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導入事例

CASE STUDIES

株式会社たち吉様

経費Bankの導入により経費精算・出張精算業務のルールを明確化。キャッシュレス化し業務改善を実現しました。

株式会社たち吉

宝暦2年(1752年)に創業し、260年の歴史を持つ器の老舗「たち吉」。
2014年現在では170店舗以上を構え、京の伝統を全国に伝えています。京の地に生まれ、育まれて来た「たち吉」は、日本の暮らし道具のいにしえを守り、さらなる工夫と進化をもって、現代に生きる「和の器」を発信しています。

社名
株式会社たち吉
代表者
代表取締役 岡田高幸
社員数
335名(平成25年3月現在)
創業
宝暦2年(1752年)
設立
昭和24年5月24日
所在地
京都市下京区四条富小路上ル立売東町17番地
営業品目
創作和洋陶磁器・美術名工作品・ガラス器・金属食器
漆器・竹製品・室内外装飾関連品・別製企画品
全国各企業、銀行等企画商品・創作別製品

左から木下様、岡田様

導入前の課題と導入に至る経緯

クラウド化で社内ルールの整備とキャッシュレス化を図る。

宝暦2年(1752年)創業の株式会社たち吉は、京都・東京・札幌・仙台・名古屋・博多の拠点をベースとして、百貨店を中心に全国170店舗以上を展開。 ショッピングモールやアウトレットモールにも積極的に出店し、京都の伝統と四季を大切にしながら「現代に生きる器」を提供し続けている。

創業より260余年経過し、従業員数300名以上を数える同社は、交通費・経費の精算業務や、稟議・報告書類の提出回覧業務について、 セキュリティ管理、リスク管理面に注視しつつ、業務改善を目指してきた。

まず稟議回覧システムの『承認Time』を導入し、次いで『経費Bank』を導入した同社。社内にITを積極的に取り入れようと自ら働きかけた代表取締役社長の岡田氏と、クラウド化を常々検討していたというシステム担当の木下氏に、『経費Bank』導入に至る経緯を伺った。

代表取締役社長 岡田 高幸氏

導入前の課題
紙の伝票に手書きのため申請者も大変
領収書と伝票のチェック作業に時間がかかる
手作業で振込データや仕訳データを作成
システム化したときの管理・運営の手間
導入後
システム化により申請ルールを明確化
キャッシュレス化により精算業務時間を短縮
会計ソフトとの連携で作業効率がアップ
クラウド型で万全のセキュリティを実現

「経費精算や出張精算は、申請用紙に手書きで記入していました。」という岡田氏。その申請用紙に領収書や出張届を添付して提出し、 拠点の精算担当が日々、現金で出金していたという。「拠点ごとに毎日精算しているものを、 本部の経理が月に一度取りまとめて全体を締めていたので、結果として二重の作業が発生していました。」 と岡田氏はこれまでの経費精算業務を振り返る。

また木下氏も続けて「提出されたら基本的にその日に出金していましたので、日々現金の付け合せをしなくてはいけませんでした。 この日々の集計に加えて、月ごとの集計をして、現金とデータを本部の経理にまわしていました。」 そのあとに経理がまとめて会計ソフトへ入力していたというが、以下のような問題が発生していたという。

「曖昧な書き方のものがあると『誰が何に使ったのか?』『何のために使ったのか?』など仕訳入力をする前に確認が必要なケースがありました。」 これが作業の負担になっていたと木下氏。「月末、締めの時期にはどうしても作業が集中してしまい、処理が遅れてしまう懸念がありました。」

同社ではこのような問題点を抱え、一刻も早く「現状を改善しなければならない」という岡田氏の考えのもと、 「作業の効率化が可能な経費精算システムの導入を検討することになったのです。」

情報システム担当 木下 朗氏

導入の流れ

システム化に伴う社内ルールを丁寧に説明、社員の理解を得て全社へ導入。

導入を開始するにあたって、運用ルールのアレンジや振込口座開設などの社内整備が必要だった同社では、 会計システムのリプレイスを控えていたこともあり、先に『承認Time』の導入を進め、その間に前述の社内整備を進めていくことにした。

経費Bankを全社へ浸透させるために同社が最も力を入れたのは、社員への説明会だった。 「現金精算から銀行振込へ移行するなど、社内ルールの変更があったので説明が必要でした。 また操作マニュアルを見なくても使えるように、各現場で説明会を開き、操作方法などを画面で見てもらいました。 当社の場合は、手書申請や現金精算からの大幅な変更でしたので、社員の理解と協力が必要でした。」

「現場によってはSBIビジネス・ソリューションズ(以下SBI)にも説明会へ同席してもらいました。 社内ルールや操作方法を分かりやすく案内していただいて、非常に助かりました。」と語る岡田氏と木下氏。 このように社員への説明を丁寧に行ったことで、抵抗感もそれほど無く受け入れてもらえたという。

また、会計システムとの連携については「非常にスムーズでしたね。 会計システムのリプレイスにあたり、あらかじめ仕訳取込の仕様について、 会計システムのメーカー・SBI・たち吉の3社で確認をしておきました。 あとはSBIにお任せしてリプレイスと同時に連携プログラムを作成していただいたので問題なく構築できました。」 と導入時の手厚いサポートを評価した。

導入の効果と今後の展望

キャッシュレス化と会計システム連動で経理業務の負担を大幅に軽減。

『経費Bank』の導入効果について、お二人に伺ってみた。 「まずはシステム化することによって、明確な社内ルールが整備できました。また現金精算がなくなったというのは大きいですね。」 社員にとって領収書を提出したその日のうちに現金を出してもらえるのは便利ではあるが、 「現金を扱うことによる会社全体のリスクや業務負担を考えるとシステム化は必須でした。」という。

「各部門にヒアリングをしましたが、おおむね業務は軽減されたと聞いています。現在、経理作業はほぼ1人で処理の遅れもなく業務を回せています。」

木下氏はクラウドの利点についても触れ「クラウド型システムだと動作が遅くなるのではという懸念がありましたが、 そのような現象はまったくないですね。常に高速かつ安定した動作を保っている印象です。 それとプログラムを無償でバージョンアップしてくれるのはとても助かります。」 と新機能の追加など定期的なバージョンアップについても高く評価した。

社内の作業をクラウド化、承認Timeとの連携でバックオフィス業務改革へ。

経費Bankをスムーズに導入できた背景には、代表である岡田氏のIT化に取り組む姿勢も非常に大きなポイントを占めている。

「『経費Bank』を導入する会社全体のメリット、趣旨や目的はシステム担当から丁寧に社員へ説明しました。また私からも、不便に感じることがあるかも知れないが、導入しなくてはいけない状況にあるということを一所懸命伝えたつもりです。」と振り返る。このような代表の姿勢があって、社員の理解と協力が得られ、スムーズな導入へと繋がっていったのだ。

最後にお二人に今後の展望を伺ってみた。「『経費Bank』を導入して本当に良かったと思っています。 機能についてのリクエストも聞いていただけるので、積極的に伝えていきたいと思います。 また今後も『経費Bank』と『承認Time』を駆使して、IT化・クラウド化によるさらなる業務改革を目指していきたいと思います。」

※掲載している情報は取材当時のものです。