導入事例

良永氏

導入の検討となった最初のきっかけは、2020年4月に政府から発令された、緊急事態宣言です。宣言を受けて、東京都中央区の本社オフィスは、出勤人員を大幅に減らしました。一方で、当社の事業所は北海道から鹿児島まで、全国に44拠点が幅広く点在しており、感染状況はそれぞれの地域でまったく異なります。本社機能の一部を一時停止させたとしても、他事業所の営業活動を止めるわけにはいきません。

弊社では2014年の「経費Bank」導入以降、各事業所の経費担当者がそれぞれ申請書・領収書の原本を本社に郵送するルールを設けていました。事前に「経費Bank」から申請されたシステム上の内容と、実際に送られてくる原本を本社で確認し、内容のチェックをして各々の経費口座へ振り込んでいました。

本社の出勤人数が減れば、郵送されてくる現物の受取りと確認がスムーズに行えなくなります。そうなると、経費口座への振り込みの遅延も発生しかねません。BCPの観点からも本社以外の場所で業務を継続させるために何ができるのかを考えた末に、経理担当者が本社に出勤せず、在宅で申請内容や伝票・領収書を確認できる仕組みを実現したいという考えに至りました。

Web上で書類をチェックできるように在宅での業務が可能となれば、本社機能の一部が停止しても、事業所は動き続けることができる。そこで2020年4月頃より、新たなシステムの運用を検討しはじめました。正式に「経費BANK」の導入が決定したのは、7月頃のことです。

佐藤氏

実は、新型コロナウイルス感染拡大とは別に、社内では「電子帳簿保存法」への対応というもうひとつのテーマもありました。提携している会計事務所へ相談しながら、2020年1月頃から、帳簿・帳票類の電子化・電子保存などは、一部取り組んでいる部分がありました。具体的には帳簿と自社発行した書類の電子保存です。

それをほかの分野にも拡げていこうということで、社内の経費精算の電子化を始めることとしました。

これまで領収書の電子保存を行っていなかった背景には、タイムスタンプ（電子データの存在を日時によって証明する技術）付与の期限の問題がありました。電子化への対応を進めていた当初は、タイムスタンプ付与の期限が「3日以内」と非常に短かったのです。営業担当者から領収書を受領し、タイムスタンプを付与するのにほとんど猶予がありませんでした。

2020年の法改正で、その期限が37日以内（業務処理サイクル方式）にまで緩和され、ハードルが大きく下がったことが、電子保存の導入につながりました。

良永氏

「経費BANK」を導入したのは2020年10月で、約2ヶ月のトライアルを通じて準備を進め、電子帳簿保存法対応のための申請書を提出しました。

他のサービスへの移行検討についてですが、私達も含め、全国44事業所の担当者は、すでに7年間、「経費Bank」を使用した経験があります。使いやすさも実感していましたし、すでに慣れているシステムでの運用の方が、混乱も少ないだろうと判断しました。実際に、システム移行もスムーズに行えたと感じています。

佐藤氏

「経費BANK」で電子帳簿保存法に対応するにあたり、承認ルートを新たに設定し直す必要がありました。そのため、事業所それぞれの承認者への操作説明は、時間をかけて行いました。

良永氏

コロナ禍の影響もあり、直接会って新システムの説明をすることもできなかったため、オンラインでの説明会を全4回ほど行いました。説明会を開催するに当たり、東北や関東などのブロックで支部を決め、そのなかから代表事業所を決めました。

そのうえで、各ブロック長、二次承認者、一次承認者にそれぞれ該当するメンバーを選定して、オンライン上で実際に画面を見せて説明しました。そこから、出席者が各支部のメンバーにマニュアルを共有し、質問があれば、個別に私達が対応しました。

良永氏

原本を提出しなくて済む代わりに、領収書をスキャンして添付するなど、社員1人1人のやることは若干増えました。「これはどうやればいい？」などいくつか相談を受けることはありました。都心部の事業所では時間貸し駐車場を頻繁に利用しますが、その領収書をスキャンするのに時間を取られてしまうという課題も発生しました。駐車場に関しては、翌月の一括決済に切り替えることで事業所の負担軽減を検討中です。

また、経費BANKへの移行に合わせて申請画面のレイアウトも一部追加しました。これまで、「稟議書番号」や「会食時の人数」といった情報は、一つの同じ項目欄に入力をお願いしていました。経費BANKはカスタマイズ性が向上しているので、今回からは記入漏れもれが起きないように経費申請の各入力項目を独自に用意して、入力ルール自体も変更しました。

SBIビジネス・ソリューションズの担当者様に分かりやすく設定いただいたおかげで、経理側では申請書の修正が以前よりも楽になりました。

佐藤氏

これはありがたい機能アップでした。「経費Bank」使用時には、提出された申請内容に情報不足がよく見られ、経理側の修正の手間があったのですが、「経費BANK」で申請画面のレイアウトをカスタマイズして入力しやすくできたことで、修正回数が大幅に減りました。

費用科目の明細も使いやすいように再設定したので、スムーズに仕訳作業へと処理を進めることができます。システム上も大きな変更はなく、マスター登録もそのまま引き継ぎできたことなど、いい影響が非常に多いです。

良永氏

改良の余地はあると思いますが、当初想定した通りの業務改善が進んでいると感じています。「領収書の原本を本社で確認せずとも、在宅で経理担当者が申請内容を確認できるようにする」という点も、2回目の緊急事態宣言発令時には、スムーズに対応できました。

佐藤氏

一定の条件を満たす必要はありますが、今後は積極的に法人クレジットカードとの連携の対応を進めていきたいと考えています。

まだ、弊社では会社の方針として、クレジットカード払いを推奨する方針を立てるには至っていません。「経費BANK」は法人向けのクレジットカードとの連携も可能なので、連携を推進できる体制を整えていきたいですね。

現在、日本国内でもクレジットカード決済できない店舗・サービスの方が、少数派となりつつあります。経費精算に限定すれば、クレジットカード決済できないというケースのほうが少ないです。キャッシュレス化が進めば、現場の社員、私達双方の負担が減り、業務効率化を図れるでしょう。

良永氏

SBIビジネス・ソリューションズのサポート担当者ともよく連絡を取っており、スピーディーな対応にいつも助けられています。最近ではOCR読み取りの開発も進んでいると聞いています。読み取りの精度によっては将来的な導入を検討しても良いかもしれません。


※掲載している情報は取材当時のものです。