導入事例

清水氏

当社の経費精算は大半が交通費になります。営業所が東京、埼玉、千葉、栃木、福島などに複数あり、大型スーパーマーケットやショッピングモールなどの現場に直行直帰する社員が20名程度いるのですが、交通費精算の申請が「紙」ベースということと物理的な距離の問題もあり、申請から立替金の振込までにかなりの日数を要することが課題でした。立替から精算までの期間が長くなるほど社員たちの負担が大きくなるため、それを早期に解消したいというのが一番の導入目的でした。

清水氏

申請者に、日付、行先、利用した交通機関、経路、金額、理由などを紙に書いて経理に提出してもらい、そこから経理担当者が内容をチェックして、責任者の承認を得たあと振り込むという流れです。

現場が営業所から離れているため、交通費精算のためだけにわざわざ営業所に戻って申請書を作成するのも大変だったと思います。加えて、全営業所分の経理業務はここ埼玉営業所の管理部で一本化しているため、紙の申請書を各営業所から送ってもらう必要があり、私たち管理部の手元に届くまで数日かかっていました。

そこからさらに、経理担当者が申請内容の妥当性を一つ一つインターネットで調べながら目視でチェックし、承認をもらったあと振り込みをしていましたので、実際に立て替えた交通費が社員に振り込まれるまでかなりのタイムラグがありました。

立替経費は社員から申請の都度、給与とは別に銀行口座へ振り込むようにしているのですが、中には立替金額が数万円にのぼる社員もいるため、出来る限り早く振り込むことで立替えの負担を減らしてあげたいという思いがありました。

清水氏

そうですね。経理では、申請された紙を見ながら経路と金額があっているかを一件ずつすべてチェックし、問題なければ会計システムへ手入力で仕訳登録するという作業を行っており、それだけでも多くの時間と労力がかかっていました。それに加えて、その日に訪問した現場が正しいかどうかのチェックも一連の確認作業の中に含まれているため、「振込までの時間を短縮して社員の立替負担を減らしたい」という課題解決と同時に、経理側の確認作業をできる限り減らして効率化が図れればという思いもありました。

永沼氏

決め手はリーズナブルでムダのない料金体系です。

いくつかの経費精算システムを比較したところ、機能面の差はないように思いましたが、「経費BANK」の料金体系は群を抜いて魅力的でした。

他社さんの場合、初期費用が高めだったり、月額利用料が、例えば50IDまでは一律何万円などになっているところが多いのですが、「経費BANK」は初期費用がかからないうえ、5IDであれば月額1,500円で利用できるのですごく良心的な価格設定だと思いました。

また、10IDであれば月額3,000円、20IDであれば月額6,000円といったように細かい人数単位でIDを追加できるのでムダなシステム料を支払う必要がない点も大きなポイントになりました。例えばですが、10名しかいない会社で月額利用料が「50IDまでは一律いくらです」となると、40名分はムダというか、使えないのですごくもったいないですよね。

当社は、従業員規模が5～20名ぐらいの比較的小規模なグループ会社が何社か存在するのですが、将来的にはグループ全社に当社と同じシステムを横展開して、経費精算業務の効率化を推進していきたいと考えています。その際も「経費BANK」であればグループ会社の規模に合わせて、ちょうど良い利用料金が柔軟に組めると思い導入を決めました。当社のように1社単体だけでなく複数社あるグループ会社への横展開を考えた場合、「経費BANK」の料金体系はニーズにぴったり合っていると思います。

清水氏

先ほどもお伝えしたように、申請者の立場からすると、普段は現場への直行直帰がほとんどで、交通費精算の申請のためだけにわざわざ営業所に戻るという状況でした。それが「経費BANK」であれば、インターネットさえ繋がっていれば、いつでもどこからでも経費申請が簡単にできるようになるため、生産性も上がり非常にメリットがあると思います。さらに、申請内容が電子データで私たち経理にリアルタイムであがってきますので、これまで「紙」が手元に届くまで待っていた日数をゼロにできる分、いちばんの課題であった立替振込の早期化が全社的に実現できる手応えも感じています。

今はまだ若手社員を中心に数名に使い始めてもらっている段階ではありますが、経路と金額が簡単に検索でき、結果をそのまま伝票明細に反映できる「駅すぱあと」連携機能は非常に便利だという声が聞かれます。この機能は、申請者だけでなく、私たち経理担当者の経路チェックにかけていた時間と労力も大幅にカットすることができるので、すごく嬉しいというのが本音です。

また、領収書をスマホで撮影すると、金額、取引先、取引日などを読み取って「経費BANK」に自動転記してくれるAI-OCR機能も若手社員に使ってみてもらっているのですが、簡単な操作で入力の手間が省けるので、慣れるとすごくラクという声も聞かれ、システム化に対する抵抗もなくすんなり受け入れてもらえています。

今、領収書は紙の申請書に貼り付けて提出してもらっているのですが、途中で剥がれるなどして時々紛失してしまうことがあります。そういった場合には再発行をお願いしているのですが、「経費BANK」であれば領収書が電子でデータ保存できるので、紛失・再発行の手間がなくなるというのもメリットだと思います。

このように「経費BANK」を使いこなすことによって、申請者・経理双方の負担を大幅に軽減することができると考えています。

清水氏

現時点ではまずは若手社員数名からシステム利用を開始していますが、ゆくゆくは全社員へ拡大して各営業所から集まってくる申請書だけでなく、領収書などの証憑もすべて電子データで保存する運用を目指しています。ペーパーレス化や電帳法対応が実現すれば、紙の印刷費用や郵送コストなども削減できますし、電帳法ではきちんと電子データで保存していれば紙は保管しなくても良く保管コストの削減につながりますので、段階的に切り替えていければと考えています。

永沼氏

導入したばかりでまだ十分使いこなせていないのですが、必要な機能は網羅されていると思います。そのうえでコスト面のハードルを感じさせない点が「経費BANK」の最大の魅力ではないでしょうか。少人数の会社は業務効率化のために経費精算システムを導入したくても、初期費用やランニングコストがネックになり断念せざるを得ないというケースもあると思いますが、「経費BANK」はスモールスタートしたい企業にもおすすめのシステムです。

※掲載している情報は取材当時のものです。