移動ができなかったときは、申請が受理される可能性もあるでしょう。

その一方で、営業部門の社員が慢性的に不正な交通費申請を行っている企業も少なくないようです。定期区間を含めて交通費申請を行ったり、遠回りをしたルートで交通費申請を行ったりと、正しい方法で精算がなされていない例もあります。しかし、申請件数が多く精査が難しい場合、不正を見抜くのが難しいかもしれません。

申請できるルートの規定が必要

交通費申請における不正を防ぎ適切に精算を行うためにも、社内で移動ルートに関する規定を設けておくと良いでしょう。まず基本的には上述した通りに、最短ルートでの運賃の適用を徹底することが大切です。

たとえば、経費精算の期日を「経費が発生してから○カ月以内」といった形で取り決めれば、経費申請の遅れを防ぎやすくなります。また領収書をはじめとした必要書類の添付がない申請など、経理部門の負担が大きくなりやすいケースについても、出金伝票を用いるなどの対処法を決めておくと安心です。

万が一最低運賃とは異なる金額での申請が必要となる場合には、事情を明記したうえで申請を行うなどの対応を義務付けておくと良いでしょう。内容に不備があれば差し戻しなどの対応を行うと、不正を防ぎやすくなります。

経理部門と営業部門の負担となりやすい交通費精算。規定を設けても業務効率の改善や不正の抑制への効果が実感しにくい場合には、経費精算システムを導入して手続きを自動化するという方法もあります。

経費精算システムを導入すれば交通費精算が簡単に

経費精算システムには、交通費精算でも役立つ機能が搭載されています。経理部門と営業部門の業務負担の大幅な削減につながり、ミスや不正を防ぎやすくなるため導入を検討してみてはいかがでしょうか。

たとえばクラウド型の経費精算システム「経費BankⅡ」では、外出の多い営業部門の社員が、社外から交通費申請を行うことも可能です。社外での移動の最中に、忘れないうちにこまめに交通費申請ができるようになります。

さらには社員の交通系ICカードと連携させることで、交通費のデータを取り込む機能も充実しています。プライベートでの利用を除き、必要なデータのみを取り込むことで、実際に利用した交通費を計算しやすくなるでしょう。

また経路検索システムの「駅すぱあと」と連携しているため、経理部門が経路や運賃をすみやかに検索し、最短ルートと最低運賃を確認しやすいのも魅力です。経費精算システムの機能を活用して、煩雑になりやすい交通費精算の業務効率を向上させましょう。

営業部門の交通費精算業務は、営業・経理部門双方の負担になりやすく、効率化が課題となっています。営業担当者の外出が多い企業では、交通費申請の規定を設けて、ルールを明確にしておくことが大切です。より効率化を進めるなら、経費精算システムの導入を検討すると良いでしょう。不正を防ぎ、正確でスムーズな交通費精算を実現するために、経費精算システムをご活用ください。