導入事例

株式会社アイ・ピー・エス様

高いコストパフォーマンスで、経費の申請・承認・経理処理すべての効率化に成功しました。

株式会社アイ・ピー・エス

2021年に創業30周年を迎えた株式会社アイ・ピー・エス。創業以来、“OPEN DOOR”をミッションに掲げ、日本―海外間の人材交流や情報通信における障壁の解消を目指した海外通信事業を展開している。特に東南アジアのハブとして期待されるフィリピンにおいて、現地が抱える社会課題にいち早く着目。現地にて課題解決に向けた事業展開に注力し、同国内のインターネット環境を劇的に改善するなど、前例のない取り組みを繰り広げている。

社名：株式会社アイ・ピー・エス

設立：1991年10月

代表者：代表取締役　宮下幸治

本社：東京都中央区築地4-1-1 東劇ビル8階

社員数：53名

事業内容

フィリピンと香港、シンガポールなどを結ぶ国際通信回線の提供

導入前の課題と導入に至る経緯

申請者と承認者、双方に負担の大きかった紙ベースの経費精算

株式会社アイ・ピー・エスは、国内通信事業と海外通信事業を主に展開する。国内通信事業では、独自の音声通信サービスでコールセンター事業者を手厚くサポート。海外通信事業では、フィリピンの通信回線の安定化に尽力し、同国で3番目の国際データ通信キャリアとなった。そのほか、マニラでは美容・レーシックに特化したクリニックを運営するなど、多方面に事業を展開する。

導入前の
課題

指定のフォーマットがなく、申請書の作成や修正に多くの時間を費やしていた。
承認フローがあいまいで、承認作業に時間がかかっていた。
会計システムへの仕訳入力など多くの手作業が発生していた。

導入後の
効果

申請書がフォーマット化され、申請にかかる手間が1/2以下に軽減。
承認フローが明確になり、承認の進捗も可視化された。
非常に安価ながら、仕訳連携など充実の機能で作業工数が大幅に削減。

「経費BANK」を導入するにあたり、通常業務にどのような課題がありましたか？

石川氏

私は、「経費BANK」導入前は営業部に在籍していました。当時の経費精算は、紙での提出だったため、交通費など必要な金額をドキュメントに入力し、印刷して領収書などをのり付けした上で承認者へ提出していました。

申請者にとって大変だったのは、こうした作業が多いだけでなく、承認フローのルール自体もあいまいだったという点です。申請書をいつまでに、誰に提出するかがはっきりとは決まっておらず、申請書のフォーマットも用意されていませんでした。

申請に必要な準備や作業が、煩雑になっていたのですね。

石川氏

承認者が外出していれば、申請書に捺印してもらうこともできません。承認者もまた、申請書の確認や承認に時間が取られますし、経理担当者も集計や帳簿の作成といった作業に大きな手間がかかっていたと思います。

導入の流れ

デジタル化によるペーパーレスで、経費精算業務のスリム化を実現

「経費BANK」により、経費精算がシステム化されると聞いた時は、どう思いましたか？

石川氏

システム化により、申請書作成の手間が軽減されるというのを知り、率直に「それは助かる！」と感じました。

「経費BANK」は2021年4月から利用を開始していますが、当時の担当者が使いやすいインターフェースに設定してくれたおかげで、すぐに使いこなすことが出来ました。SBIビジネス・ソリューションズの営業担当さんも、親身に対応してくださったと聞いています。

導入効果と今後の展望

経費精算業務の負担が1/2以下に。外国語対応で海外メンバーもフル活用

「経費BANK」を使い始めるようになってから、経費精算作業はどのように改善されましたか？

石川氏

第一に、「経費BANK」の導入を機に申請書の項目が整理されたため、申請項目がスリム化されました。どこに何を入力すればよいのかが一目で分かるので、入力作業も簡単です。

また、申請内容に不備があった場合は、経理担当者から連絡があるのですが、「経費BANK」導入後は修正にかかる工数も格段に減りましたね。私の所感ではありますが、経費精算に関する手間が、1/2以下になった印象です。

管理本部経理財務部販売管理課　石川氏

大幅に作業の工数や負担が軽減されたのですね。石川さんは、その後「申請する側」から「申請される側」へ、部署異動されたと聞いています。

石川氏

はい。「経費BANK」の導入が決定したのは、2021年3月のことです。そのタイミングで、私は経理財務部に異動したのですが、当時はまだ申請者の立場で「経費BANK」を利用していました。昨年秋に、販売管理課へ異動して承認や経理業務を担当するようになりました。

処理側に立って一番の感想は、やはり「使いやすい」でした。内訳設定で科目が予め決めてあるので、手順通りに処理すれば仕訳データが完成し、そのまま会計システムと連携できる状態でした。データの修正やイレギュラーの発生なども、ほとんどなかったと思います。各データを手作業で入力する必要があったなら、ミスなく、こんなにスムーズに業務を遂行できなかったでしょう。

アイ・ピー・エスは海外にも事業部がありますよね。海外のメンバーも、「経費BANK」で経費精算をしているのですか？

石川氏

はい。弊社には外国籍メンバーも多数いるのですが、「経費BANK」では英語表記にも対応しているため、海外メンバーも問題なく入力作業ができています。インターフェースもわかりやすいので、日本語が話せないメンバーも特に不自由はありません。

また、弊社は2022年7月に国内通信事業を分社化し、株式会社アイ・ピー・エス・プロという子会社を設立しましたが、こちらでも「経費BANK」が活躍しています。導入に向けて手厚いサポートもあり、子会社への展開も非常にスムーズでした。この時はじめて「経費BANK」の料金を拝見しましたが「これだけ機能が充実しているのに、こんなに安くていいの？」と驚いたのを覚えています。安価でもサポート体制が充実しており、とても頼もしいです。

「経費BANK」では、2022年1月に改正された電子帳簿保存法にも追加費用なしで対応可能と聞いています。この価格帯で電帳法対応までできるのは、非常にコストパフォーマンスが高いと思います。弊社ではこれから電帳法対応を進めていく予定ですが、「経費BANK」の機能を最大限活用して、さらなる効率化を目指していきたいですね。

※掲載している情報は取材当時のものです。