経費精算システムを安く導入するには？費用相場とコストを抑えるポイントを解説

経費精算システムの費用相場【企業規模別】

経費精算システムの費用は、利用する人数や必要な機能によって変わります。クラウド型が主流の現在は、初期費用を抑えてスモールスタートできるサービスが増えており、企業規模に応じておおよその相場が見えてきます。まずは目安となる金額を、初期費用とランニングコストに分けて確認しておきましょう。

＜経費精算システムの料金目安（クラウド型の場合）＞

利用人数	初期費用の目安	ランニングコストの目安
～10名 （小規模）	0～30万円	月額3,000円～1万円
～50名 （中小企業）	0～30万円	月額1～5万円
～200名 （中堅企業）	30～50万円	月額5～20万円
200名以上 （大企業）	50万円～	月額20万円～

小規模・中小企業であれば、初期費用がかからず、月額数千円から数万円程度で始められるサービスが中心です。一方で、利用人数が増え、承認ルートや他システムとの連携が複雑になるほど、初期設定や月額の費用も上がっていきます。自社がどの規模に当てはまるのかを把握しておくと、過不足のないプランを選びやすくなります。

経費精算システムの料金体系・追加でかかる費用

クラウド型の経費精算システムは、利用する人数（ID数）に応じて月額料金が決まる仕組みが一般的です。1IDあたりの基本料金は月300円から800円前後が目安で、提供される基本機能はサービスによって異なります。基本料金が安く見えても、使いたい機能がオプション扱いになっていると、最終的な費用が想定より高くなることがあるため、注意が必要です。

基本料金に含まれる範囲を確認する

経費や交通費の申請、領収書などの証憑添付、承認ワークフローといった基本機能は、多くのサービスで標準搭載されています。ただし、電帳法対応や外部システムとの連携など、一部の機能は別途オプション料金がかかる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

オプション・追加料金になりやすい機能

次のような機能は、サービスによって追加料金が発生することがあります。

• AI-OCRによる領収書の自動読み取り
• 電子帳簿保存法に対応した証憑保存・ストレージ機能
• 交通系ICカードや法人クレジットカードとの連携
• ERPや基幹システムなど外部システムとの高度な連携
• シングルサインオン（SSO）やIPアドレス制限などの高度なセキュリティ設定

自社で使う予定の機能がオプションかどうかを早い段階で見極めておくと、後から費用が膨らむのを防げます。特に「電子帳簿保存法への対応」は、経費精算をペーパーレス化するうえで欠かせない機能です。証憑データ保管用のストレージサービスを別途契約する必要があったり、保存容量の上限を超えると追加料金がかかったりするケースが多いため、あらかじめ料金表や見積りを取得して確認しておきましょう。

経費精算システムの費用を安く抑えるためのポイント

経費精算システムの導入費用を抑えるうえで大切なのは、料金の安さだけではなく、自社の使い方や規模感に合ったサービスを選ぶことです。次の3つを意識すると、ムダなコストを抑えられます。

必要な機能を洗い出してスモールスタートする

最初からすべての機能をそろえる必要はありません。例えば、近距離の交通費精算から使い始める、出張の多い部署のみでテスト運用を行うなど、機能や利用部門を絞ってスモールスタートすることで、ムダな費用が発生しにくくなります。

まずは経費申請や承認ワークフローなどの基本機能から利用を開始し、必要に応じてAI-OCRによる領収書読み取りや法人カード連携などの機能を追加していけば、コストを抑えながら段階的にシステム導入を進められます。

自社の利用人数に合ったサービスを選ぶ

ID数で料金が決まるサービスでは、実際に使う人数に合ったプランを選ぶことが重要です。例えば、経費精算システムを利用する従業員数が10名の場合、最低50IDからしか契約できないサービスを選択すると、使わない40ID分の費用が発生してしまいます。サービスによって最低利用ID数や料金体系は異なるため、自社の利用人数や将来的な利用規模を踏まえて選びましょう。少人数から契約できるサービスを選ぶことで、ムダなく低コストで運用できます。

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年間契約やボリュームディスカウントを活用する

経費精算システムの中には、年間契約することで月額契約よりも割安になるサービスや、利用人数が増えると1IDあたりの単価が下がるサービスもあります。将来的に利用人数が増える見込みがある場合や、長期利用を予定している場合は、こうした割引の有無を確認しておくと、トータルの費用を抑えやすくなります。

安い経費精算システムを選ぶ際の注意点

経費精算システムを料金の安さだけで選んでしまうと、導入後に思っていた使い方ができなかったり、サポートが受けられなかったりといった問題が起きることがあります。そのようなトラブルを防ぐために、契約前にしっかり確認しておくべきポイントをご紹介します。

必要な機能が基本料金に含まれているか

前の章で触れたとおり、基本料金で提供される機能はサービスによって異なります。使いたい機能が基本料金に含まれているか、オプション料金がかかるのか、必ず事前に確認するようにしましょう。

導入支援・伴走サポートが有償かどうか

多くのサービスで、導入時の伴走サポートが提供されています。一般的に、メールやWebマニュアルでの簡易的なサポートは無償で利用できますが、初期設定の作業代行や利用者向け説明会の実施などは有償となるケースが多く見られます。設定に不安がある場合は、どのような支援が受けられるのか、有償の伴走サポートが必要かどうかを確認したうえで利用を検討しましょう。

導入後にどのようなサポートを受けられるか

運用開始後のサポート体制も重要です。サポートサイト・Webマニュアルはほとんどのサービスで提供されていますが、電話やチャットでのサポートは有償となっている場合があります。困ったときに気軽に相談できるかどうか、事前に確認しておきましょう。

経費精算システムの費用対効果を試算してみよう

費用が見合うかどうかを判断するには、「経費精算システムの導入で削減できる作業時間」を金額に置き換えて考えると分かりやすくなります。ここでは、従業員50名の企業を例に試算してみましょう。

経費精算システムを安さで選ぶなら「経費BANK」がおすすめ

「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供する、低価格な経費精算システムです。
最小10IDから安価に利用でき、システム導入がはじめての企業や、中小企業でも導入しやすいサービスとなっています。

「経費BANK」の特徴をいくつかご紹介しますので、安い経費精算システムをお探しの方はぜひ参考にしてください。

少人数から使える！ムダのない料金体系

「経費BANK」は10ID単位でのご契約が可能です。10ID利用時のご利料金は、1ヶ月あたり3,000円から。少人数でもムダなく安価にご利用いただけるため、「まずはスモールスタートしたい」という中小企業にピッタリです。実際に、半数以上の企業様が50ID以下でご利用いただいており、中小企業に選ばれている経費精算システムです。

「経費BANK」の料金について詳しくはこちら

電子帳簿保存法・インボイス制度に標準対応

「経費BANK」は電子帳簿保存法に標準対応しており、追加料金なし^＊で領収書などの証憑を電子保存することができます。インボイス制度に対応した仕訳出力も可能なため、経費精算における法令対応やペーパーレス化がかんたんに実現できます。

「経費BANK」の電子帳簿保存法対応について詳しくはこちら

＊10GBを超える証憑保存はオプションとなります。

サポート体制が充実

「経費BANK」では、FAQサイトや操作マニュアルはもちろん、お電話・メールでお問い合わせいただけるサポート窓口を無料でご用意しています。経費BANKご利用ユーザーであればどなたでもお問い合わせいただけるため、はじめてのシステム導入でも安心です。

費用と効果のバランスを見て選ぼう

経費精算システムを安く導入するうえで大切なのは、料金だけを比較するのではなく、自社に必要な機能が揃っているか、ムダなコストがかからないかを見極めることです。必要な機能を洗い出してスモールスタートし、人数に合ったプランを選べば、費用を抑えたシステム導入が可能です。導入前には費用対効果を確認したうえで、自社に合ったシステムを選びましょう。

経費精算システムの費用がかんたんにわかるQ＆A

経費精算システムの料金は月いくらくらいですか？

クラウド型の場合、1IDあたり月300円から800円前後が相場です。利用人数が10～50名程度の小規模・中小企業であれば、初期費用をかけずに月数千円から始められるサービスもあります。ただし、最低利用人数が設定されていたり、オプション機能や初期の伴走サポート等で別途費用がかかるケースもあるため、資料請求や見積りで総額を確認しておくと安心です。

安い経費精算システムでも機能は十分ですか？

申請・承認のワークフローや証憑の保存といった基本機能は、低価格のサービスでも標準で備わっていることがほとんどです。一方で、AI-OCRによる領収書の読み取りや外部システムとの連携などはオプションになる場合があります。自社で必要な機能が基本料金に含まれているかを確認すれば、安くても十分に活用できます。

導入費用を抑えるにはどうすればよいですか？

必要な機能に絞ってスモールスタートする、実際の利用人数に合ったプランを選ぶ、年間契約やボリュームディスカウントを活用する、という3点が効果的です。導入時や導入後のサポートが有償かどうかも確認しておくと、想定外の出費を防げます。