導入事例

岩井氏

当社の経費精算は、新聞の印刷費や発送費などの支払依頼も数件ありますが、大半は取材に伴う交通費などの立替経費精算になります。「経費BANK」導入前は紙での申請だったため、交通費精算の場合、申請者に利用した交通機関、経路、金額などを紙に書いて提出してもらい、経理担当者が内容をチェックした後、管理責任者による最終チェック、社長承認を経たうえで銀行に現金を下ろしに行き、本人に手渡しして受領印をもらい、仕訳起票を行うという流れで行っていました。

一連の流れをすべて手作業で行っていたため、申請者本人の間違いもあれば経理側でチェック漏れしてしまうなど単純なミスが発生しがちでした。また、紙での申請だったため、締め日になると申請者は経費精算のために出社して、半月分の移動を思い出しながら乗車区間の金額を一つ一つインターネットで調べて書いて提出しており、手間もかかりますし非効率な状況でした。

岩井氏

経理業務は私を含め2名で行っているのですが、申請内容の確認や承認作業は苦労が多く、手入力での仕訳起票にも時間と労力がかかっていました。

具体的には、紙で提出してもらった内容を一件ずつインターネットで調べて経路と金額があっているかチェックしていくわけですが、申請者は提出すると取材に出かけてしまうため、疑問に思った点は電話をかけて聞かなくてはならず、つながるまでかけ直すといった労力がかかっていました。また、最終チェックを行う私や承認者である社長が不在の場合はスケジュール確認も必要ですし、押印をもらうために手間と時間がかかっていました。

仕訳起票は、これまでは申請者によりExcelで一覧を作って印刷したものを提出する人もいれば手書きの人もいたりと、申請方法がバラバラだったということもあり、一件ずつ目視で確認しながら会計システムへ手入力していたので、膨大な時間と労力がかかっていました。

岩井氏

当社は、辻・本郷税理士法人に税務業務全般をみていただいているのですが、そちらからご案内いただいた電帳法に関するSBIビジネス・ソリューションズさんとの共催セミナーを受講し、そこで「経費BANK」を知りました。

セミナー受講により、電帳法対応の必要性を認識するとともに、これまでのやり方では限界がありシステムを導入しないと対応が難しいと判断し、社内的には法改正への対応を主目的として決裁を取りつつ、経費精算業務をデジタル化することによって、これまで抱えていた課題を同時に解決したいと考えました。

岩井氏

最大の決め手はコストパフォーマンスの高さです。他の経費精算システムとも比較しましたが、
「経費BANK」の圧倒的な安さには驚きました。

コストをかけて経費精算業務の効率化を図るためのツールを導入するというのは社内的に理解を得づらい部分ですが、「経費BANK」は10IDであれば月額3,000円で利用できますし、電帳法にもオプション料金など追加費用をかけずに対応できるので、中小企業に寄り添ってくれている感じがしてすごく良いなと思いました。

また、「駅すぱあと」で経路と金額を検索して、結果をそのまま申請内容に反映できる機能はすごく良いです。申請者もラクになりますし、経理担当者の経路チェックも不要になります。セミナーで「経費BANK」の説明を聴いた時に、この機能だけでも当社にとってはかなりメリットがあると感じました。

岩井氏

長年行ってきた運用や見た目を変えるのはすごく労力がいることですし、「紙」でやっていたことをシステムで代替することに不安もありましたが、導入支援担当の方にこれまでの運用や申請書類などを共有したところ、当社のやり方に沿ってシミュレーションしてご提案いただけたのはすごくありがたかったです。細かな質問にも丁寧に対応してくださり、無事に稼働できたのは導入支援のおかげだと思っています。

また、実際の運用の流れに沿って操作しているところをZoomで共有しながらポイントを解説していただいたことで理解が深まり、社員への説明も自信を持って行うことができました。

岩井氏

ケアレスミスを最小限に抑えることができるようになりましたし、「駅すぱあと」連携機能によって、申請者も経理担当者もだいぶ事務負担が軽減されたと思います。先ほどもお伝えした通り、経理担当者はこれまでは紙で提出してもらった経路と金額があっているかを一件ずつ調べていましたが、「経費BANK」を導入してからは、申請者が「駅すぱあと」で検索した結果がそのまま明細に反映されるので、経路チェックの手間が省けて非常にラクになったと思います。

仕訳起票についても、稼働してからまだ2ヶ月目なので慣れの問題もありますが、承認された申請書をそのまま仕訳データとして会計ソフトに取り込むことができるので、一つ一つ目視で確認しながら手入力していた時と比べて、作業時間は1/2程度まで短縮できました。これから慣れてくればもっと短縮できると思います。

企業によって利用している会計ソフトはさまざまだと思いますが、「経費BANK」は当社が利用している弥生会計をはじめ、主要な会計ソフトとは連携しているので使い勝手も良いですよね。

岩井氏

「経費BANK」の導入を機に、テレワーク体制をとるうえでボトルネックとなっていた「出社ありき」の経費精算業務をデジタル化できたので、他業務の見直しも行いつつ、取材や記事作成などの本業に、より一層専念できる職場環境を作っていけたら良いなと思っています。また、電帳法対応やペーパーレス化とともに、将来的には経費精算の小口現金をなくして振込対応まですべてデジタル完結するなど、徐々に「経費BANK」の機能を使いこなして、さらなる効率化を図っていきたいと考えています。

岩井氏

繰り返しになりますが、経理などの業務効率化のためだけにコストをかけてツールを導入するというのは、中小企業ではなかなか社内的に理解を得づらいという状況がありますが、「経費BANK」はコスト面のハードルを感じさせない良心的な価格帯だと思います。

ただ、やはり大切なのは「社員の負担をどれだけ減らせるか」を、説得力をもって伝えられるかがキモになると思います。そういった意味では、導入支援をお願いすることで理解が深まり、「こうすれば皆さんの申請の手間が減ってラクになるし、本業にもっと専念できるようになりますよ」ということを、自信を持って伝えることができたので、非常に助かりました。申請者の立場に立ってシステムの導入を促すことが、結果として経理業務の改善やテレワークの実現に向けた体制整備にもつながっていくものと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。