社員からの経費申請が遅れて月末や期末に集中すると、経理部門の業務負担が一挙に高まり、企業にさまざまなリスクが生じるおそれがあります。

今回は、忠告してもなかなか減らない申請遅れの原因と対策についてお伝えします。経費精算にまつわる課題を解決へつなげるために、ぜひ参考にしてみてください。

経費精算遅れによるリスク

社員からの経費申請が集中しやすい月末は、経理部門への業務負担が大きくなりやすいのが課題です。経理部門では、申請に必要な書類を回収したり、申請書と領収書を照らし合わせたり、ひとつひとつの勘定項目を確認したりと、膨大な量の業務をこなす必要があります。負担の増加により経費精算が遅れる可能性もあるでしょう。

こうして経費精算が遅れることで、経理部門だけでなく企業全体にさまざまなリスクが発生することが想定されます。たとえば経費が計上される時期が遅れると、リアルタイムに予実状況を把握することが難しくなります。予算管理は経営活動の方向性を定める重要な業務であるため、タイムラグが生じるのは好ましくありません。

また、経費精算が決算計上の期日を過ぎてしまった場合、決算のやり直しという可能性も考えられます。こうして経理部門の工数が余計に増えると、スタッフの業務負担がより大きくなるだけでなく、人件費の無駄により企業の損失にもつながりかねません。このような経費精算遅れを防ぐためには対策が必要となります。

経費申請が遅れてしまう理由とは

そもそも、月末に経費申請が集中するなど、社員の経費申請が遅れてしまう背景にはどのような理由があるのでしょうか。

最もよく見られるのは、申請者が手続きのタスクを忘れて放置してしまうケースです。特にコア業務で多忙な社員はこまめに申請を行う余裕がなく、結果として月末にまとめて申請を行わざるを得ない場合があります。

また営業部門をはじめとして外出や出張の機会が多い社員は、社内で事務作業を行う時間を確保できないため、申請が遅れがちです。特に書類による経費申請は社外で対応することが難しく、出社しなければ手続きができないという課題があります。

このような事情から、多くの社員の経費申請が月末に集中してしまうことがあるようです。すでに経理部門から社内へ忠告したにもかかわらず、経費申請の遅れが改善されないのであれば、別の対策を検討してみましょう。

経費申請遅れを防ぐための対策

社員による経費申請の遅れを防ぐためにまず有効だと考えられるのは、社内で経費申請についての規定を設けることです。経費申請の決まりごとを、具体的なルールとして明文化して義務づけることで、社員に緊張感を持たせる効果が期待できます。

たとえば、経費精算の期日を「経費が発生してから○カ月以内」といった形で取り決めれば、経費申請の遅れを防ぎやすくなります。また領収書をはじめとした必要書類の添付がない申請など、経理部門の負担が大きくなりやすいケースについても、出金伝票を用いるなどの対処法を決めておくと安心です。

このとき重要なのが、規定を徹底して守らせるとともに、正当な理由がない場合には原則として例外は認めないという方針で運用することです。たとえ規定を設けても、その後の運用がルーズになってしまうと、結果として規定が形骸化してしまい本来の役割を発揮できなくなるおそれがあります。

経費申請に規定を設けることは、手続きにまつわるトラブルを防ぐ意味でも、有効な対策だと考えられています。既存の規定で状況が改善されない場合には、規定の内容を見直すとともに、課題解決につながるよう改正を検討してみましょう。

経費精算システムの導入は申請遅れの解決策となる

経費申請遅れの対策として、ほかにも有効だと考えられている方法があります。それは、経費精算システムを導入することです。経費申請のプロセスをシステム上で処理すると、業務効率の大幅な向上が見込まれます。経費精算を行う経理部門はもちろん、経費の申請者であるスタッフにとっても、多くのメリットが期待できるでしょう。

たとえば経費精算システムの「経費BankⅡ」では、モバイル端末を利用した経費申請にも対応しています。社外でも経費申請業務ができるようになるため、外出や出張の多い営業部門の社員の利便性が高まります。経費が発生したら、その場でシステムに入力すれば、すみやかに経費申請の手続きが可能です。

社員がこまめに経費申請を行える環境が整えば、月末に経費申請が集中する状況が解消され、経理部門の負担を抑えやすくなります。毎月のように繰り返される申請遅れのソリューションとして、ぜひ経費精算システムをご活用ください。

毎月のように経費精算遅れが多発している場合は、社内規定や経費精算システムを導入することで対処しましょう。経理部門の業務負担が大きく、予算管理や決算に影響を与える状況は、企業のリスクにつながる可能性があります。経費精算システムの導入で課題を解決し、各社員が円滑に業務を遂行できる環境を整えましょう。