クラウド型経費精算システムが選ばれる理由とは？導入メリットや注意点も解説

クラウド型経費精算システムとは？オンプレミス型との違い

クラウド型経費精算システムとは、インターネット経由で利用する経費精算システムのことです。自社でサーバを用意したりソフトをインストールしたりする必要がなく、ブラウザやアプリからすぐに使い始められます。自社サーバ内でシステムを構築するオンプレミス型と比べると、導入のしやすさや運用の手軽さが大きく異なります。

比較項目	オンプレミス型	クラウド型
導入方法	自社サーバ内でのシステム構築やソフトのインストールが必要	申し込み後、インターネット経由ですぐに利用できる
初期費用	高くなりやすい	安価に抑えやすく、無料のものもある
カスタマイズ性	自社の要件に合わせて柔軟にカスタマイズできる製品が多い	カスタマイズできる範囲はサービス仕様に依存する
保守・アップデート	自社で対応する必要がある	提供事業者が対応する
利用場所	社内のネットワークが中心	場所を問わず利用できる

かつてはオンプレミス型が一般的でしたが、近年はクラウド型の経費精算システムを選ぶ企業が増えています。システム構築の手間がなく、社内環境を大きく変えずに導入できるため、中小企業を中心としてクラウド型の経費精算システムが主流になりつつあります。

ただし、特殊なセキュリティ要件や複雑なシステム連携など、独自のカスタマイズが必要なケースでは、オンプレミス型が選ばれることもあります。それぞれの特徴を理解したうえで、自社の運用形態に合った経費精算システムを検討しましょう。

クラウド型を導入する4つのメリット

クラウド型の経費精算システムは、コスト面や運用面でさまざまなメリットがあります。ここでは、クラウド型ならではの代表的なメリットを4つご紹介します。

初期費用を抑えやすい

オンプレミス型の場合は、自社でサーバを用意しシステムを構築する必要があるため、導入時にまとまったコストがかかる傾向にあります。一方、クラウド型は提供事業者のサーバ上にあるシステムを利用するため、設備投資の必要がほとんどありません。月額料金だけで始められるサービスも多く、コスト負担を抑えながら導入しやすい点がメリットです。

サーバの管理や保守の手間がかからない

クラウド型の場合、システムやサーバの保守は提供事業者が行います。障害対応やアップデート作業などを自社で行う必要がないため、オンプレミス型と比べて運用・保守の負担を大幅に軽減できます。

場所を問わずいつでも利用できる

クラウド型のメリットの1つが、インターネット環境があればどこからでも利用できる点です。社内に限らず外出先やリモートワーク中でも経費の申請・承認が行えるため、出張の多い企業や複数拠点を持つ企業でも、スムーズに経費精算を進められます。

自動アップデートで法令改正にも対応

電子帳簿保存法やインボイス制度のように、経費精算に関わる法令は随時改正・変更されています。クラウド型経費精算システムは、こうした法改正に合わせて提供事業者が自動でシステムを更新してくれるため、自社で対応に追われることがありません。手軽に法令対応が行える点は、長く運用するうえで大きな安心材料になります。

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クラウドサービスならではの注意点

クラウド型のサービスは導入しやすく便利な一方で、インターネット経由でデータを扱うという性質上、気を付けておきたい点もあります。安心して運用を始めるためにも、次の注意点をしっかり把握しておきましょう。

セキュリティ対策をしっかり行う必要がある

経費精算では、領収書や口座情報、仕訳などの重要なデータを扱います。インターネット環境があればどこでも使えるクラウドサービスだからこそ、適切なセキュリティ対策が必要です。通信の暗号化や不正アクセス防止策など、サービス提供事業者のセキュリティ対策がしっかりしているか、事前に確認しておきましょう。プライバシーマークやISOなどの認証を取得しているかどうかも判断の目安になります。

利用者側は、アクセス権限の設定やデバイスの利用ルールを定めるなど、運用面でのリスク管理を行う必要があります。多要素認証やIPアドレス制限などの機能を活用すると、より安全に運用できます。

運用ルールの見直しが必要になるケースも

クラウド型のサービスは、オンプレミス型と比べると、カスタマイズできる範囲が限られます。自社の業務プロセスや、承認フロー・権限設定などの運用ルールをあらかじめ整理しておき、システムの標準機能で対応できるか確認することが大切です。可能であれば、無料トライアルやデモ環境を活用してテスト運用を行いましょう。運用しづらい部分があれば、現在の業務フローを見直す必要があるかもしれません。

クラウド型経費精算システムの料金・費用相場

クラウド型が選ばれている理由の1つとして、費用を抑えやすいことがあげられます。オンプレミス型では、サーバの構築やソフト購入・システム開発などの初期投資が必要ですが、クラウド型は初期費用を抑え、比較的安価に導入できます。

＜クラウド型経費精算システムの料金目安＞

利用人数	初期費用の目安	ランニングコストの目安
～10名 （小規模）	0～30万円	月額3,000円～1万円
～50名 （中小企業）	0～30万円	月額1～5万円
～200名 （中堅企業）	30～50万円	月額5～20万円
200名以上 （大企業）	50万円～	月額20万円～

クラウド型の経費精算システムは、利用する人数（ID数）に応じて月額料金が決まる仕組みが主流で、1IDあたり月300円から800円前後が目安です。必要な機能やオプションによって金額は変わるため、自社の規模と使い方に合ったプランを選びましょう。

クラウド型経費精算システムの選び方

クラウド型経費精算システムを選ぶ際は、セキュリティ体制や料金に加えて、操作性やサポート内容などを確認しておきましょう。

UIがわかりやすく誰でも使いやすいか

経費精算システムは、経理担当者だけでなく、申請を行う従業員や承認者など、多くの人が利用します。そのため、必要な機能が揃っていることに加えて、誰でも直感的に操作できるかどうかも重要なポイントです。クラウド型は無料トライアルやデモ環境を用意しているサービスも多いため、実際の画面の見やすさや操作性を事前に確認し、自社にとって使いやすいサービスを選びましょう。

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利用している会計ソフトや他のシステムと連携できるか

経費精算業務をシステム化するうえで特に重視されるのが、会計ソフトとの連携です。仕訳データを連携できない場合は転記や手入力が発生し、システム導入のメリットを十分に得られなくなってしまいます。クラウド型でもオンプレミス型でも、利用している会計ソフトとの連携ができるかどうかは必ず確認しましょう。

また、企業によっては会計ソフトだけでなく、ERPや基幹システムとの連携が必要になる場合もあります。クラウドサービスの中には、人事労務や販売管理などバックオフィス向けのサービスをシリーズ展開し、シームレスに連携できるものや、他社サービスとの連携オプションが豊富なものもあります。連携したい内容や用途を整理したうえで、自社に合った製品を選ぶことをおすすめします。

自社の利用規模に合ったプランが選べるか

クラウド型経費精算システムは、利用人数に応じて料金が決まるID課金制を採用しているケースが多く、現在の従業員数だけでなく、将来的な増員や組織拡大も見据えてプランを選ぶことが重要です。小規模な企業であれば少人数から利用できるプラン、大規模な企業であれば利用者数の増減に対応しやすいプランを選ぶことで、無理のないコストで運用しやすくなります。

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サポート体制が充実しているか

経費精算システムを導入する際は、初期設定や運用開始後の問い合わせなど、サポートが必要になる場面が少なくありません。特にはじめて経費精算システムを導入する場合は、導入支援や操作説明などのサポート体制が整っているサービスを選ぶと安心です。

また、サポート窓口の有無だけでなく、電話・メール・チャットなどの対応方法や受付時間も確認しておきましょう。自社の運用体制に合ったサポートを受けられるサービスを選ぶことで、導入後もスムーズに運用しやすくなります。

はじめてのクラウド型経費精算システムなら「経費BANK」がおすすめ

「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供する、クラウド型の経費精算システムです。
最小10IDから安価に利用でき、システム導入がはじめての企業や、中小企業でも導入しやすいサービスとなっています。

「経費BANK」の特徴をいくつかご紹介しますので、クラウド型の経費精算システムをお探しの方はぜひ参考にしてください。

スマホでどこでも経費の申請・承認が可能

「経費BANK」はスマホ対応のクラウドサービスなので、出張先や移動中でもかんたんに経費の申請・承認が可能です。領収書やレシートはスマホで撮影してアップロードすることができ、リモートワークにもスムーズに対応できます。

さまざまな会計ソフト・システムに連携

「経費BANK」は、経費の申請内容に応じて自動で仕訳を行い、勘定奉行シリーズ・弥生会計をはじめとしたさまざまな会計ソフトへ連携できます。勘定奉行シリーズには、領収書などの証憑画像を連携することもできます。

「経費BANK」の会計ソフト連携実績はこちら

安心して利用できるセキュリティ体制

「経費BANK」を提供するSBIビジネス・ソリューションズはプライバシーマークを取得しており、情報管理体制の整備に取り組んでいます。また、「経費BANK」はシングルサインオン（SSO）などのオプション機能を用意しており、企業のセキュリティポリシーに合わせた運用が可能です。

メールだけでなく電話サポートも充実

「経費BANK」では、FAQサイトや操作マニュアルはもちろん、お電話・メールでお問い合わせいただけるサポート窓口を無料でご用意しています。経費BANKご利用ユーザーであればどなたでもお問い合わせいただけるため、はじめてのシステム導入でも安心です。

クラウド型経費精算システムで経理業務を効率化しよう

クラウド型経費精算システムは、初期費用を抑えてスタートでき、サーバの管理も不要で、場所を問わず利用できる手軽さが特徴です。法令改正にも自動で対応するため、はじめて導入する企業でも無理なく運用できます。導入の際は、UIの使いやすさや連携できるシステム、セキュリティやサポート体制などを確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。クラウドサービスをうまく活用すれば、経費精算の手間を減らし、経理業務全体の効率化につなげられます。

クラウド型の経費精算システムに関するQ＆A

経費精算システムは、クラウド型とオンプレミス型のどちらがよいですか？

初期費用を抑えたい、サーバ管理の手間をかけたくない、場所を問わず使いたいという場合はクラウド型が向いています。現在は中小企業を中心にクラウド型の利用が増えています。一方で、独自の環境で厳密にデータを管理したい、複雑なカスタマイズを行いたい場合は、オンプレミス型が選ばれることもあります。

クラウド型はセキュリティが心配ですが大丈夫ですか？

多くのクラウド型サービスは、通信の暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策を施しています。提供事業社のセキュリティ体制や認証取得の状況を確認しておきましょう。IPアドレス制限や多要素認証などの機能を活用し、社内でも運用ルールを整えておけば、安心して利用できます。

法令が変わってもそのまま使えますか？

クラウド型の経費精算システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度などの制度変更に合わせて、提供事業社が自動でシステムを更新します。そのため、自社でシステム改修を行う必要がなく、手間をかけずに法令対応が行えます。