ページのトップへ戻る

導入事例

CASE STUDIES

株式会社シバタ様

2014年に「経費Bank」を導入し、社員立替精算と請求書支払業務の効率化を実現した同社。今回、最新の「経費BankⅡ」へ移行することにより、コロナ禍に伴うリモートワーク業務改善と、電子帳簿保存法への対応の二大課題をクリアしました。

株式会社シバタ ロゴ

左から良永様・佐藤様

株式会社シバタ

株式会社シバタは1954年設立、鉱・工業用ゴム製品の卸商として創業して以来、「地域密着」「即納即配」「チームワーク」の企業方針のもと時代に柔軟に対応しながら着実に事業を拡大し、500名を超える規模となりました。現在では、工業用ゴム、ベルト、ホース、土木建築、農業、水道、LPG、保安等の各分野における資材等、3万点にもおよぶ商品を取り扱う産業用資材の専門商社です。

社名
株式会社シバタ
代表者
代表取締役会長 新発田 和敏
代表取締役社長 針谷 功
社員数
540名(2021年4月1日現在)
設立
1954年6月21日
本社
東京都中央区八丁堀2-7-1
事業内容
工業用ゴム・プラスチック製品の製造・販売、照明器具の製造・販売、防除機器の製造・販売、LPG配管器材、農業資材、水道管材、住設機器、土木建設資材、保安電設資材の製造・販売、その他

導入前の課題と導入に至る経緯

コロナ禍対応と電子化を視野に経費精算システムのリプレイスを決断

2021年7月現在、全国44事業所で各種産業ゴム・樹脂製品の販売を中心に、土木建築、農業、水道、LPG、保安等の各分野における幅広い資材を取り扱う株式会社シバタ。同社は経費精算業務において、全従業員の負担軽減にも配慮しつつ、効率的に経理業務を処理できる体制作りのため、2014年より「経費Bank」を導入した。

「経費Bank」導入後は、分かりやすい操作性もあり、経費精算や支払依頼申請の負担を軽減。伝票チェックや承認にかかる作業も、大幅に短縮されたという。システム化を前提とした新たなルールでの運営にも大きなトラブルはなく約7年間利用を継続してきたが、2020年の新型コロナウイルス感染拡大を契機に、同社はさらなる運営体制の見直しを図ることとなったという。

導入前の課題
BCP対応として、本社以外の場所でも申請内容や領収書を確認できる仕組みづくり
コロナ禍において業務を止めない使用しやすいツールを選択しないといけない
電子帳簿保存法への対応
導入後
電子帳簿保存法の要件緩和もあり、経費BankⅡで領収書の電子保存を実現
Web上で書類をチェックできるようになり、在宅での業務も可能に
レイアウトをカスタマイズできることで記入漏れが減り、経理の修正回数が大幅に削減

── 今回、「経費BankⅡ」を導入するに至った経緯を教えてください。

良永氏:導入の検討となった最初のきっかけは、2020年4月に政府から発令された、緊急事態宣言です。宣言を受けて、東京都中央区の本社オフィスは、出勤人員を大幅に減らしました。一方で、当社の事業所は北海道から鹿児島まで、全国に44拠点が幅広く点在しており、感染状況はそれぞれの地域でまったく異なります。本社機能の一部を一時停止させたとしても、他事業所の営業活動を止めるわけにはいきません。

弊社では2014年の「経費Bank」導入以降、各事業所の経費担当者がそれぞれ申請書・領収書の原本を本社に郵送するルールを設けていました。事前に経費Bankから申請されたシステム上の内容と、実際に送られてくる原本を本社で確認し、内容のチェックをして各々の経費口座へ振り込んでいました。

経費BankⅡ導入事例 株式会社シバタ 良永氏

経理部 経理課 良永 知樹氏

本社の出勤人数が減れば、郵送されてくる現物の受取りと確認がスムーズに行えなくなります。そうなると、経費口座への振り込みの遅延も発生しかねません。BCPの観点からも本社以外の場所で業務を継続させるために何ができるのかを考えた末に、経理担当者が本社に出勤せず、在宅で申請内容や伝票・領収書を確認できる仕組みを実現したいという考えに至りました。

Web上で書類をチェックできるように在宅での業務が可能となれば、本社機能の一部が停止しても、事業所は動き続けることができる。そこで2020年4月頃より、新たなシステムの運用を検討しはじめました。正式に「経費BankⅡ」の導入が決定したのは、7月頃のことです。

── 新型コロナウイルス感染拡大がきっかけで、社内のデジタル化をさらに進めていくことにしたのですね。

佐藤氏:実は、新型コロナウイルス感染拡大とは別に、社内では「電子帳簿保存法」への対応というもうひとつのテーマもありました。提携している会計事務所へ相談しながら、2020年1月頃から、帳簿・帳票類の電子化・電子保存などは、一部取り組んでいる部分がありました。具体的には帳簿と自社発行した書類の電子保存です。

それをほかの分野にも拡げていこうということで、社内の経費精算の電子化を始めることとしました。

これまで領収書の電子保存を行っていなかった背景には、タイムスタンプ(電子データの存在を日時によって証明する技術)付与の期限の問題がありました。電子化への対応を進めていた当初は、タイムスタンプ付与の期限が「3日以内」と非常に短かったのです。営業担当者から領収書を受領し、タイムスタンプを付与するのにほとんど猶予がありませんでした。

2020年の法改正で、その期限が37日以内(業務処理サイクル方式)にまで緩和され、ハードルが大きく下がったことが、電子保存の導入につながりました。

導入の流れ

経費Bankの経験を活かし機能UPされた最新の経費BankⅡでさらに使いやすいレイアウトへカスタマイズ

── 法改正も後押しとなったのですね。実際に、どのような流れで「経費BankⅡ」の導入を進めていったのですか?他のサービスに移行することも検討しなかったのですか?

良永氏:「経費BankⅡ」を導入したのは2020年10月で、約2ヶ月のトライアルを通じて準備を進め、電子帳簿保存法対応のための申請書を提出しました。

他のサービスへの移行検討についてですが、私達も含め、全国44事業所の担当者は、すでに7年間、「経費Bank」を使用した経験があります。使いやすさも実感していましたし、すでに慣れているシステムでの運用の方が、混乱も少ないだろうと判断しました。実際に、システム移行もスムーズに行えたと感じています。

佐藤氏:「経費BankⅡ」で電子帳簿保存法に対応するにあたり、承認ルートを新たに設定し直す必要がありました。そのため、事業所それぞれの承認者への操作説明は、時間をかけて行いました。

経費BankⅡ導入事例 株式会社シバタ 佐藤氏

経理部 経理課 佐藤 健一氏

── 実際に「経費BankⅡ」へ移行するなかで、注意した点はありますか?

良永氏:コロナ禍の影響もあり、直接会って新システムの説明をすることもできなかったため、オンラインでの説明会を全4回ほど行いました。説明会を開催するに当たり、東北や関東などのブロックで支部を決め、そのなかから代表事業所を決めました。

そのうえで、各ブロック長、二次承認者、一次承認者にそれぞれ該当するメンバーを選定して、オンライン上で実際に画面を見せて説明しました。そこから、出席者が各支部のメンバーにマニュアルを共有し、質問があれば、個別に私達が対応しました。

─ 説明会後のテスト運用では、社員の皆さまの反応はいかがでしたか?

良永氏:原本を提出しなくて済む代わりに、領収書をスキャンして添付するなど、社員1人1人のやることは若干増えました。「これはどうやればいい?」などいくつか相談を受けることはありました。都心部の事業所では時間貸し駐車場を頻繁に利用しますが、その領収書をスキャンするのに時間を取られてしまうという課題も発生しました。駐車場に関しては、翌月の一括決済に切り替えることで事業所の負担軽減を検討中です。

また、経費BankⅡへの移行に合わせて申請画面のレイアウトも一部追加しました。これまで、「稟議書番号」や「会食時の人数」といった情報は、一つの同じ項目欄に入力をお願いしていました。経費BankⅡはカスタマイズ性が向上しているので、今回からは記入漏れもれが起きないように経費申請の各入力項目を独自に用意して、入力ルール自体も変更しました。

SBIビジネス・ソリューションズの担当者様に分かりやすく設定いただいたおかげで、経理側では申請書の修正が以前よりも楽になりました。

佐藤氏:これはありがたい機能アップでした。「経費Bank」使用時には、提出された申請内容に情報不足がよく見られ、経理側の修正の手間があったのですが、「経費BankⅡ」で申請画面のレイアウトをカスタマイズして入力しやすくできたことで、修正回数が大幅に減りました。

費用科目の明細も使いやすいように再設定したので、スムーズに仕訳作業へと処理を進めることができます。システム上も大きな変更はなく、マスター登録もそのまま引き継ぎできたことなど、いい影響が非常に多いです。

導入の効果と今後の展望

積極的に「キャッシュレス化」の実現を目指したい

── 経費BankⅡへの移行で、業務効率化が図れている様子がよく伝わってきました。

良永氏:改良の余地はあると思いますが、当初想定した通りの業務改善が進んでいると感じています。「領収書の原本を本社で確認せずとも、在宅で経理担当者が申請内容を確認できるようにする」という点も、2回目の緊急事態宣言発令時には、スムーズに対応できました。

── システム導入で課題解決もできたのですね。今後、経費精算やそれ以外の分野で、さらに効率化を進めていきたいことはございますか?

佐藤氏:一定の条件を満たす必要はありますが、今後は積極的に法人クレジットカードとの連携の対応を進めていきたいと考えています。

まだ、弊社では会社の方針として、クレジットカード払いを推奨する方針を立てるには至っていません。経費BankⅡは法人向けのクレジットカードとの連携も可能なので、連携を推進できる体制を整えていきたいですね。

現在、日本国内でもクレジットカード決済できない店舗・サービスの方が、少数派となりつつあります。経費精算に限定すれば、クレジットカード決済できないというケースのほうが少ないです。キャッシュレス化が進めば、現場の社員、私達双方の負担が減り、業務効率化を図れるでしょう。

経費BankⅡ導入事例 株式会社シバタ 佐藤氏と良永氏

良永氏:SBIビジネス・ソリューションズのサポート担当者ともよく連絡を取っており、スピーディーな対応にいつも助けられています。最近ではOCR読み取りの開発も進んでいると聞いています。読み取りの精度によっては将来的な導入を検討しても良いかもしれません。

※掲載している情報は取材当時のものです。