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導入事例

CASE STUDIES

株式会社近鉄エクスプレス様

複数拠点1000名以上の交通費・経費精算業務を経費Bankですべてクラウド管理。入力・承認から振込・仕訳業務まで徹底した業務効率化を実現しました。

株式会社近鉄エクスプレス

近鉄エクスプレスは、世界中の多種多様な貨物を取扱う国際物流企業です。 お客様の様々なニーズにお応えする為、世界31ヵ国、205都市、332拠点のネットワークと その拠点を繋ぐグローバルITシステムを駆使し、航空貨物輸送、 海上貨物輸送および倉庫管理における高品質なサービスを提供しています。

社名
株式会社近鉄エクスプレス
Kintetsu World Express. Inc (略称KWE)
代表者
代表取締役 石崎哲
社員数
1,140名(単体)
10,099名(連結)
創業
1948年5月
設立
1970年1月
本社
東京都港区港南2-15-1品川インターシティA棟24階
営業品目
貨物利用運送業/航空運送代理店業/通関業/倉庫業
上記に関連ある一切の事業

左から中西様、佐東様

導入前の課題と導入に至る経緯

システム化で徹底した業務改善・効率化を目指す

国際航空貨物・国際海上貨物輸送を中心に事業を展開し、 また付随する高品質で最先端なロジスティクスサービスも提供している株式会社近鉄エクスプレス。 同社の従業員数は、2014年1月現在、全拠点を合わせて1,000名を数える。

成長とともに1,000名以上の従業員を抱えるようになった同社の交通費・経費精算業務は、 印刷伝票へ手書きするスタイルからExcelフォームへ入力して提出する方法へと、 システム化する以前からできる限りの工夫をして業務効率化を目指してきた。

クラウドという言葉が定着する以前から長きに渡って経費Bankをご利用いただき、 業務改善による効率化を常に目標としてきた同社経理部の佐東氏、中西氏に導入に至る経緯を伺ってみた。

経理部課長 佐東 節子氏

導入前の課題
フォーム判別や運賃検索で申請者にも負担が
交通費のチェック作業が非常に困難
振込データ、仕訳データ作成は手作業
システム化した場合、運営管理が手間に
導入後
誰でも簡単に使える操作性で入力負担が軽減
駅すぱあと連携、定期区間自動控除で簡単承認
振込データ、仕訳データはシステム出力に
クラウド型で万全のセキュリティとシステム保守

「まずは、手書きでの申請は時間がかかってしまうという声もあり、 印刷帳票を廃止してExcelフォームを申請種類別に作成して移行しました。 作成は少し楽になったと思いますが、それでも国内・国外の出張や交際費、 それ以外などにフォームがわかれていたため、申請するときに迷う人もいました。」と振り返る。 また佐東氏はこのように続けた。「経理業務では、 依然として課題が改善されないままでした。」大きな課題は主に3つあった。

1つ目は前述したような申請者の入力作業負担軽減、2つ目は承認時のチェック作業負担軽減、 最後に仕訳や振込処理などの経理業務負担軽減である。

「購入した物によって課税か非課税か、などを目で判断していかなければならないですし、 交通費といっても領収書のない電車賃などはエクセルに入力されている金額やその合計が正しいかどうかの判断が難しく、 支給している定期区間の控除についてもチェックが困難でした。」

また、Excelフォームといってもプリントしたものをチェックしていくので、常に電卓をたたきながらの作業だったという。

「振込データ作成も会計ソフト入力も手作業で時間がかかりましたが、 その準備として『本体価格』と『消費税』に分離する作業はかなりの負担となっていました。」 このような作業を同社では月に3回、少人数で行っており、 業務を効率化していくにあたってこの作業の改善が急務となっていた。 そこで「すべての問題を解決できる交通費・経費精算システムの導入を検討することになったんです。」

経理部 中西 泉氏

選定のポイント

システム保守など様々な問題をクラウド化でクリア。
低コスト、短期間で導入可能なことが決め手に。

システム化の計画を進めていくうちに、 当時はまだ定着していなかったクラウドという仕組みに目をつけ、最終検討を開始した。
「経費Bankを知る前には他のシステムも検討してみました。」というお二人に、選定のポイントを伺ってみた。

システム化を検討する際に問題になったのは、コスト面と、システム保守・メンテナンス業務だったという。 「他のシステムを導入した場合、会社にサーバを置く必要があるので、 保守・メンテナンス業務が必要になり、システムのコストに加えて、それに付随するコストもかかります。」 また、万が一データが消えてしまったら、といったリスク管理面での懸念もあったという。

「そんな中、情報システム部に相談して紹介してもらったのが経費Bankです。 当時はまだ聞き慣れない『クラウド型』のシステムでしたが、社外のサーバにデータを置くため、 保守・メンテナンスは一切必要ないですし、様々な問題をクリアすることができました。 また他のシステムと比べて費用も安く、短期間で導入できるため、経費Bankを選びました。」

導入の流れ

万全のセキュリティとサポートを評価。まず本社、次いで全社に導入。

経費Bankの導入を開始するにあたって、同社が最重要視したのがセキュリティ管理だった。 まずは情報システム部へシステム概要の説明を行った。
「質疑応答でシステム関連の難しい質問もありましたが、御社に同席していただいてすべて回答していただきました。」

情報システム部が重視していた内部統制やセキュリティ面についても、 チェックシートなどの書類を提出してすべてクリアとなった。
「経費Bankを開発しているSBIビジネス・ソリューションズが 万全のセキュリティを求められるIT系ファイナンスグループであり、 様々な監査をクリアしていること。 そのSBIグループ内でも経費Bankを実際に利用していることも評価されました。」

また同社ではオラクルの会計システムを使用している。
「御社に勘定科目など必要情報を提示しただけで、各項目との連動設定をしてもらい、非常にスムーズでした。」
システム連携構築についてもこのように評価した。

導入は2段階に分けて行い、まずは本社から導入を開始した。
「各部署に集まってもらって説明会を開きましたが、このときも御社に同席してもらい 質問に答えていただいたので安心感がありました。配布資料についても相談させていただき大変助かりました。」
このようにサポート面についても安心感を持って、その後全社へ展開していくこととなった。

導入の効果と今後の展望

『駅すぱあと』連動と定期区間控除で、申請・承認作業の負担を大幅に軽減。

経費Bankが定着してからは、交通費・経費精算業務は「驚くほどスムーズになった」というお二人に導入効果についても伺ってみた。

まずは操作性について「入力操作は簡単なので、新入社員には入社時に説明を一度行うだけで、 その後は問題なく使っていますね。また海外から戻ってきた従業員などもマニュアルを渡すだけで、 質問が来ることはほとんどありません。」と佐東氏は言う。
さらに『駅すあぱと』連携入力機能について中西氏はこのように評価する。
「申請者も『駅すあぱと』連携で入力が楽にできますが、 承認者も困難だった交通費チェックがこの機能ですべて解決しました。 今は『駅すあぱと』入力のフラグを確認すればいいだけです。 支給定期区間も設定でき、自動的に控除されるので承認作業はとても簡単になりました」

また、中西氏は続けて「各従業員が経費の内訳項目を選択すると、課税・非課税なども自動で判別されるので、 当然ながら消費税を計算する必要もなくなりました。修正や差し戻しなどでのタイムロスもなくなりました。 本社経理が精算を担当しているのは170名ほどです。それでも精算集中時期には2人で手が回らず、 他のメンバーに手伝ってもらうような状況でしたが、経費Bank導入で改善されました。」と振り返る。

ID管理の面でも効果が見られた。「ID追加は簡単ですし、退職する場合も退職フラグ機能を使えばとても楽にID管理できますね。」 このような便利機能も1,000名規模の会社にとっては大きなポイントとなっている。
「駅すぱあと」連携機能はこちら

すべての問題を解決し、今では全社に浸透しています。

「1,000名以上で使用していますが、経費Bankでチェックが完了すれば、 あとは振込データ・仕訳データを出力すればいいだけなので、業務効率は格段に上がりました。」と振り返り、 経理業務の効率化は達成されたという。

最後に今後の展望についてお二人はこのように声をそろえた。
「現在、経費Bankは完全に全社に浸透していると思います。 今後、新機能追加など大きなバージョンアップの際には、セミナーや説明会に参加したいですね。 その場で教えてもらい、いち早く活用できるようにしていきたいと思います。」

※掲載している情報は取材当時のものです。