仮払い精算にも経費精算システムが便利！仮払金の管理を効率化しよう

仮払いとは

仮払いとは、予想される経費を前もって社員に渡しておくことです。通常は大まかな予想額が渡され、後から精算が行われます。出張など、金額の大きな支払いが予想される場合によく行われる方法です。その際、あらかじめ社員に渡されるお金を「仮払金」と呼びます。

社員にとっては、一時的とはいえ経費を自分で立て替えるのは大きな負担となります。仮払いを利用すれば、社員の一時的な費用負担は発生しません。一方で、「企業→社員→企業」と金銭の移動が発生する手間は、デメリットのひとつといえるでしょう。小口現金の管理をしなければならない点も、経理部門にとっては負担となります。

仮払いを手間を無くすには

上述したとおり、現金の取り扱いが発生する仮払いは、経理部門にとって業務負担の大きい方法です。仮払いを行いたくない場合は、次のような経費精算の方法があります。

社員に立て替えてもらう

社員に経費を立て替えてもらい、後から同額を支払うの方法です。一般的に「立替経費精算」「実費精算」などと言われます。経費申請をもとに支払いを行うだけなので、仮払いよりも現金の移動が少ない点がメリットです。ただし、高額な経費を社員に負担させることはできないため、金額が小さい場合に向いていると言えるでしょう。

法人カードを使う

法人カードとは、法人口座が登録されているクレジットカードです。企業の希望に応じて、子カードを発行できます。子カードを社員に貸与し経費の決済に利用させれば、仮払いのように現金の受け渡しは発生しません。ただし、私的な利用を防止するなど、カードの管理を徹底する必要があります。

仮払いの精算パターン

仮払いでは大まかな予想金額を渡すため、仮払金と精算金が同額とは限りません。仮払いの精算パターンは、仮払いの残高によって変わります。具体的な精算パターンを以下にご紹介します。

仮払金と精算金が同額

領収書を確認し、仮払金と精算金が同額だとわかった場合、社員からの返金や企業からの支払いは必要ありません。仮払金の仕訳のみを行います。あらかじめ正確な決済額がわかっていない限り、起きづらいケースです。

仮払金の残高あり

精算金に対して仮払金が上回っている場合、社員に残高の返金（戻入）を求めます。仮払いの精算では、もっとも一般的なケースです。通常は返金を求めますが、同一の社員が他にも経費を支払っている場合、精算を効率化するためそちらと相殺することもあります。

精算金に対して仮払金が不足

仮払金が不足し、社員が立て替えるケースがあります。この場合、精算金と仮払金の差額を社員に支払わなければなりません。

仮払いの注意点

仮払いを実施するうえでは、以下のような注意点を意識する必要があります。

仮払金としては計上できない

仮払金は、使途や金額が明確に定まっていない状態で支払いを行った際に使用する勘定科目です。例えば海外出張の場合、交通費や宿泊費は出張が終わるまで正確な金額が確定しません。そのため、一時的に「仮払金」として処理を行い、出張が終わった後に正しい勘定科目に振り替える必要があります。

仮払金はあくまで一時的に処理する勘定科目であり、残高を残したまま計上することはできません。仮払いの残高を残したまま決算書に計上すると、社員に対する臨時的な給与を与えている可能性を税務署から指摘されるケースがあります。また、正確な帳簿管理のためにも、仮払金は速やかに精算し、決算までに使途に応じた勘定科目に振り替えることを忘れないようにしましょう。

経費として使用した証明が必要

仮払いでは、一時的とはいえ社員に資金を渡し使い方を委ねることになります。そのため、仮払金の不正利用には十分注意が必要です。レシートや領収書など経費として使用した証明を保管しておくよう、社員に呼び掛けましょう。また、用途によっては、経費として認められない場合もあります。社員との間でトラブルにならないよう、事前に経費申請できる範囲や金額についてルールを設けておくことも大切です。

経費精算システムで仮払いをかんたんに管理

経費精算システムを活用すれば、仮払いの精算業務を効率化することができます。仮払金と領収書の差額がかんたんに確認でき、過不足に応じて必要な精算処理が可能です。FBデータを出力できる経費精算システムであれば、差額の支払いもスムーズに行うことができます。

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、仮払いの管理に対応した経費精算システムです。残高の管理や返却、他の経費との相殺など、仮払いに関する業務を一元管理でき、仮払い精算を効率化します。仮払金が不足していた場合も、差額分のFBデータを出力し、すみやかに社員に振り込むことができます。

仮払いは、出張が多い企業では日常的に行われている方法です。社員の負担を軽減できる方法ですが、現金を取り扱うため適切な管理が求められます。経費精算システムを導入すれば、仮払い精算・払い戻しが効率化され、管理の不備も少なくなるはずです。

仮払いを頻繁に行っている企業や、仮払い精算を効率化したい企業は、「経費BANK」のような経費精算システムの導入をぜひ検討してみてください。

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仮払い精算とは？かんたんにわかるQ＆A

仮払い精算・仮払金とは？

出張など高額な経費が予想される場合に、あらかじめ会社から社員に支給するお金を「仮払金」と言います。支給時には一時的に勘定科目「仮払金」として処理しますが、使途や金額が確定した後に精算を行い、正しい勘定科目に振り替える必要があります。

仮払い精算のメリット・デメリットは？

仮払い精算のメリットは、社員が経費を立て替える必要がなく、金銭的負担をかけずに済む点です。デメリットとしては、現金の受け渡しが発生するため、小口現金の管理が必要となる点があげられます。

仮払い精算を効率化するには？

仮払金の管理機能がついた経費精算システムを使うことで、余った仮払金の戻入処理や、不足金の振込処理をスムーズに行うことができます。また、法人カードを活用すれば、仮払い精算や小口現金をなくすこともできます。