経理業務の改善は経費精算業務から

企業にとって、経理業務は重要かつ不可欠な業務です。しかし、いくら経理をきっちり回そうと思っても

・「日常業務が忙しく、業務改善や予算管理の仕事に時間がとれない!」
・「経理の人員が足りない、採用しようにもなかなかよい人が採れない!」
・「システム導入を進めようにも、手間もコストもかかり進まない!」

といった悩みをかかえている経営者の方は多いのではないでしょうか?
経理業務を一気にすべて改善しようとすると、経理と現場社員に大きな負担がかかり、かえって経理やシステム担当者の人員不足が深刻化することも多いようです。

経理業務を改善するときはひとつひとつの業務を切り離し「ピンポイントの改善」から進めると良いでしょう。

経理業務を時間的な観点からみてみると、交通費・経費精算、さらに小口現金の管理に多くの時間が費やされています。
経理業務の軽減・スピード・正確性を求めるためには、会社から小口現金を無くし、経費精算をシステム化すると良いでしょう。

経費精算業務を効率化した事例

経費精算を改善すると、大きな改善効果が得られることがあります。

実際の会社の例ですが、仕訳伝票の枚数が月に400枚程度あり入力に10時間以上かかっていました。
この会社では経費精算は月に2回、Excelで申請書を提出してもらい、チェックした上で会計ソフトに手入力していました。
この会社が経費精算システムを導入し、システムから仕訳データを生成し会計ソフトへ取込むようにしたところ、入力作業が無くなり仕訳伝票を作成する時間は10分程度にまで減りました。

また次のような例もあります。経費精算は1件ずつ、申請書をもらう度に現金で手渡ししていた会社がありました。この会社も仕訳は会計ソフトに手入力していました。経営者が変わったタイミングで経費精算システムを導入し、精算ルールを現金から振込に変更したところ、現金管理の担当者は毎日の現金管理の手間がなくなったことで、他の仕事を兼務することができました。

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経費精算業務から経理の改善を進めよう

交通費・経費精算の申請書を紙で運用、現金精算を行っている経理担当者は多くの時間を経費精算業務に費やす必要が出てきます。業務効率をアップするためにも、システム化やキャッシュレス化を進めていくと良いでしょう。