「経費精算」とは？経費にできる費用や経費精算のやり方・流れを解説

経費精算とは？

経費とは？

そもそも経費とは、企業が事業を行ううえで必要な費用を指します。具体的には、営業活動にかかる交通費や接待費、オフィスの維持管理費、従業員の出張費、仕入れに関する費用などが含まれます。

経費精算とは？

経費精算とは、主に従業員が立て替えた経費を、後日会社から払い戻すことを指します。交通費や交際費など従業員が一時的に立て替えて負担した経費について、領収書やレシートを提出して経費申請することで、かかった費用が会社から従業員に払い戻されます。この一連の流れが「経費精算」です。

経費にできる費用・できない費用

経費にできる費用

経費の対象となる費用は、事業や業務に直接関連するものに限られます。具体的には以下のような費用が挙げられます。

上記の他にも、家賃や人件費など、事業を行ううえで必要な費用は経費として認められます。

経費にできない費用

一方で、個人的な支出や、会社の事業と無関係な費用は経費として認められません。例えば、家族との食事代やプライベートの旅行費用、私物の購入費用などは、経費の対象外です。また、法人税など事業の所得に対する税金は、経費にはなりません。

• 事業と関係のない費用
• 法人税
• 社会保険料　　など

企業側は経費精算のルールをしっかりと定めて、用途の把握や領収書の確認などを行いましょう。

よく使われる勘定科目

経費を計上する際には、会計上で適切な勘定科目に分類する必要があります。よく使われる勘定科目をいくつかご紹介します。

• 旅費交通費
• 交際費
• 会議費
• 通信費
• 福利厚生費
• 雑費　　など

勘定科目は、利用している会計システムに基づいて分類されるため、企業によって若干の違いがあります。また、金額によって勘定科目が異なるケースもあるため、注意が必要です。

経費精算のやり方・流れ

経費精算には、あらかじめ従業員に金銭を支給する「仮払経費精算」と、一時的に従業員が費用を立て替える「立替経費精算」があります。

仮払経費精算の流れ

仮払経費精算は、発生する予定の経費を事前に申請してもらい、あらかじめ従業員に仮払金を支給する方法です。出張などで経費が高額になる場合によく使われており、従業員の自費負担を軽減できるメリットがあります。

1. 従業員は、仮払経費申請書で必要な金額を事前に申請します。
2. 申請が承認された後、会社から従業員に仮払金を支給します。
3. 従業員は、仮払金を使用した後、仮払経費精算書と領収書やレシートを会社に提出します。
4. 実際にかかった金額と仮払金との差額を精算します。
   仮払金が余った場合、従業員は残額を会社に返金（戻入）します。逆に、かかった費用が仮払金よりも高かった場合は、会社は不足分を従業員に支払います。

仮払金を現金で支給する場合は、支給時や戻入時に金銭出納帳へ記入する必要があります。小口現金の管理も発生するため、経理担当者にとっては業務負担が大きい経費精算方法とも言えるでしょう。

立替経費精算の流れ

立替経費精算は、費用を従業員が一時的に自費で支払い、後から経費として申請・精算する方法です。実際にかかった金額をもとに精算されるため、実費精算とも呼ばれます。

1. 営業活動などにかかる費用を、従業員が自費で立て替えて支払います。
   その際、支払った証明として領収書やレシートなどを受領します。
2. 従業員は経費精算書を作成し、領収書やレシートと一緒に会社に提出します。
3. 上長や経理が経費精算書を承認した後、立て替えた経費の払い戻しを行います。
   一般的には、給与日や月末などの定められた日に、従業員の口座に振り込まれます。

経費精算書の種類と書き方

経費精算書の種類

経費精算書にはいくつかの種類があり、用途ごとに書類フォーマットを分けている企業がほとんどです。以下に代表的なものを紹介します。

経費精算書の書き方・必要な項目

経費精算書は、費用の透明性を保つためにも、利用日や用途を正確に把握できる書式にすることが重要です。必要な項目の例をご紹介します。

日付

実際に経費を使用した日付を記入します。

目的

費用の使用目的や詳細です。「〇〇展示会出展のための出張」や「取引先〇〇との会食」など、具体的な内容を記入するようにします。

金額

支払った金額を記入します。

支払先

費用を支払った相手の店名や会社名を記入します。

勘定科目

財務会計上の勘定科目です。申請内容を元に、経理担当者が分類することもあります。

証憑

精算書と一緒に、支払った証明となる領収書やレシートなどを提出します。

日付や金額、支払先は、領収書やレシートの内容と一致している必要があります。経費精算書のフォーマットやルールを統一しておくことで、従業員の記入漏れやミスを防ぐことができるでしょう。

紙を使った経費精算の課題

中小企業では、ExcelやWordで作成した経費精算書フォーマットを使って、紙で経費申請・精算を行っているケースが多く見られます。紙を使った経費精算は、もっとも手軽に始められる方法の1つですが、以下のような課題点・デメリットがあります。

精算書や領収書の紛失リスクがある

従業員が領収書やレシートなどの証憑を紛失してしまうと、金銭を支払った証明ができないため、経費精算ができません。また、経理部門は膨大な数の精算書や証憑をファイリングし、管理しておく必要があります。

承認状況がわかりにくい・時間がかかる

経費精算書を紙で回覧している場合、承認がどこまで進んでいるのか、書類を誰が持っているのかがわかりにくく、承認完了までに時間がかかることがあります。また、書類提出や押印のために出社する必要があり、外出の多い従業員は精算書の提出が遅れてしまうことも少なくありません。

手作業による転記ミスが多い

従業員は、領収書の内容を経費精算書に転記し、経理担当者は精算書の内容を会計システムなどに転記します。何度も転記作業が発生することで、人的ミスが発生しやすくなります。

不備のチェックや差戻しに手間がかかる

紙の精算書・領収書を目視で確認するため、記入漏れやミスを見落としやすくなります。また、不備があった場合は、紙の精算書を従業員に差戻し、修正のうえ再提出してもらう必要があるため、不備解消には非常に手間がかかります。

このように、紙を使ったアナログな経費精算はミスが起こりやすく、経理担当者や従業員に大きな負担がかかります。経理担当者は、スムーズに経費精算が行えるようにしっかりとルールを作り、従業員に周知徹底していくことが重要な課題と言えるでしょう。

経費精算システムで課題を解決

経費精算における書類の紛失や転記ミスなどの課題は、システムを活用することで解決することができます。経費精算システムの導入で、以下のようなメリットが得られます。

経費精算書や領収書をペーパーレス化できる

経費精算システム上で精算書を作成して提出することで、ペーパーレス化が実現できます。書類紛失のリスクがなく、管理や検索が容易になります。また、電子帳簿保存法に対応しているシステムであれば、領収書などの証憑を電子化し、紙の原本を保管しておく必要がなくなります。

承認プロセスを可視化できる

経費精算システム上で現在の承認状況が一目で把握できるため、スピーディーな承認につながります。

転記の手間がなくなる

経費精算システムの中には、クレジットカードや交通系ICカードと連携できるものがあり、転記不要でかんたんに経費申請ができます。また、申請内容から銀行振込用のFBデータや、会計ソフトに登録する仕訳データを作成できるため、経理担当者の転記作業もなくなります。

不備チェックや差戻しがかんたん

申請書フォーマットに入力ルールを設定することで、入力ミスや漏れを防ぐことができます。万が一不備があった場合でも、システム上でかんたんに差戻すことができ、スムーズな不備解消が可能です。

このように、経費精算システムを導入することで、さまざまな経費精算の課題を解決できます。経理担当者も経費を申請する従業員も、本来の業務に集中できる時間が増え、企業全体の生産性向上につながるでしょう。

経費精算がラクになる！はじめての経費精算システム導入なら「経費BANK」がおすすめ

「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供する中小企業向けのクラウド型経費精算システムです。

最小5ID、月額1,500円から利用することができ、システム導入がはじめての企業や、中小企業でも導入しやすいサービスとなっています。

「経費BANK」の特長をいくつかご紹介しますので、経費精算を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

経費精算書を自由に作成できる

「経費BANK」は、用途にあわせてオリジナルの申請書フォーマットを作成できます。入力項目の追加・削除は、1クリックでかんたん。レイアウト変更もドラッグ＆ドロップで調整できるため、はじめてのシステム導入でも安心です。

外出先でも経費の申請・承認が可能

「経費BANK」はスマホ対応のクラウドサービスなので、出張先や移動中でもかんたんに経費の申請・承認が可能です。領収書やレシートはスマホで撮影してアップロードすることができ、経費精算のために出社する必要がありません。

AI-OCRで領収書やレシートを自動的に読み取り

領収書やレシートのデータを「経費BANK」にアップロードするだけで、取引先名（支払い先）・取引日・金額などを自動で読み取り、転記する手間なく経費精算書を作成することができます。

モバイルSuicaの履歴取得も！交通費精算がかんたん

「経費BANK」は、交通系ICカードの利用履歴からかんたんに交通費精算が可能です。モバイルSuicaやモバイルPASMOにも対応しており、利用日や運賃、利用した駅の情報などをそのまま交通費精算に利用することができます。

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経費精算の流れを理解して経理業務を効率化しよう

本コラムでは、経費精算の基本から具体的な業務フロー、そして経費精算の課題と解決策について解説しました。

経費精算は、正しい会計処理のために必要不可欠なものです。経費の申請から承認、経理処理までをミスなくスムーズに行うために、「経費BANK」のような経費精算システムをうまく活用して、業務フローを効率化しましょう。

経費精算とは？かんたんにわかるQ＆A

経費精算とは？

営業活動などで従業員が立て替えた費用を、後日会社から払い戻して精算することを指します。領収書などを提出して経費申請することで、かかった費用が会社から従業員に払い戻されます。

経費にできる費用・できない費用とは？

経費として精算できる費用は、交通費や接待交際費、消耗品費など、事業や業務に直接関連するものに限られます。個人的な支出や、会社の事業と無関係な費用は経費として認められません。

経費精算のやり方や流れは？

費用を立て替えた従業員が経費精算書を作成し、領収書やレシートとあわせて会社に提出します。上長や経理の承認後、会社から従業員にかかった費用を払い戻します。
出張などで高額な費用がかかる場合は、あらかじめ仮払金を支給することもあります。