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導入事例

CASE STUDIES

相川鉄工株式会社様

従来「紙」での申請のため、煩雑な処理が非常に多かった経費精算業務。経費BankⅡの導入で、経理部・営業部双方の負担を大きく軽減できました。

相川鉄工株式会社ロゴ

左から相川鉄工株式会社 友寄様・下里様

相川鉄工株式会社

製紙業向け機器製造で、国内トップシェアを誇る相川鉄工株式会社。品質・納期・コストの最適化を実現する一貫生産体制と、充実したサービス体制。そして万全なアフターケアを敷き、お客様のニーズに応えています。カナダやフィンランド、韓国、中国にもグループ会社を持ちます。

社名
相川鉄工株式会社
代表者
代表取締役社長 梶山 宗助
社員数
220名
設立
昭和36年(大正13年 相川鋳造所として創業)
本社
静岡県静岡市葵区伝馬町24-2 相川伝馬町ビル7F
事業内容
製紙機器開発・製造

導入前の課題と導入に至る経緯

大正13年創業 製紙機器製造企業が「紙」から「電子化」で経費精算業務を大改革

1924年、相川鋳造所として創業した相川鉄工株式会社。製紙業向け機器を製造する同社は、1954年に国内初の連続式紙料調整機「Super Refiner」を開発。「不断の前進、Ever Forward」をモットーに、日本の製紙業界の発展に貢献するだけでなく、海外市場への進出も精力的に行っている。

導入前の課題
「紙」ベースの経費精算でアナログ作業が多く、大きな労力が必要
申請金額に応じて処理方法が異なるため、個々に対応する必要があった
Excel集計を活用した業務改善を実現するも、二重入力による負担がネックに
導入後
経理部の業務処理負担が、従来の1/10程度まで軽減
「海外出張時の精算申請の負担が軽減された。」と従業員から高い評価
クレジットカード決済時の経理処理の抜け漏れも防止

── 経費BankⅡを導入する以前、経理業務にどんな課題がありましたか?

下里氏:弊社では、従来より経費精算を紙ベースの「支払依頼書」で提出してもらい、締日に経理処理していました。経費の大半は旅費交通費で、月2回に分けてWebバンキングを利用し、社員の口座へ振り込みます。

経費BankⅡ導入事例 相川鉄工株式会社 下里氏

業務本部副本部長 財務経理部部長 下里 公人氏

支払依頼書は「社員につき1枚」ではなく、同一の社員でも月内に出張が多ければ、その分支払依頼書の数は増えます。また、経費精算は3,000円を下回る場合、現金支給で対応していました。

出張の都度提出される支払依頼書を整理して、社員ごとに金額をまとめて現金での手渡しかWebバンキングによる振込みを行なう。これらを月2回の精算支払日に間に合わせるよう行っていたため、非常に大きな労力がかかっていました。

書類を提出する社員の直属の上司が不在の場合、承認に時間がかかるため提出自体も滞ってしまうという問題もありました。

── 支払依頼書の集計と精算に係る支払処理が、煩雑になってしまっていたのですね。

下里氏:私が現職に就いてからは、表計算ソフトの関数を用いて、社員の振込先口座と支払金額をまとめて集計できるように整備しました。メインバンクから配布されるEB(エレクトリック・バンキング)サービスのフリーソフトも使用していましたが、あくまでこの作業もアナログの域を出ません。

金額入力のミスも起こるおそれがありますし、そうなればそれがそのまま経理担当者の責任となってしまいます。私達は製紙機器製造メーカーではありますが、このご時世だからこそ、「電子化」へ移行して「紙」による申請手続きを減らしたいと考えるようになりました。

支払依頼書の内容を表計算ソフトに入力→会計ソフトへ仕訳入力するという「二重入力」の負担も、減らしたかったのです。

── 複数のサービスから、経費BankⅡを決めた理由を教えてください。

下里氏:ちょうど社内に財務会計用のソフトウェアを導入する際、その担当者様から「経費精算システムを導入することで、さらに経理業務の効率化を図れますよ」と、『経費BankⅡ』を紹介されました。

導入した財務会計用のソフトウェアとの親和性も非常に高く、実際の導入実績も多かったため、改めて導入を検討するようになりました。

導入の流れ

「旅費交通費規定」の改定で経費精算システムのスムーズな導入が可能に

── 新たにシステムを導入するうえで、不安などはございましたか?

下里氏:正直に言えば、不安はたくさんありました(笑)。これまで誰も経験したことがない経費精算システムの導入だったので、「社内になじむだろうか」「定着するまでにどれくらいの時間を要するか」「そもそも、彼らは使ってくれるだろうか」という不安は強かったです。

しかし、蓋を開けてみると想像していたような従業員の抵抗感はありませんでした。その理由として大きかったのが、システム導入を全社にアナウンスした2020年7月のタイミングで、社内の「旅費交通費規定」を改定した点です。

歴史のある企業であるがゆえにこれまで明文化されていなかった規定を見直し、整理しました。SBIビジネス・ソリューションズには、システムの本格導入前に従業員向けに操作説明会を行っていただきスタートしました。導入後1カ月は従業員から多くの質問が寄せられたので、「思った以上に社員は使ってくれているな。」と実感しましたね。

経費BankⅡ導入事例 相川鉄工株式会社 友寄氏・下里氏

導入の効果と今後の展望

出張精算が多い部署ほど改善効果を実感。経理負担は約1/10に軽減

── いい意味で導入前の不安が覆る形となったのですね。実際に、『経理BankⅡ』を導入したことによる反響や感想もお聞かせください。

経費BankⅡ導入事例 相川鉄工株式会社 友寄氏

業務本部 財務経理部 経理課課長代理 友寄 麻友氏

友寄氏:技術営業で、全国さまざまな場所へ出張する社員からは高く評価されています。特に弊社は海外にも拠点があるため、長いと3カ月以上海外へ出張する社員も珍しくありません。その場合、基本的にはクレジットカード決済をもとに経費精算を行いますが、現地での食事や日用品の購入は、現金でなければ払えないケースもあります。

『経費BankⅡ』はその両方に対応しており、法人カードの利用履歴も連携して取り込めるのが非常にありがたいです。

以前の方法で多かった「クレジットカードの引き落とし明細で内容は把握しているけれど、支払依頼書がない。」という状況が起こりにくいため、精算処理の抜け漏れがほぼなくなりました。

── よりスムーズに経費精算の処理が行えるようになったのですね。

下里氏:支払依頼書の集計も、伝票作成も必要ない。EBデータの作成や表計算ソフトの使用といった作業もなくなったため、経費精算業務の経理側の労力は、それこそ1/10程度まで軽減できていると思います。

これまではチェックの時間が非常に多く、「金額さえ合っていればいい」という場面もありました。現在は作業量が減ったことで、改めて経費の「中身」を精査する余裕が生まれましたね。

今後は旅費交通費の精算のみならず、事務用品や会費、新聞購読、講習会費用といった多種多様な経費も品目を整理し、帳票全体の電子化を進めていきたいです。

※掲載している情報は取材当時のものです。