導入事例

浅利氏

弊社では、もともと稟議書等の回議にて使用しているワークフローシステムを使い、経費の申請・承認も行っていました。ワークフローシステムを使ったフローとしては、支払先、金額、予算管理コード、支払日の記載とともに、それに伴う証憑のPDFを必ず添付して申請を行ってもらい、最終承認まで終わったものを経理グループで印刷して内容を確認しながら仕訳起票を行うという流れで業務を行っていました。

当時使用していたシステムが経費精算に特化したものではなかったので、会計ソフトへの仕訳取込が物理的にできませんでした。そのため、印刷した申請書と証憑を一つ一つ確認しながら手入力で仕訳起票を行うという作業になり、時間と労力が非常にかかっていました。

経理グループは3名で業務を行っていますが、印刷や目視での確認、入力作業に加えて、起票漏れ・支払い漏れを防ぐために別途Excelで管理表を作成し、管理しなければならず、それら一連の作業が完全に属人化してしまっていたため、何とかその状況を解消しなければと考えていました。

浅利氏

以前使っていたワークフローシステムは、自分たち経理担当者で簡単に設定変更などのメンテナンスができない、という点がネックになっていました。自部署内で完結できる体制の構築というのも課題の一つでしたので、システム導入にあたっては設定やメンテナンスなどが簡単にできることも重要なポイントとして比較検討しました。

浅利氏

こういったシステムを導入するにあたっては、高額な初期費用がかかるのが一般的な中で、「経費BANK」は初期費用無料というのはかなりインパクトがありました。

加えて、初期設定を依頼せずとも我々経理グループの中で全て完了できたことや、メンテナンスが簡単にできる使い勝手の良さというのは「経費BANK」の秀でている点として非常に高く評価しています。状況に応じて何か変更したいことが出てきた時に、「すぐに変更します」と言えるか、「自分たちではできないので見積をとります」とでは当然スピード感も変わってきますし、初期費用やランニングコスト以外も考慮しなければならない点だと思いますので。

また、今回のリプレイスではできるだけ社員に申請の負担をかけないことが重要なポイントで、これまでより入力項目や作業工数を増やさないのが必須条件でした。その点「経費BANK」は、内訳コードに勘定科目や消費税区分を設定することができるので、社員にとっては、これまで使用していたものと同じ予算管理コードと金額を入力するだけで申請することができるため、従来のフローと乖離しないようにカスタマイズできたのも決め手となり採用を決めました。

浅利氏

金額によって承認ルートを自動で分岐させる機能は、申請者がどちらを選んでよいかわからないというような状況を防ぐことができますのでとても便利だと思います。承認ルートに関しても、会社の規程に従って自由にカスタマイズできる仕組みになっていますし、さきほど申し上げた通り、特別な知識がなくても簡単に設定ができるので本当に使いやすいシステムだと思います。

浅利氏

前システムからの移行にあたっては、御社からいただいたマニュアルを弊社用にカスタマイズして全社向けに説明会を実施し、その後2回ほど質疑応答の時間を設けてできる限り移行がスムーズに行えるよう努めました。その結果、最低1か月は新旧システムの並行稼働を想定していたのですが、実際には移行期間を設けることなく、一気に切り替えを完了することができました。

浅利氏

社員からは「簡単」、「使いやすい」という声をいただいています。新入社員は基本的にマニュアルの送付のみで経費申請できている状況ですので、そういった意味では「経費BANK」のUIが優れているというのが大きく、導入して良かったと思っています。

夏目氏

弊社に入社する前は別の会社の経費精算システムを利用していたのですが、経費申請の際にやることが多かったり、とても複雑で、申請者側の立場として「経費BANK」はシンプルですごく使いやすいです。

前職は100名規模の会社だったのですが、すごく沢山の機能が充実している一方で、恐らく会社の規模感とはミスマッチなスペックだったのではないかと思っています。システム導入時には経理の方が全国を回って説明会を実施してくれたのですが、使い方が難しいので経理への問い合わせもすごく多かったと思いますし、苦労されたのではないでしょうか。そういった点でも「経費BANK」は、先ほど浅利も申し上げた通り、感覚的に操作ができるのでストレスなく利用できています。

浅利氏

はい、解決しました。「経費BANK」と合わせてデータ連携している勘定奉行も御社から導入しましたので、「経費BANK」で社員が申請した伝票をそのまま仕訳データとして勘定奉行に取り込み、仕訳起票することができるようになりました。手入力で作業を行っていた時には紙の印刷、目視での確認なども含めて毎月48時間くらいかかっていた業務を1/3程度まで削減することができ、限られたリソースを有効活用できるようになりました。また、別途Excelで起票漏れや支払い漏れを管理する必要もなくなったので、業務効率が格段にあがり非常に助かっています。

決め手のところでもお話ししましたが、以前使用していたシステムは自分たちでメンテナンスができなかったのですが、「経費BANK」の導入により自部署完結の運用も構築できましたので、大変満足しています。

浅利氏

最初にお伝えしました通り、もともと証憑はすべてPDF化して申請する時に添付するという文化がありましたので、社内環境の整備は比較的スムーズでした。

「経費BANK」のトップに「申請・精算」のタブがあるのですが、すでに「領収書データ一覧」と「請求書データ一覧」というメニューまでは既に設置済みです。あとは社員の皆さんに、ここにPDFを保存して申請してもらえば、電帳法の要件を満たした形式で電子保存されますので、稼働の一歩手前までできているという状況です。

「経費BANK」は電帳法の要件を満たした形式で電子保存できる機能を、追加費用なしの標準機能として搭載しているのでありがたいですね。

浅利氏

新システム導入時には機能面に気をとられて大きなシステムを導入しがちですが、実際に使用してみると使わない機能に気づくことも多いと思います。ですので、運用を含むコスト面と利便性を吟味して「自社に合ったちょうど良いシステムを選ぶ」ということがやはり一番大事なことではないでしょうか。

「経費BANK」は使い勝手も良く、特別なシステム設定等の知識がなくても自部署で簡単にカスタマイズできるので、弊社にはちょうど良いシステムだと実感しています。初期費用もかからずランニングコストを安く抑えながら電帳法対応もできるため、小規模～中規模の中小企業にはとてもマッチしていると思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。