法人カードの導入で経費精算を効率化

法人カードとは

法人カードとは、法人に対して発行されるクレジットカードです。「コーポレートカード」「ビジネスカード」とも呼ばれます。カードの発行会社によって名前は異なりますが、一般的にコーポレートカードは大企業向け、ビジネスカードは中小企業や個人事業主向けのものが多く見られます。

法人カードでは、引き落とし口座として法人の銀行口座を指定しますが、カードの名義はあくまでも、会社の代表者など個人名です。カードによっては個人名と会社名の両方がカード上に記載されるものもあります。会社名が記載されている法人カードだとしても、原則としてカードの名義人以外は利用できません。

社員に追加カードを発行する

法人カードは一般的に、追加カードを複数枚発行できます。個人で発行する「家族カード」の「親カード」「子カード」と同じ仕組みです。ひとつの契約で法人カードを複数枚発行する場合、どのカードでも引き落とし口座には共通の法人口座が設定されます。

親カードを代表者が所持し、追加カードを社員に貸与する使い方が一般的です。社員は会社の経費として決済する際に、この追加カードを利用することができます。

追加カードは、利用する社員個人の名義で発行されます。そのため、同じ契約で発行されている法人カードだとしても、カードを利用できるのは、あくまでもカードに記載されている本人のみです。追加カードを複数の社員で使いまわすことはできないため、カードの利用規約や、発行できる追加カードの枚数などをよく確認しましょう。

法人カードを使うメリット

法人カードの利用には、いくつかのメリットがあり、経費精算の効率化も見込めます。法人カードを利用することによる代表的なメリットを以下でご紹介します。

立替払い・仮払いがなくなる

経費の決済では、社員が一時的に費用を立て替えるケースと、企業が社員にあらかじめ費用を仮払いしておくケースがあります。どちらの方法でも、領収書があれば最終的に精算は可能です。

しかし、立て替えの場合は、一時的とはいえ社員が費用を負担することになります。仮払いする場合は、金銭の移動が発生するため、管理が煩雑になりがちです。また、どちらの方法でも精算・払戻しの手間は回避できません。

法人カードがあれば、社員は現金がなくても決済ができます。最終的に企業が経費を負担するという点は同じですが、企業の口座から直接引き落とされるため、従業員が費用を立て替えたり、仮払いを行う必要がなくなります。

経理業務が簡略化される

現金で決済した場合は、提出された領収書にもとづいて経費処理を行います。しかし、申請内容と領収書をひとつひとつ確認していく作業は、経理担当者にとって大きな負担です。

法人カードであれば、利用明細に日付や金額が正確に記載されるため、確認の手間を大きく減らすことができます。

Webサービスで明細をダウンロードできるカード会社もあり、こちらを利用すれば経理作業がさらに効率化されるでしょう。

キャッシュフローに余裕が生まれる

クレジットカード自体の特性として、「利用日と支払日の間に猶予がある」という点が挙げられます。企業にとっては、キャッシュフローの安定化につながるメリットです。

また、企業の口座から直接引き落とされるため、社員の口座に経費を振り込む手間がなく、振込手数料等も発生しません。経費の払戻しが多い企業にとっては、この点も大きなメリットでしょう。

付帯サービスを利用できる

法人カードによっては、さまざまな付帯サービスを利用できます。商品やギフト券と交換できるポイントサービスなどが一般的です。また、空港ラウンジの利用権や海外旅行保険のサービスも多くあるため、出張の回数が多い企業では有効活用できるでしょう。

法人カード発行の注意点

法人カードを発行する際の注意点をご紹介します。

発行枚数の確認

カード会社や契約の種類によって発行できる法人カードの枚数が異なります。また、追加カードに発生する年会費の設定もさまざまです。社員に法人カードを貸与する場合は、発行可能枚数と年会費のバランスを考慮しましょう。

利用限度額の確認

決済額が大きくなりがちな法人カードでは、利用限度額にも注意が必要です。原則として、法人カードの限度額は追加カードを含めすべてのカードの合計利用上限金額として設定されます。そのため、1枚のカードで利用上限に達した場合、他のカードでは決済ができません。

限度額は、契約主体である代表取締役、経営者の審査で決められることが多いほか、契約時に申告した希望額が考慮されることもあります。

経費精算システムとの連携で経理を効率化

経費精算システムの中には、クレジットカード利用明細データの取り込みに対応しているものもあります。経費申請の際に、自動的に利用店舗・日付・金額が入力されるため、作業の大幅な効率化が可能です。入力ミスや不正も防止できます。法人カードを利用している場合は、クレジットカード連携に対応した経費精算システムをおすすめします。

ビジネスで発生する決済を効率的にしてくれる法人カード。経費精算が簡単になることも、法人カードを利用するメリットのひとつです。経費精算システムと併用することでさらに精算がスムーズになるため、法人カードと経費精算システムをあわせて導入してみてはいかがでしょうか。

法人カード連携が可能な経費精算システム「経費BANK」

「経費BANK」は、クレジットカード連携が可能な経費精算システムです。

法人向けクレジットカードの利用明細を取り込んで経費申請することができるため、立替払い・仮払いといった現金での小口精算がなくなり、スムーズな経費精算が可能になります。この機会にぜひ、「経費BANK」で経理業務を見直してみませんか？

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