中小企業向け経費精算システムの選び方～必要な機能や比較ポイントを解説～

中小企業によくある経費精算の課題

従業員数の少ない中小企業では、紙やExcel、小口現金を使った経費精算がよく行われています。このようなアナログな運用を行う中小企業で起こりがちな、経費精算の課題をご紹介します。

経理担当者に業務負担が集中しやすい

中小企業では経理担当者が少人数であることが多く、「専任担当がいない」「総務・人事と兼任している」というケースも見られます。人員が限られているため、申請内容や承認状況の確認、仕訳・会計ソフトへの転記などの作業が一人の担当者に集中しやすくなります。

申請内容の確認や差戻しに手間がかかる

経理担当者が1件ずつ申請内容を確認する必要があり、記入漏れや金額の間違いなどの不備があると差戻しが発生します。申請が集中する月末は特に、申請者とのやり取りに時間がかかり、経費精算処理の遅れにつながることもあります。

小口現金や紙の管理が煩雑になりやすい

仮払金や残高の確認、出納帳の記録、領収書のファイリングなどを手作業で行うため、件数が増えるほど残高のズレや書類の紛失といったミスが発生しやすくなります。

承認状況が分かりにくく処理が滞りやすい

メールや口頭で承認を行っていると、どこまで承認が進んでいるのかが把握しづらく、承認待ちのまま処理が止まってしまうことがあります。特に承認者が外出や出張で不在の場合は対応に時間がかかり、経費の精算業務全体の遅れにもつながります。

会計ソフトへの仕訳登録に時間がかかる

経理担当者は申請内容をもとに勘定科目を判断し、会計ソフトへ手作業で仕訳を転記する必要があります。仕訳の判断が担当者に依存しやすく、会計処理に時間がかかるだけでなく、仕訳誤り・転記ミスなどの発生リスクも高まります。

中小企業が経費精算システムを導入すべきタイミングとは？

このようなアナログな経費精算を行っている場合、いつどのようなタイミングでシステム化を検討すれば良いのでしょうか。次のポイントが当てはまったら、経費精算システムの導入を検討してみてください。

従業員数や拠点数が増えてきたとき

従業員数や拠点数が増えると、交通費や出張費などの経費精算件数も増えていきます。例えば、支店で受け取った領収書を本社へ郵送したり、承認者が増えて確認に時間がかかったりと、これまで問題なく運用できていた方法では対応しきれなくなることがあります。こうした変化が見られる場合は、経費精算システムの導入を検討するタイミングといえるでしょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応が必要になったとき

中小企業が経費精算システムを導入するきっかけとして多いのが、法令対応です。電子帳簿保存法で義務化されている「電子取引データの電子保存」や、インボイス制度で必要となった「インボイス登録番号の確認」「仕入税額控除の経過措置対応」など、法令対応の負担を減らす目的で経費精算システムを活用する企業が増えています。

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経理担当者の異動や退職があったとき

経理担当者の異動や退職をきっかけに、経費精算の運用フローを見直す企業もあります。システムを導入して経費精算業務を標準化すれば、担当者が変わっても滞りなく業務を回すことができます。

中小企業向け経費精算システムの費用・料金相場

中小企業がシステムを選ぶうえで気になるのが費用です。クラウド型が主流の現在は、初期費用を抑えて始められるサービスが多く、中小企業でも導入しやすくなっています。ここでは、特に小規模事業者・中小企業における経費精算システムの費用相場を見てみましょう。

利用人数	初期費用の目安	ランニングコストの目安
～10名 （小規模）	0～30万円	月額3,000円～1万円
～50名 （中小企業）	0～30万円	月額1～5万円

クラウド型の経費精算システムは、利用する人数（ID数）に応じて月額料金が決まる仕組みが一般的で、1IDあたり月300円から800円前後が目安です。少人数から契約できるサービスを選べば、規模に見合った費用で運用できます。多くのサービスで無料トライアルが用意されているため、実際の使い心地と費用を確かめてから判断するとよいでしょう。

中小企業が経費精算システムを選ぶ時の比較ポイント

中小企業向けの経費精算システムを選ぶ際は、高機能な製品が必ずしも自社に適しているとは限りません。次のポイントを確認しながら、自社に合ったサービスを選びましょう。

自社の規模に合った料金体系か

ID数で料金が決まるサービスでは、実際に使う人数に合ったプランを選ぶことが重要です。特に中小企業では少人数で利用するケースも多いため、最低利用ID数が多いサービスではコストが割高になることがあります。

例えば、経費精算システムを利用する従業員数が10名の場合、最低50IDからしか契約できないサービスを選ぶと、実際には利用しない40ID分の費用も負担することになります。サービスによって最低利用ID数や料金体系は異なるため、自社の利用人数や将来的な利用規模を踏まえて選びましょう。

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UIがわかりやすい・操作しやすいか

中小企業では、専任のIT担当者がいないケースも多いため、導入後に従業員が迷わず使える操作性が重要です。画面が複雑だったり操作手順が分かりにくかったりすると、入力ミスや問い合わせが増え、社内に定着しない原因にもなります。無料トライアルなどを活用し、申請者・承認者・経理担当者が実際に操作してみることをおすすめします。

サポート体制が充実しているか

はじめて経費精算システムを導入する場合は、必要なときにサポートを受けられるかどうかも重要な比較ポイントです。マニュアルやFAQが充実していることに加えて、電話やメール、チャットなどのサポート体制も確認しておくと安心です。

最低限おさえておきたい中小企業におすすめの機能

自社に合うサービスを絞り込めたら、次は必要な機能を確認しましょう。中小企業では、まず日々の経費精算を効率化するための基本機能を押さえておくことが重要です。

経費精算でよく利用する基本機能

中小企業が経費精算システムを選ぶ際に、まず確認しておきたい基本機能です。

経費申請・承認

PCやスマホから交通費や経費の申請・承認ができる

電子帳簿保存法への対応

領収書を電子データのまま保存・管理できる

会計ソフトへの仕訳連携

仕訳データを会計ソフトへ取り込める

銀行振込データ（FBデータ）の作成

承認済みの経費をまとめて振り込める

業務効率化につながる便利な機能

基本機能に加えて、次のような機能があると、経費精算業務をさらに効率化できます。自社の運用や課題に合わせて必要な機能を検討しましょう。

AI-OCR

領収書を撮影するだけで金額や日付などを自動で読み取る

交通系ICカード・法人向けクレジットカード連携

カードの利用履歴や利用明細を取り込んで経費申請に反映できる

チャットツール連携

承認依頼や差戻し通知をチャットツールで受信できる

経費精算システムの導入ステップ（はじめて導入する方向け）

はじめて経費精算システムを導入する際の流れをご紹介します。各ステップでやるべきことを把握しておきましょう。

STEP1.現状の整理と必要な機能の洗い出し

今の経費精算で手間がかかっている部分を整理し、必要な機能を洗い出します。

STEP2.製品の選定とトライアル

比較ポイントや必要な機能をもとに候補を3～5社に絞り、資料請求や無料トライアルで使い心地を確認します。申請者・承認者・経理担当それぞれが試すことが重要です。

STEP3.契約と初期設定

今の経費精算で手間がかかっている部分を整理し、必要な機能を洗い出します。

STEP4.社内への周知と運用開始

申請・承認のやり方を社内に共有し、運用を始めます。マニュアルや研修を用意すると定着しやすくなります。

中小企業の経費精算システム導入なら「経費BANK」がおすすめ

「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供する、中小企業向けの経費精算システムです。
最小10IDから安価に利用でき、サポートも充実しているため、システム導入がはじめての企業でも使いやすいサービスとなっています。

「経費BANK」の特徴をいくつかご紹介しますので、中小企業向けの経費精算システムをお探しの方はぜひ参考にしてください。

少人数から使える！中小企業向けの料金体系

「経費BANK」は10ID単位でのご契約が可能です。10IDご利用時の料金は、1ヶ月あたり3,000円から。少人数でもムダなく安価にご利用いただけるため、「まずはスモールスタートしたい」という中小企業にピッタリです。実際に、半数以上の企業様が50ID以下でご利用いただいており、中小企業に選ばれている経費精算システムです。

「経費BANK」の料金について詳しくはこちら

電帳法・インボイス制度にしっかり対応

「経費BANK」はPCやスマホからかんたんに経費の申請・承認が可能です。電子帳簿保存法にも対応しており、領収書やレシートはスマホで撮影してアップロードすれば、紙の原本は保管する必要がありません。インボイス制度に対応した税額計算・仕訳も可能です。

さまざまな会計ソフト・システムに連携

「経費BANK」は、経費の申請内容に応じて自動で仕訳を行い、勘定奉行シリーズ・弥生会計をはじめとしたさまざまな会計ソフトへ連携できます。勘定奉行シリーズには、領収書などの証憑画像を連携することもできます。

「経費BANK」の会計ソフト連携実績はこちら

メールだけでなく電話サポートも充実

「経費BANK」では、FAQサイトや操作マニュアルはもちろん、お電話・メールでお問い合わせいただけるサポート窓口を無料でご用意しています。経費BANKご利用ユーザーであれば、申請者・承認者でも直接お問い合わせいただけるため、経理担当者の人数が少ない中小企業でも安心です。

自社の規模や実際の運用に合ったサービスを選ぼう

中小企業では、少人数で経費精算業務を担当するケースも多く、紙やExcelを使った運用では、申請ミスや承認の遅れ、仕訳登録の手間など、さまざまな課題が発生しやすくなります。会社の規模拡大や法令対応をきっかけに運用を見直し、経費精算システムの導入を検討するとよいでしょう。

システムを選ぶ際は、自社の規模に合った料金体系や操作性、サポート体制に加え、必要な機能が備わっているかを確認することが大切です。自社の運用に合った経費精算システムを選び、業務効率化や法令対応を進めていきましょう。

【中小企業向け】経費精算システムに関するQ＆A

従業員数が10名程度でも経費精算システムを導入した方が良いですか？

人数が少なくても、毎月の経費精算件数や紙・Excel運用による負担を感じているのであれば、経費精算システムを導入する価値があります。特に、出張や外出が多い、複数の拠点の経費を本社でまとめて処理しているといった場合は、システム導入で大きく効率化できます。

ITに詳しい担当者がいなくても使えますか？

多くのクラウド型サービスは、専門知識がなくても使えるよう画面が分かりやすく作られています。電話やメールで相談できるサポート窓口や、導入時の設定サポートがあるサービスを選べば、ITに詳しい担当者がいなくても安心して始められます。

経費精算システムの導入にはどれくらいの期間がかかりますか？

クラウド型の経費精算システムで、10～30名程度の利用であれば、初期設定を含めて数週間～1ヶ月程度で運用を開始できるケースが一般的です。社員情報や承認フローなどの設定内容によって導入期間は異なります。